La Fundación Telefónica

La justicia demanda un nuevo modelo de gestión electrónico

 

Ante el reto de la “oficina sin papeles”

Las TIC en la Justicia del Futuro, el último estudio de la Fundación Telefónica, ha sido presentado a lo largo de hoy, y ha tocado uno de los puntos más interesantes de un sector que precisa de una renovación en la mayoría de sus áreas de trabajo. Sensible la Administración, la factura electrónica, el DNI y otras modalidades de identificación que se han puesto de manifiesto desde 2006, nos conducen a una renovación de todos los sectores, incluido el Estado, que sigue siendo testigo de la actualidad de los sistemas de información dada la influencia de Internet en el cambio del modelo productivo. Por otro lado, la Fundación Telefónica ha tocado algunas de las claves a corto plazo, incidiendo en que la nueva oficina judicial y el expediente electrónico implicarán un modelo organizativo más ágil y eficiente de la Administración Judicial en España, que nos conducirá al procedimiento digital, el almacenamiento de datos, la transmisión y el uso compartido de información. Asimismo, según el informe con el concepto de “oficina sin papeles” se podría recuperar más de una cuarta parte del espacio disponible y reutilizarlo para nuevas necesidades, reduciendo un 87% el tiempo de consulta de los expedientes. Un 5,3% del Presupuesto de la Administración General del Estado de 2009 se dedicará a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

A continuación os dejamos la información sobre el último comunicado recibido:

La digitalización, la firma electrónica y el acceso a las redes de banda ancha son algunos de los principales retos a los que se va a enfrentar en un futuro inmediato la Administración de Justicia española, según el informe impulsado por Fundación Telefónica Las TIC en la Justicia del futuro y publicado en la Colección Fundación Telefónica / Ariel. El informe, que indica que la nueva oficina judicial y el expendiente digital abrirán el camino hacia un modelo de justicia en red y a su mejora administrativa, ha sido realizado con la colaboración del Observatorio de la Justicia de la Fundación Wolters Kluwer y se centra en los necesarios cambios técnicos, organizativos y administrativos encaminados hacia un modelo en Red de la Administración de Justicia, teniendo en cuenta el notable aumento de la litigiosidad, con más de nueve millones de asuntos ingresados y resueltos en el año 2008 frente a los siete millones registrados en 2003.

Al tratarse de un sector intensivo en información, La Justicia es un ámbito idóneo para comprobar las ventajas de la implantación de las TIC. Asimismo, el informe responde a una demanda ciudadana, ya que el Primer Barómetro del Observatorio de la Actividad de la Justicia elaborado en 2009 por la Fundación Wolters Kluwer refleja que el 85% de los encuestados considera la mejora de los medios técnicos como requisito indispensable para aumentar la eficacia del servicio. Del mismo modo, un 62% de los ciudadanos no están dispuestos a perder rigurosidad a cambio de agilidad en los procesos, un aspecto en el que las TIC se presentan como herramienta indispensable, ya que su aplicación hace posible configurar un sistema judicial más robusto frente a posibles errores.

La  implantación de las TIC ofrece una gran oportunidad para responder a la petición de una Justicia más accesible, próxima y transparente, que ofrezca nuevos canales de acceso a la información. Por otro lado, mejora la relación con los ciudadanos prestando un servicio de mayor calidad capaz de garantizar con rapidez y eficacia los derechos legalmente reconocidos.

La aplicación de las TIC en la Justicia ahorraría al Estado y a las Comunidades Autónomas más de 248 millones de euros

Se mejorará, además, el acceso a la información y el uso compartido de datos a partir del expediente judicial electrónico en red mediante la digitalización de los registros civiles, el acceso a redes de banda ancha y el desarrollo de la firma electrónica. El uso del documento electrónico supondría un ahorro total de 1.400.000 horas, al reducir el tiempo de consulta a 30 segundos frente a los 4 minutos del documento en papel. Los 8 millones de expedientes anuales que se manejan en la Justicia ocupan unos 650.000 metros cuadrados, con lo que podría recuperarse más de una cuarta parte del espacio disponible y reutilizarlo en las nuevas necesidades. Además, el coste de mantener un expediente es de unos 15 euros al año, en total aproximadamente 120 millones de euros anuales. Al digitalizarse toda la información se reducirían los costes de archivo y conservación hasta en un 95% (114 millones de euros) y el paso de la búsqueda de la información en papel a la digital ahorraría 14,4 millones de euros.

El 88% de los abogados y el 99% de los letrados creen necesaria una urgente reforma

En cuanto a la opinión de los profesionales, el 88% de los abogados cree que el actual modelo de Administración de Justicia está en una crisis muy grave y el 83% añade que no ha mejorado o que ha empeorado en los últimos años, según una encuesta de 2009 de Metroscopia para el Consejo General de Abogacía Española. Los letrados consideran que el problema está en la organización del sistema (70%) y el 99% de ellos considera que se necesita con urgencia un Pacto de Estado que posibilite la remodelación profunda e inmediata de su funcionamiento. Asimismo, el 90% se muestra partidario del establecimiento de sistemas de formación continuada para los profesionales de Justicia.

