Postanowiłem uświadomić, co najmniej kilka osób, co to jest sierota, spacja nierozdzielająca, dlaczego w gazetach tekst jest w kolumnach. Podałem kilka przykładów, wymieniłem przydatne skróty klawiaturowe, opisałem jak dobrze sformatować tekst pisany na komputerze. Robiąc to wszystko myślałem raczej o osobach początkujących i średnio zaawansowanych, więc wyjadacze mogą tylko poszukać błędów i braków — wszelkie komentarze są mile widziane.

Projekty graficzne ukierunkowane na przekazywanie idei lub mające rzucać się w oczy, bardzo często bywają kontrowersyjne, grają na emocjach lub korzystają z nieszablonowych pomysłów. Takie są prawidła designu. Wszystkie te zabiegi są stosowane jednak z rozmysłem, i w dobrze przemyślanym celu, są takie, jakie miały być. Inaczej dzieje się w przypadku designu codziennych form pisanych począwszy na listach, a na stronach WWW skończywszy — ich zadaniem jest sprawne przekazywanie informacji, a nie zwracanie na siebie uwagi.

Osoby, które uważają, że wszystko co do nich należy to uruchomić edytor tekstu i parę razy stuknąć w klawiaturę bardzo się mylą. Mylą się również myśląc, że robienie czegoś więcej będzie wymagało dużego wkładu pracy. Poniżej kilka punktów, które najczęściej umykają w trakcie pisania, formatowania i edycji dokumentów oraz tekstów.

Sieroty. Niektóre ze spójników i przyimków (np. w, z, o, i) nie mogą być ostatnim znakiem w linii — należy je przenieść do następnej, wraz ze słowem, które poprzedzają. Dokonanie tego cudu jest bardzo proste, a lekarstwem jest spacja nierozdzielająca, czyli taka, która na stałe łączy znaki, pomiędzy które została wstawiona. W MS Word szybkie jej wstawianie umożliwia kombinacja klawiszy [ Ctrl + Shift + Spacja ]. W OpenOffice.org jest jeszcze łatwiej [ Ctrl + Spacja ], i po bólu. Na stronach internetowych rzecz wydaje się bardziej skomplikowana — nie jest. Wystarczy miejsce spacji zwykłej zastąpić ciągiem znaków   (ang. Non Breaking SPace). [ Czytaj dalej... ]

O co tyle zachodu, z tą spacją? Specyfika naszego języka polega na tym, że czytając słowa jestem w lesie tak naprawdę czytamy jestem wlesie spójnik w jest fonetycznie połączony z następującym po nim słowem. Kiedy pozostawimy w na końcu linijki, uniemożliwiamy to połączenie — czytający się męczy, a na dodatek, kiedy robi to publicznie, na głos, to pojawiają się nienaturalne dźwięki.

Podział linii i akapitów. Edytor tekstu, kiedy nasze słowa docierają do prawego marginesu, przenosi automatycznie to co piszemy (a nie zmieściło by się w obrębie marginesów) do nowego wiersza. [ Enter ] służy do zmiany akapitu, a nie do podziału wiersza. Jeżeli chcemy wymusić przeniesienie części zdania, do nowej linii, używamy twardego podziału wiersza — używamy [ Ctrl + Enter ].

Spacje. Słowa rozdzielane są pojedynczą spacją. Nawet jeżeli wydaje się nam, że na ekranie komputera słowa są zbyt blisko siebie, nie powinniśmy wstawiać więcej niż jednej spacji — na wydruku wszystko będzie tak jak trzeba.

Interpunkcja. Przecinki, kropki, wykrzykniki i znaki zapytania zawsze występują bezpośrednio po słowie (bez spacji). Nawias otwierający jest poprzedzony spacją, ale nie ma jej pomiędzy nim, a słowem — odwrotnie jest w przypadku nawiasu zamykającego. Procenty, jednostki miar — jak przecinki.

Interpunkcja. Kreska, kresce nierówna. To - jest łącznik (np. Kędzierzyn-Koźle). To – jest półpauza, używana do wypunktowywania, a to — jest pauza (myślnik) używany w obrębie zdania.

