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Migrar listado de libros en Excel a Aguapey

aguapeycordoba — Sat, 31 Oct 2009 22:00:51 +0000

Cosa bastante común el contar en nuestras bibliotecas escolares con un inventario de libros, cd, revistas, etc en una planilla de cálculo. Cosa también bastante común es pensar en automatizar la biblio, hacer el curso/capacitación de Aguapey y no querer cargar de nuevo los miles de libros en el nuevo sistema.

Ahora bien, como lo hago?

Paso 1

Revisar nuestro archivo Excel, y otorgarle la mayor consistencia y uniformidad posible.

Cada columna representa un campo y cada fila un registro.

Autor Principal (el primero que aparece de tres, si hay más autores no se coloca nada aquí y los autores van en Autor Secundario) cargado de la manera normalizada: Apellido, Nombre

Autor Secundario: Apellido, Nombre. Si hubiera más de uno separarlos con %.

Autores Institucionales: (cuando el autor no es una persona física, sino por ejemplo una institución, congreso, etc) Igual tratamiento que el anterior

Título: al estilo oración, no todo en mayúscula sostenida (vale para todos los datos)

Inventario: cada ejemplar debe poseer uno y por supuesto no puede haber dos iguales. Si hubiera más de uno separarlos con %.

Tema: Aquí si podemos colocar los términos en mayúscula sostenida. Si hubiera más de uno separarlos con %.

Si hubiese más datos, tratar que cumplan las reglas de catalogación, AACR2.

Paso 2

Aguapey se maneja con una implementación Marc21, entonces debemos conocer y estudiar el Formato Bibliográfico Marc21 para comprender a que campo Marc le corresponden los datos que tenemos en nuestro Excel.

Marc Bibliográfico en español: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html

Marc Bibliográfico en Inglés (actualizado): http://www.loc.gov/marc/marc.html

Paso 3

Trabajaremos con Winisis y las herramientas de Bireme conocidas como CISIS, más precisamente con MX.

Vamos a usar las Estándar (10/30) para descargarlas: http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28&item=1

Manual en español:

http://bvsmodelo.bvsalud.org/download/cisis/CISIS-ManualReferencia-es-5.2.pdf

Winisis:

http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28&item=8

Paso 4

a) Comienza el trabajo, al archivo Excel (ej.: libros.xls) lo vamos a guardar como libros.csv, elegimos entonces tipo CSV (delimitado por comas)

b) Ahora teniendo la precaución de gardar solo la hoja activa, no las vacías aceptamos las dos ventanas que se aparecerán:

Bueno, ya tenemos nuestro libros.csv, ahora vamos a transformarlo a un archivo ISO 2709, usaremos el ejecutable MX que ya descargamos de Bireme.

c) Antes de seguir vamos a organizarnos creando un directorio/carpeta en donde realizaremos todos los pasos siguientes. Como ejemplo crearemos el directorio SW en nuestro Escritorio, en su interior colocaremos por ahora el archivo csv y el MX.

d) En este momento vamos a entrar a la línea de comandos de Windows. Para ello Inicio –> Ejecutar –> cmd –> Aceptar

Una vez en la consola, nos dirigimos hasta nuestro directorio SW

e) Ahora la magia:

mx seq=libros.csv; from=1 iso=marc.iso -all now

Aparece en el directorio SW un archivo: marc.iso, aún sin el formato Marc21.

Paso 5

Reformateo a Marc21. Podemos hacerlo de dos maneras: con el utilitario RETAG o con un archivo FST. Vamos a usar en esta ocasión un archivo *.FST.

Preparamos las herramientas: vamos al directorio ya creado “SW” y colocamos en el el archivo libros.csv, y un archivo de texto plano que va a llevar las instrucciones para el reformateo.

Este archivo lo llamaremos aguapey.fst y escribiremos en el tres columnas de datos, en la primera el campo correspondiente al formato Marc21 que recibirá los datos, en la segunda la técnica de indizado por defecto 0 (cero) y en la tercera el campo del archivo *.csv correspondiente de esta manera: en nuestro archivo de muestra veremos que el campo 1 o primera columna está ocupado con el número de inventario, el campo 2 con el autor, el 3 con el título y el 4 con el ISBN.

Como ven en la segunda imagen la fila superior, que me servía de guía (Nro Inv., Autor, Título, ISBN) ha desaparecido, la tenemos que eliminar antes de la migración a fin de no generar un registro con esos campos.

El archivo aguapey.fst sería así:

859 0 ‘^a’v1

100 0 ‘^a’v2

245 0 ‘^a’v3

020 0 ‘^a’v4

Paso 6

Instalar CDS/ISIS for Windows, más conocido como Winisis. Con este gestor de BBDD podremos realizar innumerables trabajos sobre nuestro Aguapey.

