Primeiramente você deve ter um título, algo que ajude ao destinatário identificar sua mensagem.

Após isso, você deve personalizar o seu email iniciando-o, por exemplo, com Prezado Sr. Souza, dando a ideia de que o que está escrito é apenas para ele e ninguém mais (um fator muito importante hoje em dia). Um dica se você tiver que enviar para muitas pessoas (por exemplo um convite), envie a mensagem para você e liste seus convidados em “cópia oculta”, assim eles não terão como visualizar a lista de contatos que você enviou. Mas lembre-se , isto deve ser feito apenas em casos especiais, pois um email sem contato nominal acaba sendo deselegante.

Em terceiro lugar, apresente-se em poucas palavras. Por exemplo: Prezado Sr… Meu nome é Cláudia, sou formada em Administração e Relações Públicas. Atualmente estou finalizando meu mestrado em Engenharia de Produção. Sou fluente em alemão e inglês. Tenho 24 anos e estaria muito interessada em …. Viram? Existem mil detalhes sobre essa minha trajetória (onde fiz os cursos, outros aperfeiçoamentos que tenho, onde aprendi as línguas, se já viajei, etc), mas que não são relevantes em um primeiro momento. Muitas vezes, antes de enviar um currículo é bom essa apresentação para a empresa já ter uma noção do que você está procurando e se você se enquadra na função desejada.

Outro ponto importante é a sua assinatura. A minha é bem simples. Nome, cursos de formação, atuação atual, email e telefone (celular). Nada de colocar muitas informações pois, assim como sua apresentação deve ser algo rápido e fácil de se localizar.

Quando você escreve um primeiro email, atente para que este não seja muito longo e que não exija muito tempo da pessoa que esteja respondendo;

Por último cuide ao enviar algo em anexo. Se não houver outra alternativa, ligue para o local afirmando que acabou de enviar um documento em anexo e peça para que a confirmação do recebimento seja feita.

Bom, tendo em vista que o primeiro email já foi enviado, algumas atenções gerais se fazem também necessárias. Me incomodo um pouco com a escrita pois é muito fácil ser mal-interpretada durante um envio de emails. Portanto, ao invés de sorrir e mostrar sua simpatia em “vida real” você deve treinar para que sua escrita dê essa impressão por você. Alguns truques como Bom Dia, Boa Tarde, Prezado,… auxiliam no início da mensagem (além do nome da pessoa); A seguir, utilize com muito cuidado palavras que poderiam denominar alguma exigência. Ao invés palavras no imperativo, procure fazer uso de palavras como, gostaria, se possível,… obrigada, etc são palavras mágicas mas que, muitas vezes, são esquecidas pelas pessoas. Outra dica que ajuda é no final da frase, dar um enter e finalizá-la assim:

Aguardo retorno.

Atenciosamente.

ASSINATURA

Acredito que as palavras: “aguardo retorno” seja uma forma educada de dizer que você agradeceria se houvesse uma resposta. Se você não sentir-se confortável em enviá-las apenas coloque, atenciosamente, assinatura. Separe em linhas diferentes para que a visualização seja clara (acredito que a leitura se torne mais agradável).

Bom, finalizando as dicas, concordo que as mensagens enviadas anteriormente devem constar no email. Ao contrário do livro de etiqueta (indicado aqui no blog), onde o autor fala que os emails anteriores não devem constar para evitar o aspecto “sujo” e poluído de várias mensagens juntas. Como sou esquecida já me peguei diversas vezes lendo as mensagens anteriores para relembrar de uma peculiaridade que havia deixado para trás, por exemplo. Portanto, para evitar qualquer dúvida, sugiro que as mensagens estejam sim presentes nos emails a serem enviados.

Espero que vocês gostem!! Beijos e boa sorte no envio de emails!!