In short: Microsoft Access 2007 runs nicely on my Sony Vaio W netbook with Windows 7 starter. I found how to make a customized database form and a template for my requirement. Now I am carrying all my information collections in the netbook without any speed penalty.

Long story: I liked Clarisworks when I was a Mac user. Now they have Bento. Those are something that makes an ordinary person a database user. On the other hand, my earlier attempts to make databases on the windows side I could not find a single one which provides power to me rather than being powerful themselves. So it was god sent when I bought my iPod Touch and both Bento and then Tap forms  apps made me powerful again for a few dollar expenditure. But then the databases were growing and I needed to share with others. Now finally I could figure out customizing forms in Microsoft access 2007 and imported my databases from Tap forms. Considering the elephantine size of access it runs really well in Netbook. You hardly recognize the speed penalty.

Conclusion: Some kind  soul need to make some well designed useful templates like Bento and make it available to everyone so that ordinary souls can use their Netbook other than surfing. A recipe book template perhaps.

Last sentence: Long live Microsoft and their gigantic powerful software. I can live with less functionality and less cost but little more usability power to me.

Database Form

Databases  are robust applications that can acomodate almost any type of data. Fields describes the type of data that it will hold.  Records is the information contained in each field and, a table, is a combination of fields and records.  Forms are the interactive representation of the table.  It is what the end-user will manipulate.  Forms can also be printed out to keep a physical copy for whatever purpose may be.   queries are practically segments of information from tables that you intentionally pick for what ever  reason. Pick for instance, name of students and grade level;  merge into one query.  Printout and ready to use.

eMoneyBuddy is a personal finance tool similar to Microsoft Money, Quicken, etc.   My vision is to create a software application capable of managing my family’s personal finances that has an intuitive interface and the feature set customized to our specific needs. 

Why am I not just using Money or Quicken, or one of the other personal finance packages out there?  Over the past many years I’ve used both Money and Quicken and grew to despise them both.  Microsoft recently announced that they are discontinuing Money, so there is no hope for improvement there.  Quicken has lost a huge competitor, so I don’t expect any improvements from them.    There are other applications available, many of which are free.  I’ve messed around with some of them, including Moneydance which I had high hopes for but just isn’t cutting it, but I still haven’t found something that I like using.  I don’t like the interface for many of them, and they still don’t do things that I want.  There are internet options such as Mint.com, but I do not want some third party to have all of my personal financial information!!

Time to put up or shut up.  I’ve decided to write my own personal finance tool.  I’ve selected Microsoft Access 2007, primarily because it is what I’m familiar with and I believe it has the capabilities that I need.

So what do I want:

1. To be able to track transactions on all my accounts.
2. To be able to split transactions into multiple categories.
3. To be able to enter scheduled bills and deposits.
4. To be able to create monthly budgets and track progress.
5. To be able to monitor category spending.
6. To be able to easy reconcile accounts with bank statements (hopefully downloaded QIF files, but that may get tricky).
7. To see an account balance graph that projects one or a combination of accounts out beyond 30 days using scheduled bills and deposits and budgeted amounts.
8. To be able to add tags to each transaction.
9. To view monthly summary reports.
10. Data file security (encryption).
11. Snappy performance.

What do I not care much about:

1. Accounting rules.  (Ever visited the Quicken forums and been lectured on what is or isn’t a cash flow?)
2. Detailed investment tracking.  I want to know balances of course, but a detailed investment ledger is not high on the priority list.
3. Get out of debt tools.
4. Calendar views.
5. Lifetime planners.
6. Special purchase planners or What if scenarios.
7. Any currency other than the US dollar.  Exchange rates.
8. Mac or Linux
9. Addresses for banks, payees, etc.
10. Complicated report generation.
11. QIF export.
12. Import from Money or Quicken.

Long term ideas:

1. Direct statement download from financial institutions.
2. Mobile application – allow connection to data file from a cell phone.
3. Document repository – store important documents such as wills, trust documents, etc.
4. Simple tax liability estimator. 

I’m not fully decided on how to go about sharing what I create.  My primary focus is of course creating features that I want.  But I’m also considering that other people may be using it, too.  I suppose the extent to which I share the VBA code will depend on interest that I receive on this blog.  For now, I don’t expect to be posting any of my code, but eventually I do hope to post a functional beta version.

Scroll through Ribbon Tabs in Office 2007

You can use the scroll wheel on your mouse to scroll from one tab to another on the ribbon.

To Scroll Through Ribbon Tabs:

1. Place the mouse pointer in the ribbon area at the top of the Excel 2007 screen.
2. Turn the scroll wheel on the mouse to scroll through the different ribbon commands.