Instalación paso a paso:

Paso 7

Abrimos la base marc de Aguapey desde Winisis

Paso 8

La importación, vamos a la barra de tareas de Winisis:

Clickeamos en Base de Datos, luego en Importar

Y navegamos hasta el directorio que contenga el archivo marc.iso (en este caso lo copié al directorio Work de mi Winisis).

Cuando lo seleccionamos (doble click) se nos abre otra ventana que nos pide las últimas indicaciones para efectuar la importación, allí debemos colocar en FST de Reformateo la ruta a donde hayamos colocado el archivo, en el ejemplo lo puse en la raíz del disco C.

Dejamos todo lo demás como se ve y aceptamos, al terminar la importación veremos un aviso como este:

La importación se realizó con éxito y ahora observemos el resultado

Todos los datos presentes en el Excel han migrado al formato Marc21 de nuestro Aguapey.

Espero que el presente tutorial los anime a realizar esta tan buscada migración y comiencen a usar Aguapey, el mejor Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria para Bibliotecas Escolares.

Catalogación por copia no BNM (editado)

aguapeycordoba — Fri, 26 Jun 2009 17:59:03 +0000

El catálogo on line de la BNM cubre nuestras necesidades en un alto porcentaje, pero a veces no encontramos el libro que buscamos, por eso ahora les muestro otros tres catálogos de los cuales podemos importar registros. Estos catálogos son …

REBECA (Registros Bibliográficos para Bibliotecas Públicas Españolas)

REBECA es una base de datos que contiene registros bibliográficos en formato Ibermarc (Aguapey utiliza una implementación de Marc21 muy similar). Está concebida como una fuente de recursos para la catalogación automatizada principalmente dirigida a las bibliotecas públicas.

Los registros se pueden extraer de forma gratuita para ser integrados en los catálogos automatizados de las bibliotecas.

La base de datos REBECA se actualiza a diario por colaboración entre el Ministerio de Cultura y las Comunidades Autónomas, es una experiencia de catalogación cooperativa en la que actualmente participan 13 Bibliotecas Públicas del Estado, 8 Bibliotecas Centrales de Comunidades Autónomas y 4 Redes de Bibliotecas Públicas de CCAA.

Biblioteca Mayor UNC: Catálogo de Libros

Catálogo Biblioteca de la Secretaría de Ambiente Córdoba.

Ahora veremos como descargar registros e incorporarlos a Aguapey.

Biblioteca del Docente

Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires

Desde REBECA

Entramos a la interfaz de búsqueda, veremos que por defecto es búsqueda avanzada …

como vemos muchas opciones para buscar, la mejor a mi gusto por ISBN. También podemos buscar por título, autor, editorial, etc.

No solo registros de libros podemos descargar, también revistas, videos, CDs, etc.

Una vez que elegimos el o los materiales buscados …

Los marcamos en conjunto o clickeamos sobre cada uno de ellos, esto generará un archivo iso con uno o varios registros en su interior. Si elegimos varios para importarlos deberemos hacerlo desde la pestaña utilitarios del módulo de catalogación: archivo iso –> importar –> buscar el archivo –> aceptar.

Si por el contrario es solo un registro podemos utilizar CxC …

Click en descargar archivo …

Click en abrir …

Se ejecuta CxC, si no tenemos la ruta a nuestra base bibliográfica la ruteamos (click examinar y navegamos hasta marc.mst) y “pasar a base”, se agrega y nos muestra el MFN asignado.

Desde Biblioteca Mayor

Entramos al catálogo de las Bibliotecas Universitarias de Córdoba, sobre la izquierda en el menú buscamos el enlace a la Biblioteca Mayor –> Libros

La búsqueda por defecto es general, introducimos el autor, título o materia y veremos el resultado de la misma. En la imagen de recuperación veremos al pie de cada registro botones de opciones: ver registro completo, ver campos y tres más, estos nos permiten descargar el registro. De los tres elegimos el identificado con la letra W (de winisis) …

clickeamos y …

elegimos abrir el archivo con CxC, se ejecuta, ruteamos la base si no la tenemos y “pasar a base”.

Desde Catálogo Ambiente

Entramos al catálogo de la Biblioteca de la Secretaría de Ambiente de la Provincia de Córdoba. La búsqueda es por autor, título, materia o vemos el diccionario. Introducimos el término a buscar …

visualizamos los resultados y en el pie de cada registro vemos dos opciones, ver o descargar el registro. Click en Bajar …

Como en el caso anterior elegimos abrir el archivo con CxC, se ejecuta pasamos a la base bibliográfica y listo.

Desde la Biblioteca del Docente

Cuando ingresamos a la página de descarga, ésta nos recibe con una breve y sencilla explicación para su uso.

Para buscar: oprimimos al unísono las teclas Ctrl y la letra F, e ingresamos en el cajón de búsqueda que aparecerá el término a buscar.

