Jednym z elementów sprawnego zarządzania czasem jest uporządkowanie. Odkąd odkryłam NEO, praca z mailami stała się o niebo prostrza i łatwiejsza.

Polecam.

Dlaczego Odwlekamy?

Pewna moja znajoma odwleka pewien projekt e-biznesowy już od 10 lat…… A jest to jej życiowy projekt…. Głupie? Beznadziejne? A jednak prawdziwe. Męczy się w korporacjach a marzy o własnym biznesie. A będzie on taki wspaniały! Ma już gigabajty danych i kilka półek książek na ten temat, a jednak wciąż nie może zacząć…. A to nie ma z kim , to brakuje jej umiejętności a to partner się wycofał, a to znowu są jakieś inne ważniejsze projekty… A to może poczekać… W między czasie inni zrobili to już wiele razy, lepiej lub gorzej ale zrobili, niektórzy zbili nawet na podobnym pomyśle fortunę. A Ania wciąż jest niegotowa.

Dlaczego odwlekamy?

Boimy się porażki, że się nie uda, że nie będzie tak jak w marzeniach czy też wyobrażeniach na ten temat. Zwlekamy, bo dany temat jest trudny, bo nie wiemy jak się za niego zabrać, bo nas przerasta.

Dlatego podejmujemy inne, działania “zastępcze” – pomniejsze projekty, sprzątamy, rozmawiamy, plotkujemy kopiujemy, “zbieramy dane” sufrując po necie bez końca….

Poradniki zarządzania czasem nazywają zwlekanie jednym z najgrożniejszych złodziei czasu.

A projekt życia czeka…

Jak sobie radzić z odwlekaniem?

Zjedz tę żabę!

Jak twierdzi Brian Tracy, należy się za te trudne i nieprzyjemne rzeczy brać od razu. Im gorsze i trudniejsze zadanie tym szybciej powinniśmy się z nim uporać. Tym sposobem nie będzie nas to stresować przez cały dzień. Nie mówiąc już o dłuższym okresie jak w przypadku mojej przyjaciółki.

Podziel duży projekt na mniejsze

Jej poradziłabym podzielić ten projekt na mniejsze części. Każdy ma prawo bać się przed zrobieniem czegoś wielkiego. Pojawia się lęk, że nie wyjdzie, że nie będzie tak jak sobie się to wyobrażało. Teoria i praktyka zarządzania projektami mówi aby podzielić duży projekt na mniejsze etapy, ustalić kamienie milowe i daty ich realizacji. Następnie pracować z tymi mniejszymi celami i pod-projektami.

Inna dobra rada – zaczerpnięta z książki G. Kawasaki “Sztuka rozpoczynania” to zacząć to robić. Nie czekać i projektować perfekcyjnie działający biznes – tylko to po prostu zacząć robić. Popatrzmy na największych – Microsoft ciągle wydaje poprawki do już “gotowych” produktów. Gdy kupiłam w zeszłym roku laptopa z Windowa Vista, myślałam że zwariuję – nic na nim nie działało! Ale parę poprawek później już jest prawie dobrze.

Perfekcjonizm

Perfekcjoniści mają spory problem z odkładaniem. Nie musi to nawet być mega projekt – ale nawet prezentacja, czy jakiś mały raport – tak bardzo chcą aby efekt końcowy był jak najlepszy, że odkładają strasznie długo, zbierając dane i przygotowując się do realizacji zadania. Najczęściej zabierają się do tego zbyt późno – i w efekcie nie mają już czasu na zrobienie tego dobrze. Jest to de facto taki trick umysłu – dający im usprawiedliwienie, że coś nie wyszło perfekcyjnie – brakło po prostu czasu….

Jak utrzymać porządek na biurku

Niektórzy twierdzą, że bałagan na biurku to charakterystyka ludzi kreatywnych… to tylko wymówka dla bałaganiarstwa i lenistwa. I niestety również marnotrawstwa czasu i pieniędzy.

Jednak wielu z nas wciąż boryka się z problemem bałaganu na biurku.