Ribbon Shortcuts:  KeyTips

KeyTips allow you to access any command with a few keystrokes, no matter where you are in the program.  Every command in a program that uses an Office Fluent Ribbon can be accessed by using an access key.  You can get to most commands by using two to four keystrokes.

To display KeyTips:

1. Press and release the ALT key.
   The KeyTips are displayed over each feature that is available in the current view.
2. Press the letter shown in the KeyTip over the feature that you want to use.
3. Depending on which letter you pressed, you may be shown additional KeyTips.
   For example, if the Home tab is active and you pressed P, the PageLayouttab is displayed, along with the KeyTips for the groups in that tab.

                                                         Example from Microsoft Office Word

To cancel the action that you are taking and hide the KeyTips, press and release the ALT key.

Keep the Ribbon minimized for a short time

To quickly minimize the Ribbon, double-click the name of the active tab.

Double-click a tab again to restore the Ribbon.

Keyboard shortcut: To minimize or restore the Ribbon, press CTRL+F1.

The following only applies to Access 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007,
and Word 2007.

Each time you open a file it is stored on your Recent Documents list located within the Office Button menu, allowing you to quickly access that file at a later time.  However, it is possible for that file to drop off the list if many other documents have been opened since the last time you worked on the file.

You can Pin the file to the Recent Document list so that it will not be removed.  This saves you from needlessly searching for the file.

Pin a File on the Recent Documents list:

1. To keep, or Pin, a file in the Recent Documents list, click the Microsoft Office Button.
2. Click the Pin icon located to the right of the document name.To Unpin, click the Pin icon once again. 

Don’t see any files on your Recent Documents list?

If you do not see any files listed in the Recent Documents list, the option may be set to show no items.

To customize the Recent Documents list:

1. Click the Office Button.
2. Click the application’s Options button at the bottom of the menu.
3. Select Advanced.
4. Scroll down to the Display section.
5. Change the Show this number of Recent Documents control to the number of files you wish to see. (Maximum is 50)

Access 2007 Grundlagen

Beschreibung

1 Erzielen Sie schnelle und nachhaltige Lernfortschritte durch das neue, mehrstufige Feedbacksystem mit Avatarfunktion
2 Local labs – üben Sie mit echten Beispielen im Orginalprogramm
3 Eignen Sie sich Ihr Wissen in interaktiven Simulationen an, mit oder ohne Audio
4 Lernerfolg und Lernfortschritt sind jederzeit messbar – so wissen Sie immer, wo Sie gerade stehen
5 Beispielsorientierte Wissensvermittlung – lösen Sie interaktive Aufgaben in Simulationen der Originalsoftware
6 Bestimmen Sie selbst, was Sie lernen möchten (Wählen Sie ihren Lernweg frei und individuell) – erstellen Sie  sich durch Lesezeichen und Notizen Ihren eigenen Themenkatalog
7 Learning on demand – verwenden Sie die Suchfunktion, um schnell und effizient eine Lösung zu finden
8 Einfacher geht es nicht: die CD Version ist installationsfrei, die Online Version benötigt nur Flash
9 Internationale technische Standards wie AICC oder SCORM machen den Einsatz in zahlreichen Lernplattformen möglich

kostenlosen Testzugang bestellen Sie unter:

+49 (0) 381 / 519 648 62

oder per E-Mail

vertrieb@copendia.de

Hier gehts zum Kurs

Wow! typing that heading is more complicated that solving the problem!

I have a main for that contains a number of tabs (let’s call the form “frm_MainForm”). The tab is called “tab_MyTab” (but this doesn’t really matter – see below!).

One one of those tabs contains another form (let’s call it “frm_FormOnTab”).

This form then contains a subform (let’s call this one “frm_subformOnForm”) which in turn contains a control for which I want to retrieve the value (let’s call the control “txt_MyControl”).

So, to summarise, we have:

frm_MainForm
tab_MyTab
frm_FormOnTab
frm_subformOnForm
txt_MyControl

How do we reference the value contained in txt_MyControl?

The syntax is:

=[Forms]![frm_MainForm]![frm_FormOnTab]![frm_subformOnForm].[Form]![txt_MyControl]

There is many way to get data from sharepoint database, one of the way is to connect using access 2007

1. Open / Create your Access Database

2. On tab External Date click Share Point List

3. Insert your Sharepoint server name

4. Choose:

• Link… to maintain link to sharepoint
• Import… to take data snap shot

5.  Choose any table you want to get daa from

6. Click OK

7. Now you have access table that contain Sharepoint data that you can modify

-Yuda-

Después de los dos primeros post sobre la integración entre SharePoint y Microsoft Access 2007 (ver parte I y parte II), en esta ocasión vamos a seguir viendo que operaciones/acciones podemos realizar con los datos de una lista de SharePoint utilizando Access 2007. Una vez editado un registro de una lista desde Access 2007, además de cambiar los datos, podremos:

• Enviar por e-mail el registro concreto (necesitamos soporte del Automation Object E-Mail).
• Imprimir el registro editado.
• Recoger datos vía e-mail, que iniciará un asistente para configurar como ser recogen los datos a través de un e-mail:
  • La primera pantalla del asistente nos indica los pasos necesarios para configurar la recogida de datos vía e-mail. Pulsamos Next.
  • En la siguiente pantalla se especifica el tipo de formulario a utilizar para recoger los datos (HTML vs Infopath). En nuestro caso, elegimos Infopath y pulsamos Next.