OOo: [ Wstaw > Znak specjalny... (> Podstawowa interpunkcja) ]

MS Word: [ Wstawianie > Symbol (> Podstawowa interpunkcja) ]

HTML: – (półpauza) oraz — (pauza)

Apostrofy. W języku polskim mamy polskie apostrofy — lewy jest na dole. Tak jest ”źle”, a tak „dobrze” — aby uniknąć problemów, można używać kursywy. Tak po prostu!

Znaki niedrukowane. Zarówno w MS Word jak i OOo ikonka ze znakiem ¶ pozwala włączyć podgląd znaków niedrukowanych. Jak sama nazwa wskazuje, pomimo że są one obecne w tekście i widoczne po włączeniu ich podglądu, nie będę drukowane.

Pozycjonowanie. Aby przesunąć część tekstu w prawo lub w lewo, należy korzystać z odpowiednich narzędzi (ewentualnie z tabulatora [ Tab ]). Spacja nie służy do przesuwania! Spacja rozdziela słowa w zdaniu.

Scalanie elementów. Nigdy nie pozostawiamy nagłówków kolejnych sekcji na jednej stronie, a pierwszego akapitu, dotyczącego tegoż nagłówka na drugiej. W skrajnym przypadku, kiedy ktoś będzie miał tylko tę drugą stronę, może nie wiedzieć jaki jest tytuł czytanej sekcji.

OOo: [ Format > Akapit... > Przepływ tekstu > Zachowaj razem z następnym akapitem ]

MS Word: [ (...) > Akapit... > Podziały wiersza i strony > Razem z następnym ]

Wcięcia i odstępy. Używamy albo wcięcia pierwszego akapitu, albo odstępu pomiędzy kolejnymi akapitami, ale nigdy nie doprowadzamy do sytuacji kiedy poszczególne akapity nie są od siebie w ogóle oddzielone. Taki tekst staje się nieczytelny. Akapity wprowadzają podział informacji w tekście, odprężają czytającego. Jedna strona, zapisana ciągiem od prawej do lewej, wygląda mniej przystępnie niż półtorej strony z widocznymi przerwami, pomiędzy kolejnymi fragmentami. Wprowadzenie takiego oddechu umożliwia również łatwiejsze powrócenie do lektury.

Dodatkowo, przy stosowaniu wcięć, pierwszy akapit danej części tekstu (np. rozdziału) pozostaje niewcięty — taka prawidłowość, która często umyka, bo często pierwsze litery takiego akapitu są taaakie duuuże.

Struktura. Należy pamiętać o hierarchii dokumentu. W każdym miejscu, powinno być łatwe do rozpoznania położenie części tekstu w drzewie.

Numeracja i wypunktowywanie. Pisząc listy, należy pamiętać, że wypunktowywania to graficzne rozdzielenie kolejnych elementów listy, które nadal tworzą jedno zdanie, a więc kolejne punkty zaczynać powinny się od małej litery, a być rozdzielone przecinkami. Listy numerowane, to usystematyzowane akapity lub zdania — zaczynać powinny się wielką literą, a kończyć kropką.

Znaki wypunktowywania. Należy starać się używać jednego stylu numerowania, wypunktowywania. Nie używajmy kółek, kwadratów, trójkątów, kresek, okręgów i ptaszków w tym samym dokumencie. Prostota jest wszystkim. Wyjątkiem jest konieczność mocnego zaakcentowania różnic pomiędzy treścią wypunktowywań.

Wyróżnianie. Nigdy nie używamy więcej niż jednego stylu wyróżniania tekstu. Tylko pogrubienie, tylko kursywa, tylko podkreślenie! Wyróżnienie ma zwracać uwagę lub coś sygnalizować — powinniśmy pamiętać, że decydując się na używanie wyróżnień, na samym początku edycji warto określić jaka kategoria będzie używała którego stylu. Na przykład, ważne informacje pogrubione, cytaty kursywą, a odnośniki do innych dokumentów podkreśleniem. Pisząc można łatwo przełączać się pomiędzy stylami, albo używając skrótów klawiaturowych — np. [ Ctrl + B ], to włączenie pogrubienia, a ponowne wciśnięcie tej kombinacji, to wyłączenie pogrubienia. Można też używać asterysków (*słowo_do_pogrubienia*).