Poniżej podaję kilka rad jak sobie z nim radzić:

1. Wprowadź system zarządzania i archiwizacji dokumentów drukowanych

3 szufladki na biurku

· Przychodzące – wszystkie nowe dokumenty, które pojawiają się na biurku

· W toku – miejsce na sprawy bieżące danego dnia, które czekają na załatwienie

· Wychodzące – sprawy zakończone na dany dzień, gotowe do wysłania

b) Wszystkie inne dokumenty poukładaj w szafkach i kartotekach:

(1) Teczki podręczne – każdy dokument ma swoją (2) oznakowaną teczkę. Teczki znajdują się w folderach (3) ułożonych w odpowiednich kategoriach ( projekty, klienci, telefony, itp.) w szufladzie podręcznej (4). Znalezienie teczki w celu pracy nad danym dokumentem jest bardzo szybkie (5)

• Często używane (telefony, adresy, hasła itp.)
• Sprawy do omówienia
• Rutynowe zebrania
• Klienci
• Projekty bieżące

(6)Teczki/segregatory pomocnicze ( potrzebne, ale niekoniecznie w tej chwili)

• Zrealizowane projekty
• Przyszłe projekty
• Dane administracyjne
• Przydatne raporty

(7)Archiwum

• ndywidualne
• firmowe

(8) Wyrzuć to, co już jest zbędne!

Zasada “zrób to od razu!”

Wszystkie nowe dokumenty włóż do szufladki “przychodzące”. Jeżeli się nie mieszczą – połóż tuż obok. W zaplanowanym czasie na przeglądanie dokumentów przejrzyj wszystkie po kolei i zadając sobie pytanie: czy mogę to od razu załatwić od razu? Jeżeli odpowiedź brzmi tak, i nie zajmie ci to więcej niż 2 minuty zrób to od razu, deleguj.

Jeżeli załatwienie danej sprawy wymaga więcej niż 2 minut –

Zrób to od razu – później

– nie czytaj tego teraz, odłóż do odpowiedniej teczki podręcznej, koniecznie zaznacz na liście zadań.

Jeżeli dany dokument nie wymaga działania z twojej strony – wyrzuć go, lub, jeżeli może się przydać – włóż do segregatora pomocniczego np. do teczki przyszłe projekty w danej kategorii

Przeglądanie
Jednym z najważniejszych elementów jest ustalenie sobie rutynowych przeglądów teczek podręcznych.

Codziennie:

Skrzynka “przychodzące” powinna być opróżniana co najmniej 2 razy dziennie: około; południa oraz pod koniec dnia lub częściej. Nie zostawiaj nic na jutro. Pod koniec dnia skrzynka „Przychodzące” powinna być pusta.

Co tydzień:
Pod koniec każdego tygodnia przeglądaj sprawy załatwione do odpowiednich kartotek, projekty zamknięte do kartoteki pomocniczej.

Przejrzyj swoja teczkę „przyszłe projekty” i zastanów się czy jesteś gotowa się nimi zająć. Jeżeli tak – przełóż je do szufladki „przychodzące” i proceduj jak wyżej.

Co miesiąc
Pod koniec miesiąca przejrzyj wszystkie teczki podręczne, i wyrzuć wszystkie papiery których już nie potrzebujesz

2. Wyrzuć żółte karteczki

Przestań używać żółte karteczki do przypominania ci o ważnych sprawach. Sama wiesz, że łatwo się gubią, wyglądają niezbyt ciekawie szczególnie gdy wiszą już drugi miesiąc… Bądź nowoczesna i używaj elektronicznych kalendarzy, synchronizuj je z telefonem, który przypomni Ci o ważnym terminie.

3. Wyrzucaj wydruki

po wydrukowaniu dokumentu – I przeczytaniu – wyrzuć go. Masz przecież kopię w formie elektronicznej! Na swoim komputerze i pewnie jeszcze na serwerze.

4. Zawsze miej pod ręka puste teczki i etykiety

Bardzo często ludzie nie archiwizują I nie porządkują dokumentów bo nie mają ich gdzie włożyć. Mając potrzebne przybory – nie będziesz miała wyboru.

5. Niechaj porządki na biurku staną się twoim dziennym rytuałem

Ustaw sobie alarm w telefonie lub kalendarzu elektronicznym na to aby codziennie robić porządki na biurku pod koniec dnia. Rób to przez 21 dni In stanie się to twoim nowym nawykiem.

6. Wyrzucaj długopisy

Po co ci tyle długopisów? Wyrzuć lub oddaj komuś wszystkie oprócz kilku najlepszych i ulubionych.

