Click to enlarge

It’s the end of the year and a time when many businesses and people reflect on the previous year or years.  This reflection or hansei as known in the lean world is critical to walking down the path of success.  I inadvertently did some hansei last weekend as I was building some shelves in our basement closets.

My wife and I planned the layout we wanted to organize all our kids games which were becoming a huge mess.  I dare to call it 5S but learned a long time ago not to apply, at least fully, the tools from work in the home.  I recommend against putting together a performance plan and review for your spouse!

I made the trip to Home Depot and purchased the required supplies I didn’t already have and then settled in for a Sunday afternoon of shelf building.  As I measured the shelves to be cut I remembered the little book “All I Need to Know About Manufacturing I Learned in Joe’s Garage” by William Miller and Vicki Schenk. (Joe’s Garage here) If you haven’t read it, it’s a great book to introduce the basics lean concepts and especially the evils of batching.  It can be effectively used to teach others at the beginning of a transformation.

In the book they are building shelves in Joe’s garage and they do about as much batching as possible when cutting supports and shelves and assembling.  Of course when it’s all finished it doesn’t fit right and there are multiple reworks throughout the process.

So remembering the pain from this fictional story I stopped my table saw after one cut.  I proceeded to build the 1^st shelf supports and when I placed the first shelf in guess what….it didn’t fit.  Turns out my house isn’t a perfect square and the front of the shelf area was longer than the rear where I measured.  I had to carry the shelf back upstairs and out to the garage to perform some “rework!

I not sure what triggered my memory to the little book from many years ago, but it saved me at least 6 cuts on the table saw and more importantly 6 trips up and down the stairs!  If you’re beginning a lean journey and need a quick little book to help people with the initial concepts of the evils of batching and the beauty of flow I recommend you hand out a few copies of “Joe’s Garage” supplemented later with some more detailed teachings.

Bryan

Just wanted to post about the results of a couple polls that readers took the time to take.

A few weeks ago I a wrote a post entreating people to pull early in their implementations.  I asked the question the question n  few linkedin groups and people took  ‘early’ to mean first.  I wouldn’t recommend doing pull ‘first’ necessarily.  The intention of the post was to challenge the belief that pull has to wait for a long time (like years) for a high level of stability to be achieved.  Here is the question, the multiple choice answers and the results:

When do you think pull should be implemented?

1. Right away
2. After we have eliminated the top couple ’special causes’ of manufacturing disruption
3. After we have achieved a high level of manufacturing stability built upon rigorous application of the tools
4. Maybe never, continuously improving and engaging people is enough

Click to enlarge

I think the top two responses are what I would do in general (My answer was eliminate the top couple special causes then get going on pull).  of course what you do and what order you will do it is dependent on the circumstances of each individual value stream, but the earlier you can flow where you can and pull where you can’t is better.

I also posted about 5S and asked this question:

What should you do do when you find an item NOT in it place on the shadow board?

1. Pick the tool up and put it in its place
2. Deduct one point on the 5S audit form
3. Stand in an imaginary 30″ circle and watch what happens to the tool
4. Ask the operator why it is in its current location
5. Blame the operator and him/her them accountable

Click to enlarge

Most people said that asking or watching or watching was best (I chose asking).  This is a subtle question and there were some really good comments to the post – I would recommend that you read the comments here.  A couple people had suggestions that weren’t in the answer set.  They were: buy the operator a tool belt, and buy a tool for the point of use.

Thanks to everybody who took the time to respond to the polls.

Bruce

What the world’s biggest carmakers can learn from other corporate turnarounds.

“Less than two years ago Toyota swept past an ailing General Motors (GM) to become the world’s biggest carmaker. Now its newly installed boss, Akio Toyoda, the 53 year old grandson of the founder, says that the firm could be locked in a spiral of decline. Toyota is still a hugely formidable company, and some within the industry (and inside Toyota itself) believe that Mr Toyoda may be overstating the case. Yet there is no shortage of signs that all is not well.

Toyota’s story has implications beyond the motor industry, for it is not just a car company; it is the model for manufacturing excellence whose “lean” techniques have been copied by countless firms. How it slipped up –and how it may right itself –carries lessons for others.

Falling giants.

Althought some of its rivals, notably Volkswagen of Germany and Hyunday of South Korea, have come through the terrible past year relatively unscathed. Toyota’s market-share has either fallen or been flat in every region in which it operates except Japan—a market that was shrinking well before the crisis struck.

In America, its biggest and normally most profitable market, Toyota has been plagued by highly publicised recalls that have raised embarrassing questions about the safety of its vehicles. In China, India and Brazil, the big emerging markets that will provide nearly all the industry’s future growth, Toyota has been slow of the mark. Its lead in hybrid technology is under threat as other big carmakers scramble to bring low –and zero –emission vehicles to market before low –carbon legislation bites. Astonishingly, in the first three months of 2009 it made an even bigger loss than GM, which was then on the verge of bankruptcy. Underlying all these problems is an uncomfortable truth: Toyota’s rivals have now caught up. They now offer cars that are just as reliable but far more exciting than the rather dull vehicles Toyota has concentrated on producing in ever –larger numbers.

…

A bit of vroom needed.

Toyota can also learn from the woes of other carmakers. A decade ago Ford thought it had found a saviour in the dynamic Jac Nasser, who declared his intention to transform the firm from an old –economy carmaker into a nimble, internet-savvy, consumer powerhouse that managed brands and sold services. He also went on a wild acquisition spree, paying huge sums for Volvo and Land Rover. Unfortunately, amid Mr Nasser’s cultural revolution, Ford lost sight of its main purpose: building decent vehicles as efficiently and profitably as possible. That is what Ford is reaping the rewards for doing now, under the less exciting but steadier leadership of Alan Mulally.

Toyota, too, has a good chance of putting things right. It is no GM, which had far deeper structural problems before it used bankruptcy to off-load some of them. It has a boss who understands what has gone wrong –namely, that it has jeopardized its formerly stellar reputation for quality by pursuing volume at all costs and by failing to put the needs of its customers first. It has started to sort out some of its problems. Quality and reliability are getting back up to the mark. Now it needs to make more exciting and innovative cars.

Mr Toyoda’s approach is not visionary. It is simple, incremental and requires painstaking attention to what the customers want. That is its virtue.”

Extracted from: The Economist December 12th-18th 2009. Pp 69-71. The Economist Print Edition

We recently came across a situation in a very long cycle time process. During the “automatic” process an operator is to check the status of the operation every 30 minutes and make any corrections for process deviations.   Now that we are focusing on this process, we created a plan to poka yoke the system so that we don’t have to rely on an operator remembering to check every half hour, but it will take about 6 months to get the parts and install them to accomplish.  In the mean time, having been historically a company driven by the 8D process from the Big 3, we decided to implement a sign off process for the operators that indicates they have made their check, similar to the McDonald’s bathroom check sheet on the backs of their restroom doors.

This was implemented because of the question from our leadership, “what is different today than when we discovered an operator’s deviation from standard.” The other operators were complaining about the change. “Why should the rest of us suffer because one person didn’t perform their job?”

Quite frankly, I agree with them because this type of thinking has been used against me before which has created non-value added activity. Particularly, someone in a corporation was found to be cheating on expense reports. Instead of dealing with the one deviation of thousands, a new tedious system of checks and balances was implemented and applied to the masses!  Is this another huge disrespect for humanity?

Our team has spent much time discussing what other interim mistake proofs we could implement but so far haven’t found a non wasteful countermeasure.  We have tried to problem solve the situation by asking why the deviation from standard occurred.  So far the best we can come up with is the operator just didn’t do it that day for the first 3 hours.

Reflecting on what we have implemented, have we become the waste creating management that we so avidly complain about?  Are we respecting people by implementing rigorous sign-offs because of one isolated incident?  Should we just continue with the old system until we have truly poka yoke’d the process?

Much like Bruce thought about his past shadow boards, I have implemented hundreds of these type of 8D corrective actions thinking I have improved the process.  Have I really just been creating waste?  I shudder to think of the costs I have increased in the name of  protecting the customer.  Our team will continue to search for the “elegant solution” that Mathew May has written about, but in the mean time I’m still perplexed with our effectiveness.
Bryan

This Year, Just ONE Event Delivers Lean & Green Expertise

It takes more than advanced technologies to stay ahead. Lean manufacturing and Green thinking are the new pathways to increased business. The Lean & Green Resource Center at EASTEC brings you FREE expert-led sessions on critical lean topics, such as:

• Introduction to Lean & Green: Getting Started
• Doing More, Better…With Less Energy, Materials, & Waste
• Applying Value Stream Mapping for Lean &/or Green
• Lean in the Job Shop
• Products That Help With Lean (e.g., Flexible Workplace Equipment for 5S)
• Lean Tools (5S, Visual Systems, Pull Systems, Kanban, Poka-Yoke)
• Lean Principles (Underlying Foundation, e.g. Toyota Way, Culture)
• Lean/Green Leadership for More Sustainable Manufacturing
• Secrets of Lean: Getting & Implementing Employee Ideas
• Secrets of Lean: Pushing Decision-Making to the Appropriate Level
• Standard Work & Training Within Industry (TWI)
• Human Aspects of Lean/Green – Developing Competence & Capacity
• Lean Quality Tools
• Right-Sized Equipment
• Waste Identification, Elimination, Reuse, & Recycling
• How to Mine/Eliminate Your Material & Energy Waste for Real Savings
• Using Lean & Green as a Strategic Advantage
• Innovating Product or Process Design by Building Lean & Green Quality into Design
• Reduce Regulatory Compliance Burdens Through Lean
• Lean &/or Green as a Competitive Advantage for Small & Medium Companies
• How to Make Your Small Company Shine as a Preferred Lean & Green Supplier

Go to www.easteconline.com beginning in February for information on the presentations at the EASTEC Lean & Green Resource Center.

Special!

Does Your Company Have Lean &/or Green Expertise?
What are your lean and/or green experiences, successes, and lessons learned? You’re invited to speak at the EASTEC Lean & Green Resource Center and meet one-on-one with EASTEC show attendees.
You’ll receive a half hour for your presentation, including Q&A. Go to www.easteconline.com  for complete speaking information. Please respond by January 8, 2010.