• En la siguiente pantalla especificaremos el tipo de acción: recoger datos de un nuevo registro o actualizar datos de un registro existente. Elegimos la segunda y pulsamos Next.
• En la siguiente pantalla especificamos los datos que queremos recolectar. Pulsamos Next.
• En la siguiente pantalla especificamos como vamos a procesar las réplicas vía e-mail.

• Además, podremos especificar propiedades para controlar el procesamiento automático de los envíos.
• En la siguiente pantalla tendremos que especificar que columna contiene la dirección de e-mail de los destinatarios.
• En la siguiente pantalla se especifica en que campo del e-mail se añadirán los destinatarios.

• En la siguiente pantalla, se nos informa de algunos warnings y posibles problemas. Pulsamos Next.
• En la siguiente pantalla, seleccionamos la lista de destinatarios (en este caso podéis ver que en mis pruebas los destinatarios no son tales ). Pulsamos Send.
• Si dispusiéramos de un campo de tipo e-mail, la cosa cambia. Abrimos el buzón de correo del usuario Administrator (Nota He vuelto a abrir con Access 2007 la lista Issues, pero con una columna e-mail adicional) y podremos comprobar que hay un e-mail relacionado con la lista Issues que incluye como attachment un formulario Infopath:

• Abrimos el formulario asociado al correo, lo que abrirá Microsoft Office Infopath para actualizar el Issue correspondiente.
• Tras realizar los cambios, pulsamos Submit y se abrirá una pantalla para facilitar el envío de los datos modificados.
• Tras enviarlo, si volvemos al buzón de correo de Administrator, veremos que en la carpeta Access Data Collection Replies aparece un nuevo mensaje con el formulario Infopath como attachment.

• Si abrimos el detalle del mensaje, veremos que se trata del formulario que actualizamos con anterioridad.
• Como no tenemos la BD Access 2007 cerrada, la actualización vía e-mail no tendrá lugar pues la BD está en uso. Esta actualización ser realizará sin problemas en el caso de que la BD Access esté cerrada.
• Enviar la información por correo electrónico en un cierto formato.

• Otras funcionalidades de la integración de Accesso 2007 y SharePoint son:
  • Publicar los cambios realizados en Access 2007 aparecerán en SharePoint si estamos conectados o en el momento en el que sincronicemos la información. Los cambios se reflejan de manera automática como era de esperar.
  • Crear elementos propios de Access o de SharePoint a través de la Ribbon Create.
  • Elegir la forma de trabajo con los datos: online, offline, datos de caché, etc.

Y hasta aquí llega este tercer post sobre la integración de SharePoint y Access 2007. Espero que os haya resultado interesante.

Siguiendo con la serie de posts sobre SharePoint y Microsoft Office Access 2007 que iniciamos hace un mes, en esta ocasión vamos a ver como podemos trabajar con datos de listas de SharePoint desde Access 2007. Empecemos.

Trabajo con listas de SharePoint en Access 2007

Como vimos en el primer post de la serie, integración de la plataforma SharePoint y Microsoft Office Access 2007 nos permite:

• Mover una BD de Access 2007 a SharePoint mediante el wizard Move To SharePoint Site.
• Abrir una lista de SharePoint directamente en Acccess 2007, de manera que tendremos una vista más enriquecida de la información guardada en una lista.
• Guardar en SharePoint elementos típicos de Access (informes, formularios, hojas de datos) y abrirlas con el cliente Access 2007.
• Crear una BD de Access 2007 abriendo listas de SharePoint con Access 2007. En este caso, Access 2007 creará toda la infraestructura necesaria para gestionar esta BD: informes, formularios, etc.

Vamos a ver un ejemplo de este último punto:

• Supongamos que tenemos una lista de tipo Issues en un sitio de SharePoint con una serie de datos.
• A través del menú Actions de la lista, hacemos clic en la opción Open with Access.
• De este modo se abrirá Microsoft Office Access 2007. En primer lugar tendremos que especificar el path físico dónde se va almacenar la BD de Access asociada a la lista (a partir de pulsar OK, comienza el proceso de creación de la BD Access en el equipo cliente).

