Das Handling von digitalen Dokumenten ist der Fokus von DMS- und ECM-Systemen. Doch irgendwie müssen herkömliche Papierdokumente erfasst und digitalisiert werden. Im Regelfall erfolgt im Anschluss der Erfassung der Dokumente, die als herkömliche Bilder in TIF oder PDF Format abgespeichert werden, eine volltextindizierung der Dokumente. Wie gelanden Papierdokumente wie beispielsweise Eingangsrechnungen, Lieferscheien oder diverse Kundenkommunikation in das Management System?

Die kann durch zwei Weisen erfolgen:

Zum einen können Multifuktionsgeräte genutzt werden, die bereits im Hause vorhanden sind. Im deutschsprachigem Raum sind vor allem folgende Anbieter vertreten:

• Canon
• HP
• Konica Minolta 
• Nashuatec (jetzt Teil von Konico Minolta)
• Ricoh 
• Xerox

Des weiteren ist der Einsatz von speziellen Dokumentenscannern möglich. Diese sind meist eher auf hohe Voluminia ausgelegt und ermöglichen eine erhöhte Erkennungsrate gerade bei qualitativ schlecherem Beleggut. Eine sehr gute Übersicht bietet eine Auflistung der DICOM. Hier werden Geräte folgender Hersteller verglichen:

• Böwe Bell+Howell 
• Canon
• Fujitsu
• Kodak
• Panasonic