I received multiple emails from my finance manager on the upcoming end of the year time reporting for salary folks. I found it quite humerous thinking how wasteful the requirements were that it detailed. It stated we needed to turn in our time for the end of the year by 12/16 in order to satisfy corporate HQ requirements. I must enter my actual time up to the 16th and then put in what I think I will work through the 1st and submit. Then if there is a change from what we estimate, we have to print out the submitted timecard, make manual changes, sign the changes, then get our boss to approve, and take to the Finance Manager to manually change!?!?! What is really hilarious is that we as salary are not supposed to fill out our actual time, just enter 8 hours M-F, no matter if you put in 40 hours or 80 hours.

WHAT DIFFERENCE DOES IT MAKE??????

Doesn’t seem like a big deal, an extra 5 minutes of my time to read the emails and submit my “40 hours” of time. However, we have several hundred salary folks in the plant and when you do the math it equates to 16 hours of waste!
That’s 2 days, well a day and a half, of work!

What a waste! I’m sure there is some SOX or other requirement somewhere that this needs to be done. Maybe some of you finance guys can educate me on this. However, think of how much time finance people have spent on this. What if they were helping us to make our business more profitable rather than the waste above?  What if everyone in the staff worked on eliminating a small problem on the floor instead?

If you’re interested in getting your finance and accoutants involved in your transformation check out Brian  Maskell’s site  here.  He does a great job of capturing and creating solutions to accounting waste!

I guess you just have to laugh. Someday we will get everyone pulling on the same rope in the same direction…..until then I can keep submitting ideas to Dilbert’s Scott Adams!

Bryan

Add to: Facebook | Digg | Del.icio.us | Stumbleupon | Reddit | Blinklist | Twitter | Technorati | Yahoo Buzz | Newsvine

Photo by dabdiputs under Creative Common Attribution

I’m doing a gemba walk and I find a tool setting on a piece of equipment.  I look at the shadow board for the area which is about 12 feet away.  What should I do?

1. Pick the tool up and put it in its place.
2. Deduct one point on the 5S audit form.
3. Stand in an imaginary 30″ circle and watch what happens to the tool.
4. Ask the operator why the tool is where it currently is.
5. Blame the operator and take the appropriate disciplinary action in accordance with the collective bargained agreement or the employee handbook whichever applies.
6. Some other distractor that I can’t come up with right now.

That’s an honest question.  After ruling out 1, 2, 5, and 6, I’m not sure whether watching or asking is better. Please take this poll:

We all know that the shadow board is the right place for all tools.  We know that everything is in its place in a glance.  The lean sensei from corporate told us to put everything on a nice board with label machine labels done up in the company colors.  Looks good right?

What if the tool is used where it is though?  It gets used there every few minutes.  Isn’t the right place for the tool at the point of frequent use?  But we need to have it on the shadow board because that tool is used at three places in the area and the shadow board is centrally located in order to reduce motion waste.  Why not buy three of the same tool?

All these questions are good and bring to a bigger question — what should the balance between waste reduction and work place organization be?  Is it more important to have fewer, and larger shadow boards throughout the work area or is it better to create visually obvious places for tools at their natural point of use?  Centralized shadow boards offer the advantage of requiring fewer tools, and they it is easier to assure that everything that will be needed is there with a couple quick scans.  Point of use storage offers the advantage of less motion waste but may require buying more than one of the same tool and are harder to scan quickly.

15 years ago I prided myself on making large elaborate shadows boards.  Monuments to my ‘creativity’ and ability to instill ‘discipline’ where there was none.  Over these 15 years I have realized that I cheated a lot of people out of better work environments due to my desire to create these impressive displays at the expense of operator convenience and efficiency.  Other people suffered for my pride and ignorance of the true intent of workplace organization and visuality.  People suffered for accepting my advice that they accepted of their own volition or because they were compelled to because of ‘organizational authority.’  I taught people the wrong things.

I have learned that the 5S should reduce waste and make people’s work life better — for them and for the companies that they comprise.  I have learned that my with authority that my position or perceived competence lends me comes a responsibility examine my own assumptions as to avoid harming others.

This leads to two questions:  How should I help people organize their work spaces today and going forward, and what actions do I take today and what things do I teach that will cause other people to suffer?

Bruce

Kevin Meyer at the Evolving Excellence blog does a nice series called 5 Questions in which he asks various people associated with lean five questions (good name for this series). I find myself implementing either lean or continuous improvement at my third organization and something that Michael Balle talked about a few months ago when he was answering Kevin’s 5 questions got me thinking (here is the post with Michael’s 5 answers to Kevin’s 5 questions) about when you should begin perfecting your value stream (create stability, eliminate waste, etc) and when you should ‘connect’ your value stream.

Although I recommend that you read the post in its entirety I would like to focus on part of Michael’s response to question # 4 – In your opinion what is the most misunderstood or unrecognized aspect of lean?  Quoting from Michael’s response (emphasis mine):

The second aspect of lean on which we tend to run in trouble is insisting on pulling ASAP, rather than “when we’re grown up”. There are all sorts of so-called “lean” arguments for not pulling: not enough stability, unclear flows, too large batches, too complicated and so on. I actually used to believe that and six or seven years ago disagreed with Freddy on the “pull as fast as you can” tack – I believed management control and stability took priority. I have now to accept (and confess) that the sites where they took this stance never ended up pulling and their improvement activities keep waxing and waning according to management energy. On the other hand, if we commit to pulling right from the start, we can immediately start levelling, clarifying value streams and reducing batch sizes – which starts “the river and the rocks”; The pull system gives an architecture to kaizen, which sustains further improvements. Every program I’ve seen that does kaizen without pulling ends up exhausting itself.

The now famous boat graphic (click to enlarge)

If you think about the ubiquitous boat on the water graphic that most of us have seen in one incarnation or another a bunch of times (the one where the boat is our process, the water represents our inventory, and the rocks and shoals represent the various instabilities in your current process), you can visualize the advantages to Michael’s (and my) approach to implementing lean – PULL AS SOON AS YOU DARE.

Establishing pull (and flowing where you can getting flowing quickly) early in your implementation will do a couple things for you:

1. It allows you to focus on the really important couple of things.  Before pull and flow your inventories probably jerk up and down very quickly and very frequently.  On days when your problems (instabilities) are underwater then everything is good.  On days when your inventories get very low then you are confronted with a bunch of problems all at once.  The stability in inventories created by pull will show you what your vital few problems are.  In our example above long set up times are our first problem and maybe we bump the bottom of our boat on poor housekeeping from time to time but the 800 pound gorilla will be changeovers and we get get “all hands” working on that.
2. It will find the level of inventories that you actually need today in order to service the customer.  Many times when implementing pull people have to increase inventory levels (remember the original intent of pull was to assure that there was enough inventory to service the customer).  People will often artificially drive inventories low in their MRP systems to meet arbitrary inventory reduction goals.  Pull (and specifically kanban) will put a system in place which will allow you to reduce inventories over time.
3. It brings inherent advantages over push scheduling.  These include but are not limited to (I invite you to add more in comments below): avoid over-production by replenishing actual consumption instead of building to a forecasted model of demand (reality is more accurate than a guess no matter how educated except in the special case of luck), pull is a self-adjusting system for variations in demand and lead time within constraints imposed by your selected ’safety stock’, pull provides buffers for error propagation at selected points in the value stream (supermarkets) which mute (if not moot) the bullwhip effect from gain amplitude as it tsunamis its way through you value stream, and it is generally simpler than most forms of push which I suggest is an advantage.

A former boss of mine used to talk about getting a ‘connected value stream’ before obsessing with perfecting.  His argument was the same as Michael’s.  Bryan challenged me to help him with end to end pull (integrating vendors and customers) in a very narrow value stream when he was a Value Stream Champion and I was his sensei in a previous life.  Womack and Jones dub the five lean principles: Identify Value, Map the Value Stream, Create Flow, Establish Pull, and Seek Perfection.  They consistently present them in that order.  I can’t say that they intend that to be a prescriptive schedule for lean implementation but they have maintained the integrity of that order throughout the years.  I think that is a pretty good order though because pull comes before perfect.

I say “be bold and pull early!”  What say you?

Bruce

]]> http://columbiatechconsulting.wordpress.com/2009/12/04/steps-to-implement-lean-to-operations/ Fri, 04 Dec 2009 23:50:42 +0000 John Paulson http://columbiatechconsulting.wordpress.com/2009/12/04/steps-to-implement-lean-to-operations/

What does it take to implement lean to operations? 

1. Stop thinking about it, and start doing it!’ ..and you don’t need a team of consultants to make it happen. Chances are, in this current economy, your operations are not running at full capacity giving your organization the opportunity to place resources on your lean improvement initiative. Now may be the best time. 

2. Understand your current business processes, chart it out, communicate it to the entire team. Let the team pick it apart. Expect many revisions and adjustments until you get the final result. You’ll be surprised how valuable this chart will be. 

3. Choose one element of the process to incorporate lean, such as materials. One important lean element is to eliminate ”push” production for a “pull” system. In other words, you should strive never to produce finished goods to fill a forecast or warehouse minimum/ maximum, but only to fill customer orders (the ideal situation). When you base all of your production on the pull of a customer order, you eliminate waste, excess inventory and many other issues. Start eliminating the waste associated with work order management by utilizing back-flush concepts.

Or within manufacturing for instance, you can incorporate lean to  a production line. Start at the beginning and follow a piece or pieces through the process, and time it, recording the time taken by every step, and the times in between where parts or completed products sit idle, as work in process or finished-goods inventory. Be sure to record any times where your people or machines are idle, waiting for work to cycle to their step in the process. At the end of this exercise, you will likely end up with some surprises when you measure the time where value is added to your product or process against idle time, or time spent in activities such as materials handling or inventory buildup.    

4. List ALL ideas; Soon, after working this exercise a few times, you or your manufacturing team will quickly generate ideas about how to improve the flow and efficiency of your operations. This will help others in the team to expand on ideas from others, and generate creative ideas. 