• En la primera pantalla, tenemos la vista Access de la lista Issues, podemos ver además que estamos conectados a nuestro sitio SharePoint, aunque podríamos trabajar en modo Offline.
• Si pulsamos sobre el Navigation Pane, podremos ver qué elementos típicos de Access 2007 se han creado a partir de los datos de la lista Issues:
  • Formularios para trabajar con la información de la lista en SharePoint.
  • Informes a partir de la información de la lista de SharePoint.
  • Formularos a otras listas vinculadas con la lista Issues.
• Por ejemplo, el formulario Issues Details nos permite hacer un recorrido por los Issues dados de alta en la lista.

• El informe Open Issues nos da un listado de Issues activos y pendientes de resolver.
• Si nos vamos a la sección de información de usuario (User Information List) y pulsamos sobre uno de los formularios asociados (Por ejemplo, el User Information Details):
  • Podremos visualizar la información de los usuarios vinculados a la lista Issues de alguna forma (por ejemplo, como creadores de un Issue).
  • Si nos vamos a las pestañas Opened Issues y Assigned Issues podremos ver los Issues dados de alta por el usuario y que continúan abiertos, así como los asignados

Operaciones con datos de listas de SharePoint desde Access 2007

Una vez que hemos visto una primera aproximación a que posibilidades nos da Access 2007 para trabajar con lista de SharePoint, vamos a ver que operaciones/funcionalidades tenemos disponibles:

• Volvemos al listado de Issues para ver en detalle que operaciones podemos realizar con los registros de la lista. A través del botón Options, habilitamos el contenido que se ha deshabilitado para la BD creada en Access.
• De esta forma se habilitarán las distintas opciones de que dispone Access 2007 para trabajar con una BD, pero aplicadas a datos de SharePoint.
• Por ejemplo, podemos dar de alta un nuevo Issue, lo que abrirá un formulario Access para crearlo.
• Por supuesto, en cualquier momento podremos editar uno de los registros añadidos.

Y como este post sería demasiado largo si sigo detallando que acciones podemos realizar con datos de una lista de SharePoint, mejor lo dejamos para el tercer capítulo de la serie. Como siempre, espero que el post os haya resultado interesante.

Aprovechando que el jueves de la semana pasada realizamos un evento en Santander muy interesante sobre Mejora de Aplicaciones Access con SQL Server y SharePoint, voy a iniciar una serie de artículos sobre la integración de SharePoint (WSS 3.0 & MOSS) y Microsoft Office Access 2007. Empecemos.

Alternativas para la integración de SharePoint y Microsoft Access 2007

A la hora de integrar SharePoint y Microsoft Office Access 2007 tenemos varias alternativas:

• Podemos mover una base de datos (BD) de Access 2007 a SharePoint a través del asistente Mover a SharePoint (Move to SharePoint Site). Este asistente crea listas de SharePoint en nuestro sitio, que además podremos vincular de la misma forma como se vinculan las tablas en nuestra BD. Además, Access 200 va a crear una nueva aplicación front-end que incluye formularios, informes y las nuevas tablas vinculadas que acabamos de exportar. La idea es que una vez que se han creado las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar del mismo modo desde un sitio de SharePoint o desde tablas vinculadas en SharePoint.
• Los usuarios pueden también abrir formularios de Access desde un sitio SharePoint así como listas en vistas tipo Access.
• Se pueden crear BD’s desde listas de SharePoint abriéndolas en Access 2007. Si la BD no existe, Access 2007 la creará, así como un conjunto de formularios en informes basados en las listas.
• Finalmente, Access 2007 proporciona acceso offline a lista de SharePoint, lo que permite trabajar en datos de Access 2007 de manera offline y sincronizar los datos posteriormente en SharePoint.

En este primer post vamos a ver la primera de las opciones comentadas para la integración entre SharePoint y Access 2007.

Mover los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint

Para comprobar como se pueden mover de manera efectiva los datos de una BD de Access 2007 a SharePoint he creado una BD sencilla constituida por dos tablas relacionadas entre sí, y les he añadido una serie de registros para llevarlos a un entorno de SharePoint. A continuación, para exportar los datos de Access 2007 a SharePoint, no tenemos más que pulsar sobre la opción Mover a SharePoint que aparece en el ribbond de Datos Externos de Access 2007.

• Especificar la url del sitio destino.
• Especificar la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint dónde se va a guardar la copia de la BD Access que estamos exportando a SharePoint.
• Especificado el sitio de SharePoint destino y la biblioteca de SharePoint dónde se guardará la copia de la BD Acces, pulsamos Siguiente.