El estudio señala que la solución a la implantación y desarrollo ordenado de las TIC debe organizarse teniendo en cuenta la compleja estructura organizativa del sistema judicial, no jerárquica y que cuenta con diversos gestores y responsables de su gestión. La distinción entre “administraciones de Justicia” y “administración de la Administración de Justicia” conlleva el reparto de competencias entre el Ministerio de Justicia, diez comunidades autónomas, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General y el Parlamento. El sistema judicial lo forman 3.589 jurisdicciones, más de 1.973 Tribunales Superiores de Justicia, 7.680 juzgados de paz y 124 fiscalías, con más de 179.000 profesionales dependiendo de estas Administraciones.

Retos y soluciones de las TIC en la justicia del futuro

El objetivo en la implantación de las TIC es lograr un modelo de Justicia en Red integral e intercomunicado entre toda la Administración de Justicia, que garantice la interconexión telemática entre los distintos agentes involucrados. El triple modelo debe ser técnico, porque la Justicia en el futuro además de ser una “justicia sin papel” deberá ser una Justicia en red, accesible e interoperable, gracias a la digitalización de la información contenida, el uso generalizado del expediente judicial digital y la videoconferencia, la automatización de la gestión procesal y la integración de sistemas; organizativo, que persiga un espacio tecnológico común que permita todo tipo de actuaciones coordinadas pero integradas en un marco rector; y cultural, de gestión del cambio que incluya propuestas de cambio en la cultura laboral de todos los agentes implicados (la relación actual entre el personal TIC y el total del personal en la Justicia ocupa el último puesto, con el 1,07% según el Informe IRIA 2008).

El desarrollo del nuevo modelo de oficina judicial permitirá a los profesionales de la Justicia incrementar su productividad y su eficiencia al reducir el tiempo de tramitación y la acumulación de expedientes a través de una gestión más operativa y menos sujeta a errores, repartir las cargas de trabajo de una manera más racional, facilitar la deslocalización, reducir los traslados de funcionarios y realizarlos con medidas de formación adaptadas a sus nuevos puestos.

Retos y soluciones de la Justicia en los que las TIC aportan un valor esencial

Las TIC mejoran los procesos al separar el trabajo jurisdiccional del organizativo: aplicando las TIC es posible agilizar la gestión procesal, mejorar la propia coordinación y comunicación entre los diferentes agentes, mejorar el modelo de evaluación del desempeño y los mecanismos de seguridad y favorecer la formación continua específica. Disponer de plataformas de interoperabilidad que permitan la integración, el intercambio y el uso compartido de información es el principal reto de entre los juzgados y tribunales y en la relación de los órganos jurisdiccionales con otras Administraciones, entidades relevantes y profesionales jurídicos.

Las TIC aportarán los servicios de “e-justicia” para el ciudadano mediante sistemas que faciliten la notificación y el manejo de tiempos en los juzgados, la realización de trámites, que ofrezcan acceso a la información judicial e información sobre educación legal, sistemas de subastas judiciales en red,  y servicios de seguimiento en el ámbito de la violencia de género. También se desarrollarán servicios de “e-justicia” para agentes colaboradores, sistemas que permiten la interoperabilidad entre órganos judiciales, servicios comunes procesales y fiscalías (Punto Neutro Judicial del Consejo General del Poder Judicial o PNJ; el sistema integrado de registros de apoyo a la actividad judicial (SIRAJ), el sistema telemático Lexnet del Ministerio de Justicia, etc.). Por último, también habrá servicios de “e-justicia” para jueces y funcionarios mediante una extranet de jueces y magistrados, foros de comunicación y herramientas colaborativas, centros de atención a usuarios y herramientas de e-learning.

Fuente: Departamento de Prensa de la Fundación Telefónica.

Imagen: Presentación del informe.

Fecha: 23 de noviembre de 2009.

-Para más información:

http://www.fundacion.telefonica.com/debateyconocimiento/publicaciones/

http://www.fundacion.telefonica.com/debateyconocimiento/media/publicaciones/Catalogo_2009.pdf

Jorge Hierro Álvarez

Consultoría de Nuevas Tecnologías e Internet

http://www.jorgehierro.es

http://www.jorgehierro.com

http://www.jorgehierro.wordpress.com

http://www.jorgehierro.blogspot.com

La Agencia de Protección de Datos acaba de resolver una cuestión que estaba generando bastante controversia en la práctica al concluir que el artículo 94.2 del Reglamento de desarrollo de la LOPD, que obliga a la realización de copias de respaldo con una periodicidad mínima semanal, es plenamente aplicable a los ficheros de videovigilancia.  