5. Once your team understands the current state, begin to map out an ideal “future state” of the specific process. The team can identify and eliminate the wasteful steps in the process. This future state gives the team a goal to work towards. 

6. Once the team mapped out the future state, you can begin scheduling improvement events to begin reducing waste in the process. Once the specific improvement initiative is completed, monitor, and move on to the next improvement initiative and begin the cycle again. It’s a never ending process. 

Small successes to start are important. Begin the ‘hit list’ with attacking the low hanging fruit first. For instance, spend a week on finished goods inventory, and trim down the waste there. Later, spend a week reducing work-in-process inventory, then a week improving the flow in your process by moving machines or processes around. As you work through these events, you will slowly make progress toward your ideal future state. 

Also note; Lean is not just for manufacturing operations. Lean can be incorporated throughout the organization, and throughout the supply chain. And remember, your people are an important asset in the lean initiative.

Grettings,

I had a great conversation with Gary Stevens of Madison Polymeric Engineering in Branford.

Gary is a past chair of  Chapter 148.  He is interested in helping out the chapter and will eventually take the treasurers position.

Short term Gary will start contacting the roster of SME members and tell them about the web site and this BLOG…

He will also handle the feed back we get, so we can get the chapter to offer value to our local members.

Go ahead and leave a reply here to welcome Gary…       And check out the web site at  http://sme148centralct.homestead.com/Chapter-148-HOME.html

Thanks,

Robert

“ So far we’ve talked about innovations that involve the introduction in production vehicles of ideas already fairly well understood on the technical level. We’ve listed a number of advances of this type in the 1980s, and many more will be available in the 1990s -in particular, the application of electronics to mechanical vehicle systems such as vehicle suspension and the availability of mobile communications at lower cost in a much wider variety of vehicles. But what about epochal innovations- really big leaps in technological know-how such as would be entailed in workable fuel-cell power units or all-plastic body structures or sophisticated navigation and congestion-avoidance systems? As we will see, the 1990s may prove a time for such innovations. Can lean producers respond to these much more daunting challenges?

In fact, the world auto industry has lived during its first century in a benign environment -demand for its products has increased continually, even in the most developed countries; space has been available in most areas to expand road networks greatly; and the earth’s atmosphere has been able to tolerate ever-growing use of motor vehicles, with minor technical fixes in the 1970s and 1980s designed to solve smog problems in congested urban areas. Shortly, the environment for operating motor vehicles may become much more demanding.

Demand for cars is now close so saturation in North America, Japan, and the western half of Europe. A small amount of incremental growth will be possible in the 1990s, but by the end of the century producers in these markets will need to provide consumers with something new if they want to increase theirs sales volume (measured in dollars or marks or yen rather than units). Moreover, the growth of vehicle use and increasing resistance to road building have made the road systems of these regions steadily more congested, gradually stripping motor-vehicle use of its pleasure…” Pp135-137

The Luxury Hybrid machine from Toyota

“ …Our goal is to specify the ideal enterprise in much the way buyers of such a craft-built cars as the Aston Martin used to specify the car of their dreams. Unfortunately, no such dream machine currently exists, so we will create it: Multiregional Motors (MRM).

The management challenge, we believe, is simple in concept: to devise a form of enterprise that functions smoothly on a multiregional basis and gains the advantage of close contact with local markets and the presence as an insider in each of the major regios. At the same time, it must benefit from access to systems for global production, supply, product development, technology acquisition, finance, and distribution…

…The key features of what we call Multiregional Motors are as follows:

An integrated, global personnel system that promotes personnel from any country in the company as if nationality did not exist. Achieving this goal obviously will require great attention to learning languages and socialization and a willingness on the part of younger personnel to work for much of their career outside their home country. However, we already see evidence that younger managers find career paths of this type attractive….

A set of mechanisms for continuous, horizontal information flow among manufacturing, supply systems, product development, technology acquisition, and distribution. The best way to put these mechanisms in place is to develop strong shusa-led teams for product development, which brings these skills together with a clear objective…

Teams would stay together for the life of the product, and team members would then be rotated to other product-development teams, quite possibly in other regions and even in different specialties (for example, product planning, supplier coordination, marketing). In this way the key mechanism of information flow would be employees themselves as they travel among technical specialties and across the regions of the company. Everyone would stay fresh and a broad network of horizontal information channels would develop across the company…

A mechanism for coordinating the development of new products in each region and facilitating their sale as niche products in other regions -without producing lowest-common denominator products. The logical way to accomplish this goal is to authorize each region to develop a full set of products for its regional market. Other regions may order these products for cross shipment as niche products wherever demand warrants…” Pp 223 – 227

Womack P. James,  T. Jones Daniel &  Roos Daniel (1990) The machine that changed the world. How Lean Production revolutionized the Global Car Wars. Ed. Simon & Schuster UK, Ltd. UK.

Many of us have experienced the value of lean operations and understand what it takes to be a ’lean enterprise’. However, only a small percentage of companies are successful “lean enterprises.” Numerous companies have tested the waters with lean, but are hesitant to jump in. Others fear change. In my 25+ years in manufacturing and visiting some of the nations leading manufacturers, I have seen the impressive results of lean conversion, in both large and small manufacturers. It’s not rocket science, and can be done in small increments, but it is a change in the way we operate from tradition. I have found that a change from traditional operations is the challenge for most companies.  Understand it is not a cure-all that you implement once for immediate results; it is a continual process of improvement and repetitive study in operations. For many, it is a completely new way of thinking, a new way of life in manufacturing operations, in order to maintain, or improve, your competitive edge in operations. 
Do you need special software or hardware to make it happen?  No. I have implemented lean concepts to manufacturing operations with limited ERP system functionality providing positive results. However, understanding how to leverage your ERP system functionality will go far to optimize your lean initiative which I’ll talk about in my next Blog post.

Introduction

This International Standard is one of three International Standards dealing with quality system requirements that can be used for external quality assurance purposes. The quality assurance models, set out in the three International Standards listed below; represent three distinct forms of quality system requirements suitable for the purpose of a supplier demonstrating its capability, and for the assessment of the capability of a supplier by external parties.

a)      IS0 9001, Quality systems- Model for quality assurance in design, development, production, installation and servicing for use when conformance to specified requirements is to be assured by the supplier during design, development, production, installation and servicing.

b)      IS0 9002, Quality systems -Model for quality assurance in production, installation and servicing for use when conformance to specified requirements is to be assured by the supplier during production, installation and servicing.

c)      IS0 9003, Quality systems -Model for quality assurance in final inspection and test for use when conformance to specified requirements is to be assured by the supplier solely at final inspection and test. It is emphasized that the quality system requirements specified in this International Standard, IS0 9002 and IS0 9003 are complementary (not alternative) to the technical (product) specified requirements. They specify requirements which determine what elements quality systems have to encompass, but it is not the purpose of these International Standards to enforce uniformity of quality systems. They are generic and independent of any specific industry or economic sector. The design and implementation of a quality system will be influenced by the varying needs of an organization, its particular objectives, the products and services supplied, and the processes and specific practices employed. It is intended that these International Standards will be adopted in their present form, but on occasions they may need to be tailored by adding or deleting certain quality system requirements for specific contractual situations. IS0 9000-l provides guidance on such tailoring as well as on selection of the appropriate quality assurance model, viz. IS0 9001, IS0 9002 or IS0 9003.

Read the full article here

4. Triển Khai Lean

4.1 Sự Tham Gia của Lãnh Đạo Cấp Cao

Cũng như bất kỳ dự án quan trọng nào khác về cải tiến quy trình, sự cam kết và hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là điều thiết yếu. Chắc chắn sẽ nảy sinh nhiều vấn đề khi triển khai hệ thống lean và các vấn đề này chỉ có thể được giải quyết khi ban Giám đốc toàn tâm với việc triển khai thành công lean.

4.2 Bắt Đầu bằng Việc Triển Khai Lean Từng Phần

Một số công ty bước đầu chỉ triển một phần của lean manufacturing và dần dần tiến tới triển khai toàn diện hơn. Trong một cuộc khảo sát tại các công ty sản xuất ở Mỹ bởi tạp chí Industry Week trong năm 2004, trong số các công ty đã bắt đầu các chương trình lean manufacturing có 39.1% cho biết chỉ triển khai một số ứng dụng của lean, 55.0% triển khai hầu hết các ứng dụng và chỉ có 5.9% cho biết đã triển khai lean toàn diện.

Một số bước đơn giản ban đầu gồm có:
• Đo lường, theo dõi công suất và sản lượng của thiết bị;
• Thiết lập và tài liệu hoá các quy trình sản xuất rõ ràng hơn;
• Triển khai hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng;
• Quy hoạch lại cách bố trí mặt bằng sản xuất.

4.3 Bắt Đầu với Quy Mô Nhỏ

Chúng tôi đề xuất rằng các công ty triển khai lean nên thử nghiệm ở một bộ phận nhỏ trong hoạt động trước khi áp dụng cho toàn bộ hoạt động sản xuất, nhất là khi chuyển đổi từ hệ thống “push” sang “pull” vì sự thay đổi này có thể gây gián đoạn sản xuất. Ví dụ như, có thể thử nghiệm trên một dây chuyền sản xuất hoặc một chuỗi quy trình nhỏ vì điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro làm gián đoạn công việc. Tiến hành huấn luyện nhân viên về các nguyên tắc của lean, đồng thời thuyết phục những người khác trong công ty về lợi ích của lean.

4.4 Nhờ Chuyên Viên

Chúng tôi đề xuất các công ty tư nhân Việt Nam nên sử dụng dịch vụ tư vần từ một chuyên viên về lean manufacturing để hướng dẫn triển khai hệ thống lean. Đặc biệt sự chuyển đổi từ hệ thống sản xuất “push” sang “pull” có thể gây gián đoạn sản xuất, do đó quá trình này nên được sự hướng dẫn của một chuyên viên có nhiều kinh nghiệm liên quan.