• Como tenemos dos tablas vinculadas en Access, el proceso de exportación va a crear estas tablas vinculadas, pero en SharePoint.
• Una vez acabado el proceso de exportación, se habrán creado las dos tablas en SharePoint y se guardará una copia de la BD de Access en la biblioteca de documentos.

• Si nos visualizamos todo el contenido de nuestro sitio de SharePoint, veremos que la sección Listas contiene dos nuevas listas cuyo nombre coincide con el de las tablas de la BD de Access que exportamos y que además estas listas contienen el mismo número de elementos que registros contienen las tablas de la BD Access origen.
• Si abrimos una de las listas creadas, podremos comprobar como esta contiene los mismos datos que la tabla correspondiente en la BD.
• Sin embargo, uno de los problemas que tiene la exportación de Access 2007 a SharePoint es que de primeras se puede perder las relaciones entre las tablas de la BD de Access 2007. En mi caso, ocurrió exactamente esto y la solución pasa por recrear las relaciones entre las tablas creadas en el proceso de exportación y publicar los cambios en el sitio de SharePoint.

Y hasta aquí llega el primer post de la serie sobre Access 2007 y SharePoint. Espero que el post os haya resultado interesante.

Microsoft Access 2007 merupakan sistem pengurusan pangkalan data yang efisien dan berfungsi pada persekitaran Windows. Perisian dari Microsoft ini membenarkan data disimpan, dimanipulasi dan diproses dalam satu entiti yang berasingan (table).

Antara ciri-ciri asas yang ada dalam Microsoft Access 2007 adalah:

1. Data Entri dan Kemaskini : Mekanisma pengurusan data sama ada tambah data, ubah / edit data dan hapus data.

2. Query (Pertanyaan) : Mekanisma pertanyaan dalam mengeluarkan hasil atau output yang tepat dari pangkalan data.

3. Forms (Borang) : Mekanisme antara muka yang memaparkan data pada bentuk yang mudah difahami.

4. Laporan : Mekanisma menghasilkan laporan mengikut pertanyaan (query) yang dilaksanakan.

5. Sokongan pada Pelayar Web : Mekanisma pengurusan data yang boleh dipaparkan pada pelayar web.

Apakah Pangkalan Data ?

Sebelum anda mempelajari menggunakan Ms Access 2007, fahami dulu konsep pangkalan data tersebut. Pangkalan Data bermaksud koleksi data yang direkodkan dan tersusun di mana wujud mekanisma untuk mendapatkan, mengedit, mengemaskini, dan menghapus data-data tersebut.

Ciri-ciri Utama dalam Sebuah Pangkalan Data

Rajah sebuah Table dalam Ms Access 2007

Istilah-istilah yang digunakan pada rajah di atas akan kerap digunakan dalam pembelajaran sepanjang tutorial di dalam blog ini.

Nama Pangkalan Data : Student

Nama Table : Student List

Fields : Data pada setiap cell / ruang pada Table tersebut contohnya : Camelia

Row : Baris melintang pada setiap Table, contohnya : Bakar, Daniel, Bdaniel@yahoo.com, 0132452551

Column : Baris menegak contohnya : Business Phone Column

making changes in query design view leads to sql corruption

LES TABLES

Comment vider une table en sql  ? DoCmd.RunSQL “DELETE tbSelection.* FROM maTable”
Comment vérouiller un champ ? me.monchamp.locked
Comment colorer des champs spécifiques ?

1-Dans les propriétés des champs, utiliser Remarque. On y met par exemple “Modifiable”, sans les “”.

Ensuite, un peu de code à placer où l’on veut

Dim ctl As Control‘Déclaration de la variable
For Each ctl In Me.Controls‘Modification de la couleur de fond des champs modifiables (ici zones de texte et listes déroulantes)
If TypeOf ctl Is TextBox Or TypeOf ctl Is ComboBox Then ‘Si la propriété Remarque des champs du formulaire contient “Modifiable”
If ctl.Tag = “Modifiable” Then ‘On modifie la couleur de fond du contrôle
ctl.BackColor = RGB(255, 255, 255)
End If

LES FORMULAIRES

Comment bloquer l’accès aux champs d’un formulaire à son ouverture ?

1- Dans les propriétés du formulaire, Modif autorisée à Non, ce qui interdit toute modification des données.

2 – Sur l’événement Sur clic d’un bouton, générer le code (les … à droite). Dans la procédure, une ligne de code :

Et un autre bouton :

Comment filtrer une liste déroulante en vba ?

DoCmd.ApplyFilter “[Date_presence]=[Forms]![F_Présences]![Modifiable26]“
Form.Requery

FF

Criando relatórios

Quando seu banco de dados no Access já estiver em uso, certamente você vai querer obter dados específicos sobre ele. As opções de relatórios podem te ajudar e muito nisso. Para auxiliá-lo a compreender esse recurso, vamos supor que estamos interessados em obter um relatório que mostre a relação de livros adquiridos em cada ano.