Para descargar: click en el hipervínculo (Exportar Archivo ISO:) identificado con el número del registro

Luego seguir las mismas indicaciones que para todos. En algunos navegadores, en lugar de iniciarse la descarga, se visualiza el archivo ISO por dentro. Cuando ocurre eso, en lugar de hacer clic con el botón izquierdo del mouse, hay que hacerlo con el botón derecho. Se abrirá entonces un menú contextual y allí debe elegirse la opción: “Guardar destino como…” o “Guardar enlace como…” (este texto también depende del navegador usado).

En resumen …

En el caso de REBECA podemos observar errores en la codificación de caracteres, hay que arreglarlos a mano editando el registro. En los otros dos catálogos no tendremos ese inconveniente. El catálogo de la Biblioteca Mayor de la UNC es de temática general y podremos encontrar algunas joyitas, el de la Secretaría de Ambiente como imaginaran es especializado y muy útil para cuando nos llegan publicaciones de esa temática, podemos descargar ademas de libros revistas, CDs, DVDs, etc.

Para cerrar este extenso post, debo decirles que investiguen y prueben cuanto catálogo exista, Aguapey recibe unos isos 2709 similares a los generados por Winisis y cortados a los 80 caracteres. Hoy la mayoría de las grandes bibliotecas permite la descarga de registros ISO 2709 pero Marc puros. En breve les mostraré las diferencias entre ellos y como migrar bases enteras marc hacia Aguapey.

Por ahora es lo que hay, espero que les sea de utilidad.

Catalogación por copia desde BNM

aguapeycordoba — Sun, 31 May 2009 20:16:08 +0000

La catalogación por copia nos permite copiar registros desde la página web de la Biblioteca Nacional de Maestros. Para realizar la Catalogación por Copia Aguapey debe estar cerrado.

Accediendo al sitio web de la BNM (www.bnm.me.gov.ar) es posible consultar los catálogos de de la BNM y copiar los registros a su base de datos. El procedimiento de copia se puede hacer directamente desde la página hacia su base de datos o guardando los registros en un disquete en el caso de que no tenga internet en la biblioteca.

Paso 1:

En primer lugar deberá buscar dentro del catálogo de la BNM los registros que desea copiarse.

Al ejecutar una búsqueda se mostrará el resultado. Para poder realizar catalogación por copia los registros deben visualizarse en formato detallado. En el margen inferior derecho de cada registro la frase Para uso del bibliotecario: MARC, le indicará que tiene la posibilidad de visualizarlo en ese formato.

Al hacer clic se abrirá otra ventana con el registro en formato Marc. Al final del registro sobre la izquierda aparece la indicación que permite copiar el registro.

Al hacer un clic en “Copiar el registro” se desplegará la ventana del navegador (Firefox o Internet Explorer) que nos ofrece las alternativas de guardar o abrir el archivo.

Lo podemos guardar si no estamos en la misma PC que tiene Aguapey (Cyber, laboratorio) para incorporarlo luego. O lo incorporamos a nuestra base de datos clickeando la opción abrir.

Deberá hacer un clic en “Abrir” y se ejecutará la función de Catalogación por Copia. La primera vez que utilice este módulo se le desplegará el siguiente cartel:

Al hacer clic en “Aceptar” Usted deberá consignar el path (camino) de la base de datos de destino donde se ingresarán los registros. El camino de su base bibliográfica dependerá de donde haya instalado Aguapey, por defecto será C:\aguapey\marc\marc.mst

Al hacer un clic en “Abrir” se ejecutará el módulo de CXC:

Debe hacer un clic en “Pasar a base” verificando el path o ruta a la base marc,mst y un mensaje de confirmación aparecerá en pantalla.

Para añadir nuevos registros de catalogación por copia, deberá repetir el procedimiento descripto.

Espero que les sea de utilidad, saludos

Registros Marc

aguapeycordoba — Tue, 26 Jun 2007 23:57:00 +0000

Muestra de un Registro MARC

Lo que vemos aquí es un registro en formato Marc, tal como lo vimos el viernes pasado en la jornada de capacitación. A continuación veremos como luce este registro en diferentes formatos, estoy seguro que sabrán reconocer algunos …