4.5 Lập kế hoạch

Công ty nên thiết lập một kế hoạch triển khai chi tiết và rõ ràng trước khi tiến hành chuyển đổi sang lean. Có thể tải bài báo Building the lean machine (Xây dựng cỗ máy lean) trong tạp chí Advanced Manufacturing, kỳ báo tháng 9 năm 2000 để có thể tham khảo danh sách các vấn đề cần được bao gồm trong kế hoạch triển khai.

5. Kết Hợp Lean với Các Hệ Thống Khác

5.1 Hệ Thống Sản Xuất Toyota

Mặc dù bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), Lean Manufacturing đã được nhiều công ty đón nhận và vì thế đã được mở rộng phạm vi hơn so với TPS. TPS có thể được xem là cách triển khai lean thuần túy cho một công ty cụ thể. Trong hệ thống TPS, các chủ đề chính được nhấn mạnh bao gồm:

1. Chuẩn hoá quy trình – Tất cả các quy trình sản xuất đều rất cụ thể về nội dung công việc, chuỗi sự kiện, thời gian và kết quả. Mục tiêu là loại trừ những khác biệt trong cách công nhân thực hiện công việc.

2. Bàn giao trực tiếp – Mọi điểm kết nối giữa khách hàng với nhà cung cấp phải hoàn toàn trực tiếp, và phải luôn luôn được thể hiện một cách rõ ràng, có-hay-không, để truyền đạt yêu cầu sản xuất giữa nhà cung cấp và khách hàng. Điều này đảm bảo nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm tới mức tối đa và luồng thông tin được tối ưu.

3. Luồng sản xuất – Đường đi của mỗi sản phẩm và dịch vụ phải thật đơn giản và rõ ràng, với luồng sản xuất đã định trước. Điều này có nghĩa là sản phẩm không được đưa tới nhân viên hay máy còn trống kế tiếp, mà được đưa tới một nhân viên hay máy cụ thể đã định và nhân viên hay máy này nên được đặt ở vị trí càng gần nguồn cung cấp càng tốt.

4. Giao quyền cho công nhân trong cải tiến quy trình – Tất cả các cải tiến phải được thực hiện dựa theo phương pháp khoa học, dưới sự giám sát của một chuyên viên, nhưng nên bắt nguồn từ cấp thấp nhất trong tổ chức. Toyota khuyến khích công nhân đề xuất các cải tiến cho quy trình sản xuất bằng cách triển khai thử nghiệm, nhưng bất cứ thay đổi nào trong quy trình sản xuất đều phải được định nghĩa chi tiết theo chuẩn mực của Toyota về Chuẩn Hoá Công Việc, như mô tả ở trên.

5.2 Lean Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp luận có hệ thống nhằm cải tiến đột phá quy trình sản xuất bằng cách xác định những nguyên nhân gây ra biến động trong quá trình sản xuất và dẫn đến phế phẩm, để rồi sau đó loại trừ các biến động này và giảm thiểu phế phẩm. Vì loại trừ phế phẩm cũng là một mục tiêu then chốt của Lean Manufacturing nên các công cụ về thống kê và giải quyết vấn đề của Six Sigma có thể được sử dụng khi triển khai Lean Manufacturing. Thông thường khi hai phương pháp này được triển khai đồng thời, người ta gọi đó là “Lean Six Sigma”. Để biết thêm thông tin về Six Sigma, xin tham khảo bài viết Giới thiệu về Six Sigma cho Doanh Nghiệp Việt Nam của Mekong Capital.

5.3 Lean và ERP

Hoạch Định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) bắt nguồn từ hệ thống Hoạch Định Yêu Cầu Vật tư (MRP), trong đó lịch sản xuất được thiết lập dựa trên kế hoạch sản xuất theo mô hình “push”. Lịch sản xuất được cập nhật dựa trên thông tin về tình hình sản xuất đưa từ xưởng tới hệ thống MRP. Một vấn đề thường nảy sinh với hệ thống MRP là dữ liệu về tình hình sản xuất và hàng tồn kho từ xưởng không được ghi nhận kịp thời hoặc sai sót, dẫn đến việc sử dụng các giả thiết không chính xác trong kế hoạch sản xuất của hệ thống MRP, khiến gây ra tắc nghẽn hoặc hệ thống MRP đưa ra yêu cầu mức tồn kho dự phòng cao hơn mức cần thiết. Hầu hết các phần mềm ERP đều được thiết kế cho hệ thống sản xuất theo mô hình “push” và được hoạch định tập trung.

Gần đây một số hệ thống ERP cũng được tối ưu hóa để hỗ trợ lean manufacturing. Các công ty nên cân nhắc điều này khi lựa chọn hệ thống ERP. Để biết thêm thông tin về việc đánh giá tính phù hợp của hệ thống ERP cho Lean Manufacturing, xin tham khảo bài viết của Brian Nakashima, Can Lean and ERP Work Together? (Liệu có thể kết hợp Lean và ERP?), trong tạp chí Advanced Manufacturing.

Cũng xin lưu ý rằng các hệ thống ERP thường bao gồm một số tính năng không liên quan đến hoạch định sản xuất – ví dụ như kế toán, phân tích tài chính, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, v.v…. Các tính năng này có thể đem lại nhiều lợi ích cho công ty và không gây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai lean manufacturing.

5.4 Lean và ISO9001:2000

ISO9001:2000 là một hệ thống quản lý chất lượng giúp đảm bảo rằng công ty có một hệ thống cơ bản để đáp ứng yêu cầu chất lượng của khách hàng một cách nhất quán. So với ISO9001:2000, Lean Manufacturing có thể được xem như một hệ thống quản lý tính hiệu quả nhằm làm giảm tất cả sự lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất. Mặc dù các mục tiêu này cũng trùng lắp trên nhiều phương diện, đặc biệt cả hai đều nhằm giảm thiểu mức phế phẩm đến tay khách hàng, nói chung hai hệ thống vẫn có nhiều điểm khác biệt quan trọng. Ví dụ, một công ty có thể tuân thủ 100% theo ISO9001:2000, nhưng mức độ lãng phí và kém hiệu quả vẫn còn cao. Một cách phân biệt quan trọng là ISO9001:2000 đòi hỏi các quy trình trong công ty phải đạt tới một tiêu chí tối thiểu, trong khi Lean nhắm tới cải tiến quy trình liên tục và cung cấp một loạt phương pháp để đạt được các cải tiến này. Nhìn chung, ISO9001 được xem như một nền tảng tốt cho Lean và cả hai phương pháp đều bổ sung cho nhau.

3. Công Cụ & Phương Pháp trong Lean Manufacturing

3.1 Chuẩn Hoá Quy Trình (Standard Work)

Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá.

Các hướng dẫn công việc chuẩn trong Lean Manufacturing thường được định nghĩa và viết ra ở mức chi tiết hơn nhiều so với yêu cầu tối thiểu đáp ứng điều khoản 7.5.1. của phiên bảng ISO9001:2000 về “Kiểm Soát Sản Xuất và Cung Cấp Dịch Vụ” (Control of Production and Service Provision), cụ thể dưới hình thức chuẩn hoá các thao tác và trình tự công việc cho từng công nhân.

Việc chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing bao gồm một số thành phần chính:

1. Trình tự công việc chuẩn – Đây là trình tự một người công nhân phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc. Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân. Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.

2. Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) là tần xuất một sản phẩm được làm ra. Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục.

3. Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Mức tồn kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu. Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước.

3.2 Truyền Đạt Quy Trình Chuẩn cho Nhân Viên

Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết. Điều này đặc biệt đúng với trường hợp ở Việt Nam khi có nhiều công nhân với mức học vấn thấp sẽ thấy các bảng hiển thị bằng hình ảnh dễ hiểu hơn so với các tài liệu văn bản. Một số công ty thậm chí áp dụng việc huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay các vấn đề liên quan về an toàn lao động.

3.3 Quy Trình Chuẩn và Sự Linh Hoạt

Một số doanh nghiệp ở Việt Nam thể hiện sự lo ngại rằng việc thiết lập các quy trình chuẩn về sản xuất sẽ dẫn đến sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Mặc dù quy trình chuẩn đòi hỏi có mức độ chi tiết cao, ở Lean Manufacturing, các hướng dẫn công việc chuẩn nên được cập nhật thường xuyên càng tốt nhằm gắn kết với các cải tiến quy trình đang diễn ra. Trong thực tế, các công ty được khuyến khích tối đa hoá tốc độ cải tiến quy trình đồng nghĩa với việc cập nhật liên tục các hướng dẫn công việc chuẩn. Ngoài ra một quy trình chuẩn thường bao gồm các hướng dẫn rõ ràng để công nhân xử lý các tình huống bất thường, do đó thúc đẩy họ ứng xử theo cách linh hoạt đối với các tình huống bất thường.

Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc chuẩn bị và phân phát các tài liệu cần thiết, các bảng hiển thị, cũng như đảm bảo rằng bất kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới. Một khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn có thể được bổ sung một cách thường xuyên. Trên thực tế, các công ty áp dụng lean manufacturing như Toyota được biết đến bởi dự linh hoạt cả dưới hình thức sản phẩm đa dạng và khả năng cải tiến các quy trình sản xuất một cách nhanh chóng, vì vậy giúp công ty phản ứng nhanh hơn đối với các thay đổi về nhu cầu của khách hàng.

3.4 Quản Lý bằng Công Cụ Trực Quan (Visual Management)

Các hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan cho phép các công nhân của xưởng được thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả nhất. Các bảng hiển thị lớn nói chung thường là công cụ thông tin hiệu quả hơn cho công nhân trong chuyền sản xuất so với các báo cáo và chỉ thị vì vậy nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Trong trường hợp cần cải thiện sự tuân thủ đối với một quy trình thì việc trình bày trực quan giúp nhóm hiểu rõ hơn một quy trình phức tạp bao gồm các bước thao tác đúng, cách thực hiện đúng cho từng động tác, các mối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các hoạt động và với các tác nhân khác. Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau:

1. Các bảng hiển thị trực quan – Các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, các thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân. Ví dụ, biểu đồ xu hướng về hiệu suất thực hiện, % dao động của tỷ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng trong tháng, v.v…

2. Các bảng kiểm soát bằng trực quan – Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng, v.v… Ví dụ các bảng màu chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quy trình vận hành vượt mức cho phép. Các thẻ Kanban là một ví dụ khác về kiểm soát bằng trực quan.