Vá ao menu Criar e selecione a opção Assistente de Relatório. Na janela que surgir, escolha os campos que você deseja que apareçam no relatório. Aqui usaremos os campos Nome do livro, Autor, Editora, ISBN e, claro, Data de aquisição. Feita as escolhas, clique em Avançar. Na janela seguinte, você pode definir os níveis de agrupamento. Escolha o campo Data de aquisição e clique no botão Opções de agrupamento. Na caixa que aparecer, escolha a opção Ano em Intervalo de agrupamento e clique em Ok e, em seguida, em Avançar.

Na janela seguinte, você deve informar qual o seu critério de classificação (você pode escolher mais de um). Como vamos relacionar os livros adquiridos por ano de aquisição, escolha o campo Data de aquisição. Clique no botão Crescente para transformá-lo em Decrescente e vice-versa. Para este exemplo, vamos fazer com que a ordem seja crescente. Clique em Avançar quando finalizar. No próximo passo, você deve escolher o layout. Optamos pela opção Bloco e pela orientação Paisagem. Clique em Avançar. Resta agora escolher o visual. Fique à vontade para escolher aquele que desejar. Aqui escolheremos a opção Origem. Clique em Avançar e, depois, em Concluir.

Se você escolheu as mesmas opções que as deste tutorial, deve ter notado que o relatório foi gerado, mas sua página está cortando dados. Vamos corrigir essa falha indo em Modo de Exibição e escolhendo a opção Modo Design.

A primeira alteração a ser feita é no rótulo do campo Ano que está como “Data de aquisição por Ano”. Deixe apenas como “Ano”. Para dar mais destaque, selecione esse rótulo e seu respectivo campo e clique no botão de formatação Negrito (ele está no menu Design). Próximo a esse botão, é possível escolher a cor da fonte. Escolhemos a cor vermelha:

Em seguida, ajuste o tamanho de cada campo pare que todos os dados sejam visíveis na página de relatório. Note que você pode arrastar, aumentar, diminuir, excluir campos, alterar o visual, enfim. Explore as opções para conhecer todas as funcionalidades. Quando terminar, volte ao Modo de Exibição de Relatórios no botão Modo de Exibição. Em nosso caso, veja como ficou o relatório:

Agora você pode visualizá-lo, imprimí-lo, enviá-lo por e-mail, etc. Sempre que você adicionar ou alterar alguma informação no banco de dados, o relatório será atualizado automaticamente. Como você deve ter percebido, é possível criar relatórios de vários tipos (você pode até mesmo gerar relatórios extraindo dados de outras tabelas) e organizá-los de diversas formas.

Criando consultas

O recurso de consultas do Access é uma excelente forma de obter determinados dados rapidamente. Vá ao menu Criar e escolha a opção Assistente de Consulta. Note que o programa oferece várias opções de consulta. Por exemplo, o item Assistente de consulta localizar duplicatas permite localizar um livro que, em nosso banco de dados, tenha sido cadastrado duas vezes. Mas, vamos utilizar a opção Assistente de consulta simples. Escolha-a e clique em Ok. Na tela seguinte, selecione os campos que deseja incluir na consulta. Em nosso caso, serão apenas os campos Nome do livro, Autor e Editora. Clique em Avançar e, posteriormente, em Concluir.

Note que o resultado final se assemelha à tabela do nosso tutorial, com a diferença de que apenas os dados que escolhemos são exibidos. Salve tudo. Agora, sempre que você quiser obter apenas dados desses campos, utilize essa consulta.

Finalizando

.: Livros sugeridos :.

Pesquisa de preços

:: MS Access 2007 – Estudo dirigido

:: Um mergulho no Access 2007

O InfoWester espera que esse tutorial tenha sido útil para você se familiarizar com o Access 2007. Note que você está lidando com um programa rico em opções, tanto é que há no mercado livros específicos e cursos só para explorá-las.

Sempre que quiser obter ajuda sobre determinada funcionalidade, clique no botão de Ajuda localizado no topo direito da janela do Access (o ícone com uma interrogação no meio). Na versão 2007, a Microsoft aperfeiçoou suas páginas de ajuda, fazendo-as melhores que as das versões anteriores. Além disso, também é possível encontra tutoriais, modelos, clip-arts e outros recursos na página oficial do Access 2007.

Por fim, se você quiser, pode baixar o arquivo que serviu de base para este tutorial neste link (2,37 MB). Para baixar uma versão compatível com o Access 2003, clique aqui. Apesar de termos checado estes arquivos contra vírus e outras pragas digitais, recomendamos que você os analise com um antivírus antes de utilizá-los.