Akapit budują przynajmniej dwa zdania — dotyczy to długich form, jak na przykład list.

WIELKIE LITERY UTRUDNIAJĄ CZYTANIE (szczególnie w przypadku długich tekstów). NIE BEZ CELU KTOŚ WMYŚLIŁ WIELKIE I MAŁE, ŻEBYŚMY TERAZ UŻYWALI TYLKO JEDNYCH.

Powyższy akapit się wyróżnia, ale tylko dlatego, że tylko on został napisany wersalikami. Gdyby cały dokument tak wyglądał, cały byłby trudny do przeczytania, a nic nie rzucałoby się w oczy.

Krój czcionki. Jeżeli już chcemy używać dużo wersalików, wybierzmy czcionkę bezszeryfową. Czcionki szeryfowe, to takie jak Times New Roman, mające daszki (takie małe kreseczki) na końcach liter. Verdana jest bezszeryfowa.

Wielkość czcionki. Osoby bardzo młode oraz starsze mają problemy z czytaniem tekstów napisanych czcionka mniejszą niż 14pt, a czcionki mogą mieć różną wielkość. Verdana o rozmiarze 12pt będzie się wydawała większa niż Times o tej samej wielkości.

Wielość czcionek. Kiedyś ktoś powiedział dwa kroje czcionki to para, a trzy to tłok. Powinniśmy o tym pamiętać i nie używać dziesięciu rodzajów czcionek tylko dlatego, że mamy pięć ulubionych, a te pięć innych chyba pasuje do tego, co piszemy.

Szybkość czytania. Teksty, które są zapisane od jednego marginesu do drugiego przyspieszają czytanie, ale obniżają stopień zrozumienia tekstu. Stąd w gazetach wykorzystuje się łamy (kolumny tekstów).

Prosty wniosek jest taki, że nawet jeżeli nie formatujemy tekstu w kolumny, wystarczy zwiększyć marginesy (np. lewy 3cm i prawy 2,5cm, zamiast po 1cm od obu krawędzi strony).

Postrzeganie dokumentu. W dłużnych tekstach w oczy najpierw rzucają się obrazki, potem tytuł, a następnie nagłówki, fragmenty wyróżnione, z tekstem właściwym na samym końcu. W związku z tym, warto stosować tytuły, które pobudzają wyobraźnie, ciekawość albo w skrócie informują o czym jest dany artykuł (można liczyć, że czytelnik, akurat takiej informacji szuka).

Warto również używając takich zabiegów, jak abstrakty na początku tekstu, interesujące, krótkie fragmenty skopiowane z tekstu i ubrane w rzucającą się w oczy formę.

Buźki. W tekstach oficjalnych nie używamy emotikonek ani buziek. W zasadzie, poza krótka wymianą informacji między znajomymi, nie powinniśmy ich używać.

Powyższa lista nie jest kompletna ale też nigdy taką nie miała być. Starałem się przywołać te zasady, o których najczęściej się nie pamięta w trakcie pisania. Pomimo, że komputer ułatwia tworzenie i edycje tekstów, jeszcze nie zapewnia całkowitego wyręczania autora, więc kiedy wcielamy się w taka rolę warto prezentować się jak z najlepszej strony — profesjonalnie.

Dobrze sformatowany list motywacyjny jest miarą znajomości języka polskiego, mówi wiele o poziomie obsługi edytora tekstu i może znacznie poprawić pozycję kandydata. Kiedy brak jest przerostu formy nad treścią, a forma jest poprawna, czytelna i łatwa w odbiorze, staje się równoprawnym partnerem dla treści. Jak Cię widzą tak Cię piszą, a to jak piszesz ma wpływ na postrzeganie Twojej osoby.

***