3. Các chỉ dẫn bằng hình ảnh – Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẻ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng.

3.5 Chất Lượng từ Gốc (hay “Làm Đúng ngay từ Đầu”)

Chất Lượng từ Gốc hay “Làm Đúng ngay từ Đầu” có nghĩa là chất lượng nên được đưa vào quy trình sản xuất để khuyết tật không có điều kiện phát sinh – hay một khi xuất hiện sẽ ngay lập tức bị phát hiện. Các hệ thống Lean Manufacturing thường nhắc đến từ “Jidoka” trong tiếng Nhật có nghĩa là các vấn đề nên được xác định và loại trừ ngay tại nguồn phát sinh.

Một số yêu cầu chính có liên quan:

1. Kiểm tra trong chuyền – Trách nhiệm chính của công tác kiểm tra chất lượng được thực hiện trên chuyền sản xuất bởi công nhân, không phải bởi các nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập lấy mẫu xác suất. Mặc dù một số nhân viên kiểm soát chất lượng vẫn thường được sử dụng trong các chuyền lean, vai trò của họ khá hạn chế (lý tưởng vẫn là không có nhân viên kiểm soát chất lượng vì sự hiện diện của họ được xem là một dạng lãng phí đối với Lean Manufacturing).

2. Kiểm soát tại nguồn – Với yêu cầu này, bản thân các nhân viên kiểm tra chất lượng không đi tìm khuyết tật sản phẩm mà tìm nguồn gây ra khuyết tật. Chẳng hạn, họ có thể kiểm tra xem các quy trình chuẩn có được công nhân tuân thủ không, hay trong trường hợp phát sinh khuyết tật trên sản phẩm, họ có thể chịu trách nhiệm xác định nguồn gốc của các khuyết tật này. Từ cách làm này, công việc chủ yếu của nhóm kiểm soát chất lượng là giải quyết các nguồn gốc gây ra lỗi sản phẩm, triển khai các biện pháp ngăn ngừa và đào tạo cho công nhân để khuyết tật không tái xuất hiện.

3. Trách nhiệm rõ ràng giữa các công nhân – Với Lean Manufacturing, nếu không cố ý tồn kho bán thành phẩm, các công đoạn sẽ bàn giao sản phẩm trực tiếp, có nghĩa rằng các công nhân thuộc công đoạn trước chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm họ bàn giao cho công đoạn kế và nhận trách nhiệm khi có phát sinh khuyết tật trên sản phẩm. Mặt khác, nếu lượng tồn kho cao giữa hai công đoạn sản xuất, các công nhân thuộc công đoạn trước sẽ ít cảm thấy có trách nhiệm cá nhân đối với bất kỳ khuyết tật sản phẩm nào.

4. Poka Yoke – Phương pháp đơn giản để kiểm tra chất lượng trên chuyền sản xuất (không chỉ kiểm tra bằng mắt), được áp dụng để ngăn chặn các sản phẩm lỗi không cho đi tiếp sang công đoạn sau. Với Poka-Yoke, 100% sản phẩm được kiểm tra như một phần công việc của quy trình sản xuất. Biện pháp này được thực hiện tự động trên chuyền hay bởi các công nhân (không phải nhóm kiểm soát chất lượng).

5. Dừng quy trình có chủ ý – Khi có sản phẩm lỗi, hoạt động sản xuất sẽ bị dừng cho đến khi nguyên nhân gây lỗi được khắc phục. Hành động này giúp duy trì văn hoá không nhân nhượng khuyết tật đồng thời ngăn không để sản phẩm lỗi lọt sang quy trình sau và gây nhiều hậu quả lớn hơn. Chẳng hạn ở Toyota, bất kỳ một công nhân nào cũng được phép dừng chuyền sản xuất. Điều này giúp đảm bảo trách nhiệm giải trình bởi các công nhân ở công đoạn trước.

3.6 Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị (Value Stream Mapping)

Sơ đồ chuỗi giá trị là tập hợp các phương pháp giúp thể hiện trực quan luồng sản phẩm và thông tin qua quy trình sản xuất. Mục đích của phương pháp này là xác định các hoạt động làm tăng giá trị và các hoạt động không làm tăng giá trị. Sơ đồ chuỗi giá trị nên phản ánh những gì đang thực sự diễn ra hơn là những gì được mong muốn xảy ra nhờ đó các cơ hội cải tiến có thể được xác định.

Sơ đồ chuỗi giá thường được sử dụng trong các dự án cải tiến thời gian chu kỳ quy trình vì nó thể hiện chính xác cách thức hoạt động của một quy trình với yêu cầu thời gian và từng bước công việc chi tiết. Phương pháp này cũng được dùng trong phân tích và cải tiến quy trình bằng cách xác định và loại trừ khoảng thời gian liên quan đến các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm.

3.7 Phương Pháp 5S

Phương pháp 5S bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm sắp xếp khu vực làm việc của công nhân và tối ưu hiệu quả công việc.

1. Sàng lọc (Sort) – Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ thường được cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy. Những món ít khi hay không cần dùng đến nên được chuyển đến nơi khác hay bỏ đi.

2. Sắp xếp (Straighten/Set in order) – Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy. Mục tiêu của yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực hiện cho một công việc. Ví dụ, hộp công cụ cho công nhân hay nhân viên bảo trì có nhu cầu cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Trong hộp công cụ, từng dụng cụ được xếp ở một nơi cố định để người sử dụng có thể nhanh chóng lấy được công cụ mình cần mà không mất thời gian tìm kiếm. Cách sắp xếp này cũng có thể giúp người sử dụng ngay lập tức biết được dụng cụ nào đã bị thất lạc.

3. Sạch sẽ (Scrub/Shine) – Giữ các máy móc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém. Trong một số ngành, bụi bẩn là một trong những tác nhân chính gây lỗi cho bề mặt hay nhiễm bẩn màu trên sản phẩm. Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, một số công ty cho sơn nơi làm việc và thiết bị với màu sáng đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc.

4. Sẵng sàng (Stabilize/Standardize) – Đưa 3 công việc trên trở thành việc áp dụng thường xuyên bằng cách quy định rõ các thủ tục thực hiện các công việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ.

5. Sâu sát (Sustain) – Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng trở thành một phần văn hoá của công ty. Ngoài ra việc duy trì cũng bao gồm phân công trách nhiệm cho một nhóm giám sát việc tuân thủ các quy định về 5S.

3.8 Bảo Trì Ngăn Ngừa (Preventative Maintenance)

Bảo trì ngăn ngừa là một loạt các công việc thường nhật, thủ tục và các bước được thực hiện nhằm xác định và giải quyết các vấn đề tiềm tàng trước khi chúng phát sinh. Lean Manufacturing nhấn mạnh công tác bảo trì ngăn ngừa cần thiết cho việc giảm thiểu thời gian dừng máy do hỏng hóc và thiếu phụ tùng thay thế.

Khi độ tin cậy của thiết bị còn thấp, các nhà sản xuất buộc phải duy trì mức tồn kho bán thành phẩm cao để dự phòng. Tuy nhiên, tồn kho cao được xem là nguồn chính yếu gây lãng phí và sai sót trong Lean Manufacturing.

3.9 Bảo Trì Sản Xuất Tổng Thể (Total Productive Maintenance)

Bảo Trì Sản Xuất Tổng Thể (TPM) là phân công công việc bảo dưỡng cơ bản thiết bị bao gồm kiểm tra, vệ sinh, bôi trơn, cân chỉnh cho công nhân sản xuất là người vận hành thiết bị. TPM phân nhiệm rõ ràng trách nhiệm để công nhân chủ động và có trách nhiệm trong việc xác định, giám sát và khắc phục nguyên nhân gây ra sự cố đứng máy không cần thiết. Bằng cách phân bổ trách nhiệm cho các nhân viên vận hành máy, công tác bảo trì và thời gian dừng máy được giảm thiểu. Việc này cũng đòi hỏi nhân viên vận hành máy thường xuyên cập nhật cho nhóm bảo trì biết về tình trạng của thiết bị để các vấn đề kỹ thuật tiềm tàng sớm được phát hiện và ngăn ngừa.

Trong TPM, tổ bảo trì chịu trách nhiệm cho các hoạt động mang lại giá trị tăng thêm nhiều hơn như là cải thiện, đại tu và cải tiến hiệu năng thiết bị, sửa chữa hư hỏng và huấn luyện kỹ thuật cho nhân viên điều hành.

3.10 Thời Gian Chuyển Đổi/Chuẩn Bị (Changeover/setup time)

Lean Manufacturing nhắm tới việc giảm thiểu thời gian dừng chuyền bất hợp lý do chuẩn bị máy hay chuyển đổi sản phẩm vì máy dừng là nguồn lãng phí đáng kể. Việc này đòi hỏi một văn hoá liên tục cải tiến trong đó công ty không ngừng tìm cách giảm thời gian chuyển đổi và chuẩn bị máy.

Thường việc chuyển đổi nhanh chóng có thể đạt được phần nào bằng cách xây dựng các thông số kỹ thuật thật chuẩn (và được tài liệu hoá đầy đủ) cho việc sản xuất từng loại sản phẩm riêng biệt để không còn sự lo ngại về việc điều chỉnh lại các thông số trong quá trình chuyển đổi sản phẩm trên thiết bị. Các công ty có danh mục, màu sắc và quy cách sản phẩm đa dạng thường xem nhẹ chi phí chuyển đổi cho mỗi lần quy trình sản xuất phải dừng lại để thay khuôn, lau rửa dọn dẹp vật liệu thuộc quy cách trước còn đọng lại trên máy, điều chỉnh lại thông số thiết bị.v.v…

Có một số cách để giảm thiểu thời gian chuyển đổi/chuẩn bị bao gồm việc thay đổi cách sắp xếp mặt bằng của chuyền sản xuất, chuẩn bị sẵn sàng nguyên liệu và công cụ khi cần sử dụng hay sử dụng loại thiết bị có ngăn chứa đôi (phụ) nhằm tránh thời gian dừng thiết bị để làm vệ sinh.