Introdução

O Access 2007 é o programa de banco de dados que faz parte do pacote de escritório Office 2007, da Microsoft. Com o software, o usuário pode criar diversas aplicações, como um pequeno controle de estoque, lista de livros, cadastro de clientes, registros de aulas, entre outros. Neste tutorial, você terá instruções básicas para criar e usar tabelas, relatórios, formulários e consultas para as suas aplicações no Access 2007.

A tela inicial do Access 2007

O Access 2007 possui uma interface diferente das versões anteriores do programa. Na primeira tela do software, é possível visualizar facilmente vários recursos, entre eles, a opção de acessar modelos pré-prontos de aplicações de contatos, projetos, tarefas, eventos, entre outros. Também é possível acessar vários modelos através da conexão on-line do Access 2007 ao site do programa na internet.

Ao olhar o programa pela primeira vez, o usuário poderá sentir falta dos tradicionais menus no topo da tela. No Access 2007, o acesso aos principais recursos é feito através de uma pequena barra no campo superior esquerdo da janela. Clicando no botão com o símbolo do Microsoft Office (chamado de Botão Office), é possível acessar as opções de criar, abrir, salvar, imprimir e fechar projetos.

Para este tutorial, vamos criar um pequeno banco de dados para gerenciar uma coleção pessoal de livros. Para isso, clique em Banco de Dados em Branco na área principal do programa ou clique em Novo, no Botão Office. Ao contrário do que acontece com outros aplicativos, como o Word ou o Excel, ao criar um arquivo novo no Access, é necessário salvá-lo primeiro. Em nosso caso, daremos o nome de tutorial_infowester.accbd (a extensão é inserida automaticamente pelo programa).

Criando tabelas

O primeiro passo para desenvolvermos o nosso controle de livros no Access 2007 é criar uma tabela com os campos necessários. Para isso, vá ao menu Criar e escolha Tabela. Na janela que surgir, vá ao menu Início, clique em Modo de Exibição e escolha a opção Modo Design. O programa pedirá um nome para a tabela. Coloque o nome que quiser. Para este tutorial, colocaremos livros.

Aparecerá uma interface onde você deverá criar os campos para a tabela. Vamos criar seis campos: Nome do livro, Autor, Editora, Edição, ISBN e Data de aquisição. Note que o programa mostra um campo já criado de nome Código. Deixe-o como está, por enquanto. Abaixo de Código, digite os nomes dos campos já mencionados. Note que, a cada campo criado, aparece ao lado uma coluna chamada Tipo de dados. Nela, você pode definir que tipo de dados aquele campo aceitará. No caso dos campos Nome do livro, Autor, Editora e ISBN pode-se deixar ativada a opção Texto, pois ela aceitará tanto letras como números. No campo Edição, escolha o item Número em Tipo de dados. No campo Ano de aquisição, escolha a opção Data/Hora. Como queremos apenas exibir data e não hora, clique uma vez em Data/Hora e, no final da tela, na guia Propriedades do Campo, selecione a aba Geral e, no campo Formato, escolha a opção Data abreviada (ou Data normal, se preferir). Ao fazer isso, sempre que o usuário digitar uma data, está será exibida da seguinte forma: 10/6/2007.

Você já deve ter percebido que, quando criamos uma tabela, podemos inserir vários tipos de campos. Para cada Tipo de dados de cada campo, é possível fazer modificações de diversas formas indo em Propriedades do Campo. Se você quiser, por exemplo, determinar que um campo Texto tenha, no máximo, 300 caracteres, basta selecionar o campo e, em Propriedades do campo, informar o valor desejado em Tamanho do campo. Escolha diferentes tipos de dados e, para cada um, explore as opções existentes em Propriedades do campo. Você verá que é possível criar várias coisas interessantes.

Lembra do campo Código, criado automaticamente pelo Access 2007? Note que ele conta com a opção Numeração Automática em Tipo de dados. Esse recurso nos será útil, pois permitirá numerar de maneira ordenada cada livro registrado. Repare que esse campo tem o desenho de uma chave em seu início. Ela se chama chave primária e serve para garantir a confiabilidade dos registros. O campo de chave primária não pode ter valores repetidos ou ficar sem dados. Se você tiver uma tabela de clientes, por exemplo, poderá usar esse campo para registrar o CPF/CNPJ de cada um e, assim, garantir que não haja registros duplicados.

Para finalizar esse tópico, note que ao lado das colunas Nome do campo e Tipo de dados há uma terceira de nome Descrição. Ela é opcional e é particularmente útil para descrever um campo cujo nome não deixa claro do que se trata. Por exemplo, suponha que você criou um campo com os dizeres CCC. Uma outra pessoa certamente não entenderá do que se trata, a não ser que, no campo Descrição, você insira “Código de Cliente Corporativo”.