01041cam 2200265 a 450000100200000000300040002000
50017000240080041000410100024000820200025001060200
04400131040001800175050002400193082001800217100003
20023524500870026724600360035425000120039026000370
04023000029004395000042004685200220005106500033007
30650001200763^###89048230#/AC/r91^DLC^19911106082
810.9^891101s1990####maua###j######000#0#eng##^##$
a###89048230#/AC/r91^##$a0316107514 :$c$12.95^##$a
0316107506 (pbk.) :$c$5.95 ($6.95 Can.)^##$aDLC$cD
LC$dDLC^00$aGV943.25$b.B74 1990^00$a796.334/2$220^
10$aBrenner, Richard J.,$d1941-^10$aMake the team.
$pSoccer :$ba heads up guide to super soccer! /$cR
ichard J. Brenner.^30$aHeads up guide to super soc
cer.^##$a1st ed.^##$aBoston :$bLittle, Brown,$cc19
90.^##$a127 p. :$bill. ;$c19 cm.^##$a”A Sports ill
ustrated for kids book.”^##$aInstructions for impr
oving soccer skills. Discusses dribbling, heading,
playmaking, defense, conditioning, mental attitud
e, how to handle problems with coaches, parents, a
nd other players, and the history of soccer.^#0$aS
occer$vJuvenile literature.^#1$aSoccer.^\

Si un bibliotecario tranfiere este registro a un sistema automatizado para biblioteca, el despliegue de la pantalla de captura se vería así. Los descriptores de la columna de la izquierda no se almacenan como parte del registro MARC, estos son parte del programa de despliegue visual. La mayoría de sistemas están diseñados para poder editar los registros agregando campos adicionales que contienen información local.

Cabecera 01041cam 2200265 a 4500
No. de Control 001 ###89048230
Ident. de Sist. 003 DLC
FHUT 005 19911106082810.9
Datos Fijos 008 891101s1990 maua j 001 0 eng
NCBC 010 ## $a ###89048230
ISBN 020 ## $a 0316107514 :
$c $12.95
ISBN 020 ## $a 0316107506 (pbk.) :
$c $5.95 ($6.95 Can.)
Fuente de Cat. 040 ## $a DLC
$c DLC
$d DLC
Signatura LC 050 00 $a GV943.25
$b .B74 1990
Clas. Dewey 082 00 $a 796.334/2
$2 20
Nombre Personal 100 1# $a Brenner, Richard J.,
$d 1941-
Título 245 10 $a Make the team.
$p Soccer :
$b a heads up guide to super soccer! /
$c Richard J. Brenner.
Variante de tit. 246 30 $a Heads up guide to super soccer
Edición 250 ## $a 1st ed.
Pie de imprenta 260 ## $a Boston :
$b Little, Brown,
$c c1990.
Desc. Física 300 ## $a 127 p. :
$b ill. ;
$c 19 cm.
Nota General 500 ## $a “A Sports illustrated for kids
book.”
Nota: Sumario 520 ## $a Instructions for improving soccer
skills. Discusses dribbling, heading,
playmaking, defense, conditioning,
mental attitude, how to handle
problems with coaches, parents,
and other players, and the history
of soccer.
Materia 650 #0 $a Soccer
$v Juvenile literature.
Materia 650 #1 $a Soccer.

Muestra del mismo registro como etiquetado corto:

TITULO : Make the team. Soccer : a heads up guide to super soccer! / Richard J. Brenner.
AUTOR : Brenner, Richard J.
EDITADO : Little, Brown, c1990.
PAGINACION : 127 p.
UBICACION : GV943.25 .B74 1990

Muestra del despliegue de un registro completo:

TITULO : Make the team. Soccer : a heads up guide to super soccer! / Richard J. Brenner.
TITULO SUPLE. : Heads up guide to super soccer
AUTOR : Brenner, Richard J., 1941-
EDITADO : 1st ed. Boston : Little, Brown, c1990.
PAGINACION : 127 p. : ill. ; 19 cm.
NOTA : “A Sports illustrated for kids book.”
NOTA : Instructions for improving soccer skills. Discusses dribbling, heading, playmaking, defense, conditioning, mental attitude, how to handle problems with coaches, parents, and other players, and the history of soccer.
MATERIA : Soccer–Juvenile literature.
Soccer.
UBICACION : GV943.25 .B74 1990

Muestra de una ficha catalográfica (lo que vimos como formato ISBD):

GV943 Brenner, Richard J., 1941-
.25 Make the team. Soccer : a heads up guide to super
.B74 soccer! / Richard J. Brenner. — 1st ed. — Boston :
1990 Little, Brown, c1990.

127 p. : ill. ; 19 cm.

“A Sports illustrated for kids book.”
Summary: Instructions for improving soccer skills. Discusses
dribbling, heading, playmaking, defense, conditioning, mental attitude, how to handle problems with coaches, parents, and other players, and the history of soccer.

ISBN 0316107514 : $12.95

1. Soccer — Juvenile literature. 2. Soccer. II. Title: Heads up
guide to super soccer. II. Title.

Dewey Class no.: 796.334/2 — dc 20
89-48230
MARC

El documento total pueden verlo aquí.
Como vieron no es tan complicado, solo es una forma diferente de presentar la información.

En el caso de un registro iso 2709, éste es una norma para el intercambio de información y puede manejar los distintos formatos: MARC, CEPAL, FOCAD, etc.