3.11 Giảm Thiểu Quy Mô Lô Sản Xuất

Lean Manufacturing nhắm tới luồng sản phẩm di chuyển trên chuyền có quy mô lô càng nhỏ càng tốt, với điều kiện lý tưởng là luồng một sản phẩm, để bán thành phẩm giữa các công đoạn là tối thiểu. Quy mô lô sản xuất càng nhỏ sẽ giúp công đoạn trước càng có nhiều khả năng sản xuất đúng những gì được khách hàng yêu cầu và đúng lúc khách hàng cần đến.

Vì vậy, thay thế cho cách tổ chức với một vài chuyền sản xuất có quy mô các lô sản phẩm lớn, Lean Manufacturing thường ủng hộ cách tổ chức nhiều chuyền sản xuất có quy mô lô nhỏ, với quy hoạch dạng tế bào là một hình thức đặc trưng. Những lợi ích chính của các chuyền sản xuất nhỏ bao gồm:

• Quy mô lô nhỏ đồng nghĩa với ít bán thành phẩm hơn giữa các công đoạn sản xuất và cho phép công ty hoạt động gần với mô hình quy trình liên tục;
• Nhiều chuyền sản xuất có quy mô lô nhỏ cho phép nhiều quy cách sản phẩm khác nhau được triển khai đồng loạt, vì vậy sẽ giảm thiểu thời gian chết gây ra bởi việc chuyển đổi quy cách.
• Các chuyền sản xuất nhỏ hơn, cần ít công nhân hơn, sẽ nâng mức trách nhiệm của công nhân ở từng
chuyền cao hơn.

3.12 Quy Hoạch Mặt Bằng Xưởng và Vật Tư tại Nơi Sử Dụng.

Lean Manufacturing nhắm tới việc giảm thiểu các di chuyển và việc vận chuyển sản phẩm giữa hai công đoạn sản xuất. Tương tự, bán thành phẩm nên được giữ gần kề nơi sử dụng kế tiếp. Điều này giúp giảm
thiểu các yêu cầu khiêng vác vật tư, việc thất lạc vật tư, giảm thiểu việc vật tư bị hư hỏng do quá trình vận chuyển gây ra và đòi hỏi tôn trọng nguyên tắc sản xuất theo mô hình pull (lôi kéo).

3.13 Kanban

“Kanban” là hệ thống cấp đầy vật tư theo mô hình pull sử dụng các dấu hiệu tượng hình, như các thẻ treo phân biệt bằng màu sắc, để ra hiệu cho các chuyền phía trước khi chuyền sau cần thêm vật tư. Về tác dụng, Kanban là một công cụ thông tin hỗ trợ sản xuất theo mô hình pull. Một Kanban có thể là một thùng rỗng, một thẻ treo, bảng hiển thị điện tử hay bất kỳ hình thức gợi nhắc trực quan nào thích hợp. Có hai loại Kanban đặc trưng:

1. Kanban Cung Cấp – Một dấu hiệu từ khách hàng nội bộ đến nguồn cung cấp nội bộ cho biết loại
vật tư cần được cung cấp.

2. Kanban Tiêu Thụ – Một dấu hiệu từ nơi cung cấp nội bộ đến khách hàng nội bộ cho biết rằng vật tư đã sẵng sàng cho việc sử dụng. Trong trường hợp này, nơi cung cấp nội bộ sẽ không sản xuất thêm cho đến khi việc tiêu thụ được thực hiện bởi khách hàng bên trong.

Có nhiều biến thể trong hệ thống Kanban và trong thực tế có khá nhiều sách viết riêng về cách áp dụng Kanban hiệu quả nhất.

3.14 Cân Bằng Sản Xuất

Cân bằng sản xuất, hay điều độ sản xuất, nhắm tới việc bố trí lưu lượng sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu sự đột biến trong khối lượng công việc. Bất kỳ sự thay đổi nào về lượng nên được cân bằng để chúng diễn ra từ từ với càng ít sự thay đổi đột ngột càng tốt.

Điều này cho phép công ty tận dụng công suất sản xuất cao hơn đồng thời giảm thiểu việc chuyển đổi mẫu mã sản phẩm.

Yếu tố chính của cân bằng sản xuất đó là người chịu trách nhiệm ra lệnh sản xuất cho xưởng phải có một hệ thống tự động điều tiết các đơn hàng không để có sự đột biến về khối lượng sản xuất. Hệ thống này giúp việc phân bổ thiết bị và con người chính xác và dễ dàng hơn. Để áp dụng phương pháp này, công ty cần biết công suất thực và tốc độ thực hiện ở từng công đoạn sản xuất.

3.15 Người Giữ Nhịp (Pacemaker)

Để đảm bảo chức năng điều độ của luồng sản xuất liên tục trong lean manufacturing, mỗi công đoạn cần sản xuất với tốc độ phù hợp không quá nhanh hay quá chậm so với yêu cầu của công đoạn sau. Để đạt được điều này, cần có một công đoạn được chọn làm “người giữ nhịp”. Người giữ nhịp tạo ra nhịp độ sản xuất cho toàn chuyền và tốc độ sản xuất ở từng công đoạn được tăng hay giảm phù hợp với tốc độ của người giữ nhịp.

Trong Hệ Thống Pull Cấp Đầy, người giữ nhịp thường là công đoạn cuối chẳng hạn như phần rắp ráp hoàn chỉnh. Trong Hệ Thống Pull Sản Xuất Theo Đơn Hàng, người giữ nhịp thường là công đoạn gần nơi bắt đầu quy trình của chuỗi giá trị (value stream).

3.16 Mức Hữu Dụng Thiết Bị Toàn Phần (Overall Equipment Effectiveness)

Mức Hữu Dụng Thiết Bị Toàn Phần (OEE) là số đo khả năng tận dụng công suất tổng của các thiết bị cụ thể. OEE được chia ra hai phần:

• Mức hữu dụng (Availability) – lượng thời gian một thiết bị có thể hoạt động tối đa sau khi đã trừ đi thời gian dừng máy bắt buộc;
• Hiệu suất thực hiện (Performance efficiency) – sản lượng thực tế của máy khi hoạt động so với năng suất thiết kế tối đa hay sản lượng tối đa trong điều kiện hoạt động liên tục.

Ví dụ, nếu mức hữu dụng là 80% và hiệu suất thực hiện là 75%, vậy OEE sẽ là:
Mức hữu dụng x Hiệu suất thực hiện = OEE
80% x 75% = 60%

Khi phân tích OEE, nhiều công ty có thể ngạc nhiên khi thấy rằng còn rất nhiều khả năng để tăng sản lượng trên từng thiết bị cụ thể. Chẳng hạn, công ty có thể giảm thiểu:

• hỏng hóc thiết bị bất ngờ;
• thời gian dừng do chuẩn bị và điều chỉnh thiết bị;
• lãng công và ngưng chuyền do thiếu nguyên liệu, ùn tắc hay hoạch định sản xuất kém;
• Hoạt động thấp hơn tốc độ thiết kế do tay nghề công nhân kém, thiếu bảo trì hay các tác nhân khác;
• khuyết tật trên sản phẩm cần gia công lại;

Đo lường OEE rất có ích trong việc xác định các nguồn gây ách tắc, ra các quyết định đầu tư thiết bị và giám sát tính hiệu quả của các chương trình tăng năng suất thiết bị.

Tuy nhiên, Lean Manufacturing thường ưu tiên tối đa hoá việc dùng người hơn là việc tận dụng thiết bị. Một trong các lý do là các nhà máy sản xuất đa dạng về sản phẩm sẽ không có khả năng sử dụng tất cả các thiết bị trong mọi lúc vì các yêu cầu sử dụng máy khác nhau tùy từng loại sản phẩm.

2. Các Khái Niệm trong Lean Manufacturing

2.1 Việc Tạo Ra Giá Trị và Sự Lãng Phí

Trong Lean Manufacturing, giá trị của một sản phẩm được xác định hoàn toàn dựa trên những gì khách hàng thật sự yêu cầu và sẵn lòng trả tiền để có được. Các hoạt động sản xuất có thể được chia thành ba nhóm sau đây:
Các hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm (Value-added activities) là các hoạt động chuyển hoá vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm (Non value-added activities) là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hoá vật tư thành sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí. Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm. Một cách nhìn khác về sự lãng phí đó là bất kỳ vật tư hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua. Thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng được xem là lãng phí vì chúng có thể được loại trừ trong trường hợp quy trình sản xuất được cải thiện để loại bỏ các khuyết tật. Vui lòng tham khảo thêm phần.

2.2 liên quan đến các loại lãng phí.

Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm (Necessary non value-added activities) là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất ra sản phẩm nếu không có sự thay đổi đáng kể nào từ quy trình cung cấp hay sản xuất trong hiện tại. Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong ngắn hạn. Chẳng hạn như mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn.

Theo nghiên cứu của Trung Tâm Nghiên Cứu Doanh Nghiệp Lean (Lean Enterprise Research Centre) tại Anh Quốc cho thấy trong một công ty sản xuất đặc trưng thì tỷ lệ giữa các hoạt động có thể được chia ra như sau:

Hoạt động tạo ra giá trị tăng thêm 5%
Hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm 60%
Hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm 35%
—————————————————————–
Tổng các hoạt động 100%

Nghiên cứu này chỉ ra rằng có đến 60% các hoạt động ở tại một công ty sản xuất đặc trưng có khả năng được loại bỏ.

2.2 Những Loại Lãng Phí Chính

Nguyên thủy có 7 loại lãng phí chính được xác định bởi Hệ Thống Sản Xuất Toyota (Toyota Production System). Tuy nhiên, danh sách này đã được điều chỉnh và mở rộng bởi những người thực hành lean manufacturing, nhìn chung bao gồm các mục sau:

1. Sản xuất dư thừa (Over-production) – Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết. Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một cách chú chủ ý, kể cả trong những quy trình sản xuất được áp dụng lean.