Criando Formulários

Ao criarmos uma tabela, definimos a estrutura de nosso banco de dados. Que tal criarmos agora a interface que servirá para preenchermos e consultarmos os dados dessa tabela? Para isso, usamos a opção Formulários. Para ativá-la, feche a tabela livros (há um botão “X” no campo superior direito da tabela para isso) e vá em Criar. Nesse menu, você verá vários botões em uma seção dedicada a Formulários:

Você pode escolher a opção que quiser. Neste tutorial, usaremos a opção Assistente de Formulário. Para acessá-la, clique em Mais Formulários e escolha Assistente de Formulário. A janela que surgir perguntará quais campos da tabela você quer incluir no formulário. Clique no botão com os caracteres >> para escolher todos e, em seguida, clique em Avançar. Na janela seguinte, escolha o layout que preferir. Aqui, escolheremos a opção Justificado. Feita a escolha, clique em Avançar. O Access mostrará agora uma janela onde você poderá escolher um estilo (visual) para o seu formulário. Escolha a sua opção preferida. Neste tutorial, utilizaremos o estilo Papel. Clique em Avançar e, depois, em Concluir. Ao fazer isso, você verá como ficou seu formulário.

Não gostou do visual ou da posição dos campos? Então clique no botão Modo de Exibição e escolha a opção Modo Design.

Neste modo, você poderá fazer uma série de alterações em seu formulário. Se você quiser mudar a posição dos campos, selecione-os com o mouse e arreste-os. Se quiser alterar o tamanho de cada campo, selecione-o e clique nas abas laterais para aumentá-lo ou diminuí-lo (as setas da imagem abaixo mostram essas abas):

Se você clicar com o botão direito do mouse sobre o fundo ou sobre cada campo ou rótulo, poderá fazer uma série de alterações. Em nosso caso, por exemplo, selecionamos todos os itens e aplicamos uma opção do item Efeito Especial. Também inserimos um logotipo. Para fazer o mesmo, vá ao menu Design e escolha Logotipo. O Access lhe permitirá buscar uma figura para servir como símbolo de seu formulário. Neste, usaremos o logotipo do InfoWester.

Explore o Modo Design para fazer a alteração que quiser. Note que há dezenas de recursos, basta explorá-los para escolher as melhores opções. Se quiser editar o máximo de detalhes, inclusive alinhamento ou tamanho de campo usando precisão milimétrica, selecione os campos desejados, clique neles com o botão direito do mouse e escolha Propriedades. Você certamente ficará espantado com a quantidade de configurações possíveis. Sempre que quiser ver como está ficando seu formulário, vá em Modo de Exibição e escolha Modo Formulário.

Quando seu formulário estiver pronto, insira alguns dados para testá-lo. Na parte inferior do formulário, há uma barra onde você pode ir para o primeiro, para o último, para o próximo ou para o registro anterior ou, ainda, fazer uma pesquisa em seu banco de dados:

When working on a database in Access 2007 it may be useful to hide the Navigation Pane (Shutter bar) at the left hand side of the screen.

We can do this manually by changing the Navigation options in the Current Database properties within the Access options window. (Click the Microsoft Office Button and then click the Access Options button).

You may then disable the the Navigation Pane (for this database) by using the Enable Navigation Pane checkbox.

You can also hide and unhide the Navigation Pane at anytime by pressing the F11 key. (You could use the SendKeys code from my other post here and replace F1 with F11 to do this in VBA code).

However, it may be useful to remove the Navigation Pane entirely.

We can do this by using the following macro:

1) Start a new macro.

2) In the “Action” column select “SendCommand”

3) In the “Arguments” column select “WindowHide”

Running this macro when your database first loads will now hide the navigation pane.

When working on a database in Access 2007 it may be useful to hide the Ribbon Bar at the top of the screen.

We can do this manually by pressing Ctrl+F1 at anytime.

However, it may be useful to do this within VBA code.

We can do this by using the following code:

If Application.CommandBars("Ribbon").Height = 147 Then
SendKeys "^{F1}", True
End If

This will test the current size of the Ribbon Bar (which is in the Application.CommandBars collection).

If the Ribbon is currently shown its height will be 147.

We can use this information to test if the Ribbon Bar is currently visible and, if it is, to hide it by using the SendKeys function to send the Ctrl+F1 key combination.

Perhaps in the next version of office Microsoft will let use use Application.CommandBars(“Ribbon”).Visible=False!

If you found this useful you may like the following post regarding how to hide the Navigation Pane. (http://movefirstblog.wordpress.com/2008/09/10/access-2007-hide-the-navigation-pane-shutter-bar/)