7. Na konferencjach i targach unikaj zbierania darmowych reklamówek

Trudno się temu oprzeć, gdy ktoś daje nam prezenty, – ale zastanów się czy rzeczywiście potrzebny ci kolejny tandetny długopis, podkładka na mysz czy lub też piękna acz ciężka i obszerna broszura firmowa, z którą będziesz się bujać przez następnych klika miesięcy – zostawić czy wyrzucić? Zapisz adres WWW firm, które cię interesują.

8. Jeżeli masz na biurku książki, których nie czytasz regularnie – weź je do domu, lub oddaj do firmowej biblioteczki.

Potrzebna ci przestrzeń do pracy a ktoś inny może z nich skorzystać

9. Nie jedz przy biurku

unikniesz okruszków, kubeczków, resztek, papierków, pudełeczek I całego jedzeniowego bałaganu. Od tego jest kuchnia lub kafeteria. Poza tym wiele przyjemnej jest zrobić sobie przerwę i odejść od biurka.

10. Nie przesadzaj ze zdjęciami rodziny, czworonożnych ulubieńców, dyplomami i innymi pamiątkami

Zdjęcia są ważne, miło jest popatrzeć na rodzinkę w pracy, ale więcej niż 2-3 to już przesada i może cię rozpraszać. Poza tym na biurku nie ma aż tyle miejsca…

Często przed podjęciem ważnej decyzji stoimy w rozkroku – co począć? W którą stronę iść? Powiedzmy że stoimy przed wyborem lub czeka nas zmiana. Dla niektórych jest to olbrzymi problem, dlatego nie lubią zmian, boją się zmian. A przecież w dzisiejszych czasach jedyną stałą jest zmiana właśnie.

Aby zatem łatwiej przejść przez ten proces dobrze jest:

1. Rozważyć jakie mam opcje
2. ZAPISAĆ je sobie w zeszycie
3. Rozważyć plusy i minusy każdej opcji
4. Zastanowić się czy mam wszystkie informacje? Czy mogę zdobyć więcej informacji?
5. Jeżeli nie mam wystarczających informacji – zrobić plan działań, który przybliży mnie do uzyskania jak najlepszej informacji

Czy znasz wszystkie swoje za i przeciw? Zrobiłaś listę? To bardzo pomaga, napisanie i zobaczenie. Jeżeli nie chcesz zmiany – to czy wiesz dlaczego? Czego nie wiesz, co powinieneś jeszcze sprawdzić aby zadecydować?

Czego boisz się w zmianie? Lęk to największe przekleństwo naszego umysłu. To jak więzienie bez murów i krat. Znacie to doświadczenie z pchłami, któe umieszczone w soicku natychmiast wyskoczą na zewnątrz. Ale jeżeli zmkni się słoik na jakiś czas to one uderzywszy kilka razy w wieczko, przyzwyczajają się i nie chcąc się narażać na ból zderzenia z wieczkiem skaczą już tylko do jego wysokości. Jeżeli potem otworzy się wieczko, pchły nadal skaczą tylko do wieczka. Mogą byc wolne ale z lęku przed uderzeniem, skaczą w słoiku aż do śmierci…

To robi z nami lęk. Boimy się i nie skaczemy wysoko, mimo że słoik jest otwarty. Może mieliśmy kiedyś marzenia, ideały.. ale kiedy to było… Teraz boimy się nawet reorganizacji w biurze…

Jeżeli stoisz przed zmianą, przede wszystkim sprawdź czy to co stanie się po zmianie wspiera twój rozwój, czy nowa opcja jest zgodna z Twoim życiowym credo, z twoją misją i celami dalekosiężnymi. Bo jeżeli jest, to na pewno jest to duże ZA. Pytanie oczywiście czy takie cele masz, czy zastanawiałeś się nad tym. Ale to inna historia

Co stanie się jeżeli nie podejmiesz decyzji? Gdzie będziesz? Jakie wtedy będą opcje?

Ogólnie rzecz biorąc zmiany nas rozwijają. Popychają do tego byśmy uczyli się nowych rzeczy, poznawali nowych ludzi, lub też odkrywali swoje nowe możliwości. Relacje osób, które musiały podjąć trudne decyzje w obliczu zmiany, są przeważnie jednoznacznie pozytywne – życie zmieniło się na lepsze. Nawet jeżeli zmiana była bardzo trudna i wtedy wydawało się, że to koniec świata.