2. Khuyết tật (Defects) – Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết.

3. Tồn kho (Inventory) – Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật liệu,
bán thành phẩm và thành phẩm. Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn
kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao hơn. Liên quan về khái niệm này, xin tham
khảo phần 2.5 bên dưới.

4. Di chuyển (Transportation) – Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất. Việc di chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất nên nhắm tới mô hình lý tưởng là sản phẩm đầu ra của một công đoạn được sử dụng tức thời bởi công đoạn kế tiếp. Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất.

5. Chờ đợi (Waiting) – Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả. Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến. Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên.

6. Thao tác (Motion) – Bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm. Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân.

7. Sửa sai (Correction) – Sửa sai hay gia công lại, khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên. Quá trình này không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung.

8. Gia công thừa (Over-processing) – Gia công thừa tức tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm – ví dụ như đánh bóng hay làm láng thật kỹ những điểm trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu và không quan tâm.

9. Kiến thức rời rạc (Knowledge Disconnection) – Đây là trường hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc được cần đến. Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấn đề, v.v…. Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất. Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử-sai tốn rất nhiều thời gian.

2.3 Sản Xuất Pull (Lôi Kéo)

Khái niệm trọng tâm của Lean Manufacturing là Pull Production (Sản Xuất Lôi Kéo), trong đó luồng sản xuất trong nhà máy được điều tiết bởi yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình “lôi kéo” hoạt động của các công đoạn đầu quy trình, vốn trái ngược với hoạt động sản xuất truyền thống theo lô sản phẩm mà trong đó hoạt động sản xuất được thúc đẩy từ đầu quy trình đến cuối quy trình dựa trên một lịch sản xuất định kỳ. Điều này có nghĩa rằng chỉ khi nào có nhu cầu (tính hiệu) ở công đoạn sau thì công đoạn trước mới tiến hành gia công nguyên liệu. Ví dụ trong hệ thống pull, một đơn đặt hàng tạo ra nhu cầu về thành phẩm, sau đó lần lượt tạo ra nhu cầu cho công đoạn lắp ráp hoàn chỉnh, rồi lắp ráp sơ bộ và đi tiếp ngược dòng chuỗi cung cấp. Việc triển khai cụ thể được tiến hành như sau:

1. Đơn hàng bắt đầu từ công đoạn cuối cùng – Khi một đơn hàng được nhận từ khách hàng và thông tin cho xưởng sản xuất, lệnh sản xuất trước tiên được đưa đến công đoạn ở cuối quy trình sản xuất (như đóng gói hay lắp ráp hoàn chỉnh) trái ngược với các công đoạn đầu của quy trình (chẳng hạn như sơ chế nguyên liệu). Cách làm này đòi hỏi một hệ thống thông tin hết sức hiệu quả để đảm bảo rằng các công đoạn cung cấp ở thượng nguồn liên tục nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ở các công đoạn về sau của quy trình sản xuất. Hãy tham khảo thêm phần 3.13 về Kanban để tìm hiểu thêm về ứng dụng này.

2. Sản phẩm được “lôi kéo” trong quá trình sản xuất dựa trên nhu cầu của công đoạn sau – Mỗi công đoạn sản xuất được xem là một khách hàng của công đoạn gần kề trước nó. Không có sản phẩm nào được gia công bởi công đoạn trước nếu công đoạn đứng sau (khách hàng) không yêu cầu.

3. Tốc độ sản xuất được điều phối bởi tốc độ tiêu thụ của các công đoạn sau – Mức độ sản xuất ở từng công đoạn hay tổ bằng với mức nhu cầu/tiêu thụ của công đoạn theo sau (khách hàng). Phương pháp pull tương tự như khái niệm sản xuất Just-in-Time (vừa đúng lúc) có nghĩa là nguyên vật liệu hay bán thành phẩm được giao đúng số lượng và “vừa đúng lúc” khi khâu sau cần dùng đến.

Trường hợp lý tưởng của hệ thống sản xuất pull là nguyên vật liệu sẽ được nơi cung cấp (công đoạn trước) chuẩn bị sẵn đúng lúc công đoạn sau cần đến. Điều này có nghĩa rằng toàn bộ lượng nguyên liệu tồn kho đều đang trong tình trạng được xử lý, chứ không phải đang chờ để được xử lý, và khách hàng thường phải hoạch định trước bằng cách dự đoán sẽ cần gì dựa trên thời gian đáp ứng của nhà cung cấp. Ví dụ, nếu nhà cung cấp cần 2 giờ để cung cấp nguyên liệu kể từ lúc được khách hàng yêu, khách hàng sẽ phải đặt lệnh yêu cầu 2 giờ trước khi nguyên liệu cần được sử dụng đến.

2.4 Các Mô Hình Khác Nhau của Hệ Thống Sản Xuất Pull

Nhiều nhà sản xuất áp dụng lean duy trì một lượng tồn kho có tính toán cho nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm nhằm:

• phòng khi nhu cầu khách hàng thay đổi;
• phòng khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu chậm hơn dự tính hay hoạt động sản xuất bị chậm trễ;
• điều hoà luồng sản xuất bằng cách sản xuất liên tục một số sản phẩm dù khách hàng chưa yêu cầu;
• thích ứng với thực tế rằng nguyên liệu phải được giao theo lô và thành phẩm phải được xuất theo lô;
• thích ứng với thực tế rằng việc gia công ở một vài công đoạn sản xuất phải được thực hiện theo lô do bản chất của thiết bị hay quy trình.

Nhìn chung, càng ít khả năng dự đoán các đơn đặt hàng, quá trình sản xuất càng bất ổn định (như là những chậm trễ và tắc nghẽn ngoài dự tính), hay mức độ tin cậy của các nhà cung cấp nguyên liệu càng thấp thì mức tồn kho được yêu cầu càng cao phòng khi có những biến động đột ngột trong nhu cầu của khách hàng, sự bất ổn định của sản xuất hay thiếu hụt nguyên vật liệu. Trong những trường hợp trên, các dây chuyền sản xuất lean cố ý duy trì lượng tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm làm vùng “đệm” dự phòng trước những thay đổi không lường trước được.

Để thích ứng với những tình huống vừa nêu, một số hệ thống khác nhau có thể được áp dụng cho mô hình sản xuất pull như sau:

1. Hệ Thống Pull Cấp Đầy (Replenishment Pull System) – Trong hệ thống này, công ty cố ý duy trì một lượng tồn kho thành phẩm cho từng chủng loại hay nhóm sản phẩm và chỉ khi tồn kho của một loại sản phẩm thấp hơn mức xác định thì một lệnh làm đầy kho được ban hành yêu cầu sản xuất thêm sản phẩm. Hệ thống cấp đầy tồn kho được áp dụng phổ biến hơn ở công ty có nhiều khách hàng nhỏ thường đặt mua các sản phẩm có quy cách chuẩn. Trong hệ thống này, lịch sản xuất được biết trước khá lâu nên mức tồn kho nguyên liệu cũng được quy định cụ thể.

2. Hệ Thống Pull Sản Xuất theo Đơn Hàng (Sequential Pull System) – Trong hệ thống này, các lệnh sản xuất chỉ được gởi đến xưởng sản xuất khi khách hàng bên ngoài yêu cầu. Tất cả sản phẩm được làm theo đơn đặt hàng. Hệ thống này được áp dụng phổ biến ở công ty có ít khách hàng nhưng là khách hàng lớn, mua các sản phẩm có yêu cầu đặc biệt. Mặc dù các công ty áp dụng hệ thống này nên có lượng kho thành phẩm thấp hơn, họ vẫn cần có kho nguyên liệu hay bán thành phẩm lớn hơn do lịch sản xuất không được biết trước (vì khó đoán trước chính xác khách hàng sẽ cần gì và vào khi nào).

3. Hệ Thống Pull Phức Hợp (Mixed Pull System) – Trong hệ thống phức hợp, một số thành phần của hệ thống cấp đầy và sản xuất theo đơn hàng được sử dụng hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ một công ty có thể sản xuất một số sản phẩm trên cơ sở cấp đầy tồn kho trong khi sản xuất một số sản phẩm khác với hệ thống làm theo đơn đặt hàng. Một chọn lựa khác, một công ty có thể áp dụng hệ thống cấp đầy tồn kho cho một phần của quy trình sản xuất và ap dụng hệ thống làm theo đơn hàng cho phần khác của quy trình sản xuất. Ví dụ
như một công ty duy trì một mức quy định tồn kho cho một số loại bán thành phẩm và chỉ sản xuất ra thành phẩm khi được khách hàng yêu cầu. Trong trường hợp này, công ty áp dụng hệ thống cấp đầy tồn kho cho quá trình sản xuất bán thành phẩm và áp dụng quy trình làm theo đơn hàng cho phần còn lại của chuyền sản xuất. Trong Hệ Thống Sản Xuất Toyota, quá trình sản xuất được kích hoạt cấp đầy một số loại thành phẩm để chúng có sẵn khi được cần đến.

2.5 Vì Sao Mức Tồn Kho Cao Làm Tăng Phế Phẩm và Lãng Phí

Pull production (sản xuất lôi kéo) giúp loại bỏ tồn kho không cần thiết giữa các công đoạn. Mức tồn kho cao giữa các công đoạn sản xuất dẫn đến tỷ lệ khuyết tật sản phẩm cao hơn vì những lý do sau:

1. Kiểm soát lỗi kém trong sản xuất theo lô – khi sản xuất theo lô, sẽ có nhiều sản phẩm lỗi được tạo ra trước khi bị phát hiện ở công đoạn sản xuất tiếp theo. Ví dụ, nếu kích thước mỗi lô ở công đoạn in bao là ba ngàn bao trước khi chuyển cho công đoạn kế tiếp, đồng thời nhân viên kiểm phẩm không phát hiện được lỗi (do chỉ kiểm xác suất), sẽ có rất nhiều khả năng là vô số bao in lỗi được tạo ra trước khi sai sót được phát hiện ở công đoạn sản xuất kế tiếp.