Al hilo de esta aclaración la Agencia se pronuncia también sobre la necesidad de cancelar los datos contenidos tanto en la grabación original como en la copia de respaldo de la misma en el periodo máximo de un mes desde su captación. A este respecto precisa que la cancelación no implica en todos los casos la eliminación de los datos, sino que cabe su bloqueo tal y como dispone el artículo 16,3 de la LOPD. Mientras que los datos estén bloqueados se impedirá su tratamiento y se conservarán únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, en tanto transcurran los plazos de prescripción de las responsabilidades. La copia de seguridad seguirá la misma suerte que el original de manera que si el original se encuentra bloqueado por algún motivo, la copia lo estará también y se someterá a los mismos plazos para la supresión de los datos que el original del que éstos proceden.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y los Tribunales de lo Social a través de su actividad jurisprudencial, han proporcionado seguridad jurídica en una actividad en continua expansión: La utilización de videocámaras, y en particular su uso para la verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales. En el artículo, presentamos una imagen general del actual marco jurídico español en el sector de la videovigilancia. 

La AEPD ha llevado a cabo 365 actuaciones en el 2.008 relacionadas con el ámbito de la vigilancia mediante cámaras de seguridad, lo que supone un incremento del 196% respecto al año anterior.

En los últimos meses, la actividad sancionadora de la AEPD ha incidido particularmente en los sectores del comercio, la hostelería y la seguridad privada. Frecuentemente, hay un elemento común en las sanciones: La ubicación de dispositivos de videovigilancia que enfocan a la vía pública.

El criterio de la AEPD, y de los Tribunales de lo Social, para conceder su permiso a la ubicación de cámaras de videovigilancia es el de la proporcionalidad.  Dicho principio supone que se pueden utilizar estos sistemas cuando otras medidas de prevención, protección y seguridad, de naturaleza física o lógica, que no requieran captación de imágenes  resulten claramente insuficientes o inaplicables en relación con los fines legítimos mencionados anteriormente. (por ejemplo, la utilización de puertas blindadas para combatir el vandalismo, la instalación de puertas automáticas y dispositivos de seguridad, sistemas combinados de alarma, sistemas mejores y más potentes de alumbrado nocturno en las calles, etc.)

La utilización de Dispositivos de Videovigilancia en el Ámbito Laboral

El ámbito laboral  es uno donde el uso de videocámaras ha generado mayor controversia, pues se contraponen dos derechos: el derecho a la intimidad personal, refrendado por el artículo 18 de la Constitución y desarrollado por la LO 1/1982, y el Estatuto de los Trabajadores que en su artículo 20.3 faculta al empresario a adoptar las medidas de vigilancia y control que estime más oportunas para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.

Una sentencia relevante al respecto es la relativa a la procedencia de un despido, fundamentado en unas grabaciones hechas por una videocámara no notificada, donde se clarifican los criterios de los tribunales españoles para el uso de videocámaras en el entorno laboral.

El empresario contrató los servicios de una agencia de investigación privada porque sospechaba de la conducta de sus trabajadoras. La agencia dispuso tres videocámaras, que posteriormente recogieron las grabaciones que constituyeron la prueba del despido procedente. La trabajadora impugnó la prueba de la grabación por no constar el conocimiento de las trabajadoras ni la autorización judicial para el uso de videocámaras.

El Tribunal fundamentó la procedencia del despido en los siguientes fundamentos jurídicos:

a)    No consta que las cámaras de vídeo invadieran terreno personal porque se colocaron en lugares del centro de trabajo no amparados por la privacidad, y con el único fin de acreditar unos hechos indemostrables con otros medios de prueba. (Por tanto, no se vulneran los bienes jurídicos de la intimidad y la privacidad del artículo 18 de la Constitución española).

b)    El Tribunal expone que el derecho a la intimidad no es absoluto y que el Estatuto de los Trabajadores atribuye al empresario la facultad de adoptar las medidas oportunas para verificar el cumplimiento del trabajador de sus obligaciones laborales. Se señala que la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de un derecho fundamental depende del juicio de proporcionalidad, cuyos requisitos son: idoneidad, necesidad y proporcionalidad en sentido estricto.

c)     El Tribunal argumenta respecto de la alegación por la trabajadora de la de la vulneración de la Instrucción 1/2006 de la AEPD sobre vigilancia “…que carecen de sustento, al igual que la cita del Instrucción 1/2006 de 8 de noviembre de la Agencia Española de Protección de Datos y Ley Orgánica 15/1999, pues mal podría servir a los fines pretendidos si la instalación de cámaras se anuncia en la entrada o sitio visible del establecimiento”

Por lo tanto, de la Sentencia se desprende que la instrucción 1/2006 de la AEPD no supone un impedimento para la facultad del empresario de ubicar dispositivos de videovigilancia para la verificación del cumplimiento de los deberes laborales, siempre que la colocación de las mismas no vulnere la intimidad y su utilización sea proporcionada.