2. Hư hỏng và lãng phí do lưu kho và di chuyển – một số lỗi phát sinh trong quá trình di chuyển và trong thời gian lưu kho. Ví dụ trong ngành sản xuất đồ gỗ, việc bán thành phẩm bị tăng độ ẩm do tiếp xúc với môi trường ẩm trong quá trình gia công cũng được xem là lỗi. Trong khi đó, việc lưu kho cần thêm lao động, năng lượng và mặt bằng.

3. Trách nhiệm trực tiếp – khi bán thành phẩm nằm chờ xử lý giữa các công đoạn sản xuất, tức mất đi mối liên hệ trực tiếp giữa hai công đoạn. Công đoạn sau có rất ít khả năng phân biệt được một sản phẩm cụ thể do một công nhân hay nhóm nào sản xuất. Khi công nhân hay tổ ở công đoạn trước chịu trách nhiệm ít hơn sẽ càng có nhiều khả năng gây ra sản phẩm lỗi hay sai quy cách so với yêu cầu của khách hàng. Ngược lại, việc bàn giao trực tiếp và sử dụng ngay vật tư/bán thành phẩm bởi công đoạn theo sau sẽ giúp đảm bảo rằng công nhân hay tổ ở công đoạn trước nhận lãnh trách nhiệm hoàn toàn trong việc chỉ làm ra những sản phẩm tốt được công đoạn sau chấp nhận.

Tuy nhiên, như đã đề cập trong phần trước, có một số trường hợp tồn kho là điều thiết yếu đảm bảo điều hoà sản xuất vì vậy một số loại tồn kho nên được duy trì ở mức độ cho phép để quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

2.6 Tác Động của Hệ Thống Pull đối với Việc Hoạch Định Sản Xuất

Phần lớn các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam đều sử dụng hệ thống hoạch định trung tâm trong đó Trưởng Phòng Kế Hoạch Sản Xuất xây dựng lịch sản xuất và phân bổ lệnh sản xuất đến các phân xưởng để xử lý theo lô sản phẩm. Đây là hệ thống sản xuất Push (thúc đẩy), có nghĩa rằng nguyên vật liệu được đẩy đi qua quy trình sản xuất dựa vào lịch sản xuất. Mô hình Hoạch Định Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu (Materials Requirements Planning hay MRP) của phần lớn các hệ thống Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (Enterprise Resource Planning hay ERP) hoạt động trên cơ sở này.

Trong một hệ thống sản xuất Push, nếu hệ thống dự báo sản xuất không chính xác (vốn phổ biến ở các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam) hoặc Trưởng Phòng Kế Hoạch Sản Xuất không có thông tin đầy đủ về tình hình sản xuất và nhu cầu ở từng công đoạn hoặc không có công cụ hữu hiệu để phân tích nhu cầu (đây cũng là trường hợp đặc thù ở các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam), người phụ trách có thể phân bổ quá nhiều hoặc quá ít việc cho các tổ và công đoạn khác nhau, vì vậy sẽ dễ dẫn đến tắc nghẽn luồng sản xuất, dư thừa về tồn kho, rất ít khả năng triển khai sản xuất trên cơ sở quy trình liên tục và nói chung là kém hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên.

Ngược lại, ngoại trừ việc cân bằng sản xuất, yếu tố chính của hệ thống sản xuất pull đó là việc phân bổ luồng công việc cho xưởng sản xuất được xác định dựa trên nhu cầu của chuyền sản xuất chứ không phải lịch sản xuất hay hệ thống phân bổ sản xuất được hoạch định bởi hệ điều hành trung tâm.

Mặc dù các doanh nghiệp sản xuất áp dụng lean vẫn có một kế hoạch sản xuất, kế hoạch này chủ yếu
được sử dụng cho các mục tiêu sau:

• hoạch định yêu cầu năng suất thiết bị, bao gồm những thay đổi đối với thông số của các chuyền hay các cell (ô/ngăn gia công sản phẩm);
• hoạch định yêu cầu nhân lực;
• điều hoà các lệnh sản xuất cho xưởng (xem phần 3.14 về Cân bằng sản xuất); và
• (trong một số trường hợp) hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.

2.7 Quy Trình Liên Tục

Quy trình liên tục là việc phối hợp các thao tác và hoạt động của thiết bị trở thành một luồng hài hoà hoàn hảo, trong đó bán thành phẩm liên tục ở trong trạng thái chuyển đổi và không bao giờ phải nằm ứ đọng trong tình trạng chờ đợi để được xử lý. Quy trình liên tục loại trừ thời gian chờ đợi của bán thành phẩm, thiết bị hay công nhân.

Trong quy trình liên tục, điều kiện lý tưởng là chuỗi một sản phẩm (one-piece flow) hay các lô gia công có số lượng nhỏ có thể được xử lý mà không tốn thời gian chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất.

Quy trình liên tục có thể yêu cầu việc tái thiết kế mặt bằng sản xuất từ việc sắp đặt các nhóm hay công
đoạn tương tự nằm gần kề nhau trở thành các chuyền sản xuất phối hợp, trong đó bán thành phẩm có thể di chuyển nhanh chóng và dễ dàng từ công đoạn này sang công đoạn khác.

Quy trình liên tục có thể giúp giảm thiểu đáng kể tổng thời gian chu trình sản xuất. Ví dụ:

• Công ty Simms Fishing Products, chuyên sản xuất trang phục dành cho ngư dân có cơ sở ở Mỹ, khi áp dụng Lean Manufacturing, tổng thời gian quy trình sản xuất của họ giảm xuống từ 17 ngày xuống chỉ còn 2-3 ngày.
• Công ty Woodland Furniture, chuyên sản xuất đồ gỗ cao cấp có cơ sở ở Mỹ, sau khi áp dụng Lean đã rút ngắn thời gian giao hàng từ 12 tuần xuống chỉ còn 1 tuần.

2.8 Phối Hợp Quy Trình Liên Tục và Không Liên Tục

Đôi khi quy trình liên tục không khả thi đối với một số công đoạn trong quy trình sản xuất. Trong trường hợp này thì quy trình liên tục chỉ có thể được triển khai ở một số khâu trong quy trình sản xuất. Một số điển hình trong đó quy trình liên tục không phù hợp đối với một vài công đoạn sản xuất như sau:
• Thời gian chu kỳ không đồng bộ giữa một số công đoạn trong đó một số quy trình vận hành với chu kỳ rất nhanh và phải chuyển đổi để đáp ứng nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau.
• Khoảng cách giữa các công đoạn là điều không tránh khỏi trong một vài trường hợp và có nghĩa rằng việc di chuyển nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng lô tương đối lớn.
• Một số quy trình có độ tin cậy quá thấp nên không thể dự báo về hiệu suất và có thể gây gián đoạn cho hoạt động của quy trình liên tục.
• Một số công đoạn phải được thực hiện theo lô lớn. Ví dụ lò sấy gỗ hoạt động theo chu kỳ với các lô lớn nên gỗ ra lò sau đó sẽ được lưu trữ trong kho một thời gian vì lượng gỗ không thể được dùng hết
ngay một lần.
• Đôi lúc phế phẩm hay vật liệu thải ra sau khi gia công được giữ lại dưới dạng tồn kho để sử dụng về sau nhằm gia tăng hiệu suất sử dụng vật tư. Ví dụ một số mẩu gỗ còn dư sau khi cắt có thể được sử dụng lại về sau khi có nhu cầu sử dụng gỗ với quy cách tương ứng các mẩu nhỏ còn lại. Điều này có nghĩa là một số tồn kho bán thành phẩm có thể được tạo ra một cách có chủ ý ở các công đoạn mà phế phẩm có thể dùng lại được. Trong trường hợp này, một luồng sản xuất liên tục hoàn toàn sẽ dẫn đến mức lãng phí cao hơn so với cách tối đa hiệu suất mà trong đó phế phẩm hay các mẫu thừa được cố ý giữ lại để sử dụng trong tương lai.
• Trong một số trường hợp khác, công ty có thể cố ý duy trì lượng tồn kho bán thành phẩm ở một số công đoạn của quy trình sản xuất.

2.9 Cải Tiến Liên Tục/ Kaizen

Vì khó có một công ty nào có thể đạt đến mức hiệu quả tuyệt đối, Lean Manufacturing đòi hỏi một cam kết cải tiến liên tục, và tốt nhất là có một quy trình hệ thống nhằm đảm bảo việc cải tiến liên tục, nhờ đó công ty không ngừng tìm kiếm các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và cách thức để loại bỏ chúng. Trọng tâm của việc cải tiến liên tục nên nhắm vào việc xác định các nguyên nhân tiềm tàng của các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và loại bỏ chúng bằng cách cải tiến quy trình sản xuất.

Kaizen, một thuật ngữ trong tiếng Nhật, có nghĩa là “cải tiến liên tục”, với trọng tâm hướng đến các cải tiến nhỏ diễn ra từ từ. Chủ đề chính của Kaizen là tạo ra một văn hoá cải tiến liên tục, phần nhiều bằng việc phân công trách nhiệm cho công nhân và khuyến khích họ xác định các cơ hội cải tiến, như được
nêu trong phần 2.10 dưới đây.

2.10 Sự Tham Gia của Công Nhân

Trong Lean Manufacturing, công nhân được chỉ định trách nhiệm rõ ràng nhằm xác định các nguồn hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và đề xuất giải pháp khắc phục. Các doanh nghiệp sản xuất Lean nhìn chung tin rằng phần lớn các ý tưởng hữu dụng cho việc loại trừ các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm xuất phát từ công nhân trực thuộc các quy trình sản xuất. Nhận định này đã được minh chứng qua một tài liệu nghiên cứu khá quan trọng.

Để đảm bảo rằng các ý tưởng loại trừ các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm được thực thi, quyền quyết định thay đổi các quy trình sản xuất được đưa tới mức thấp nhất có thể được (đó là công nhân) nhưng bất kỳ một thay đổi nào cũng được yêu cầu phải đáp ứng một số tiêu chí nhất định. Ví dụ, ở Toyota các công nhân được khuyến khích triển khai các cải tiến cho các quy trình sản xuất nhưng việc cải tiến phải thể hiện tính hợp lý rõ ràng phù hợp với phương pháp khoa học, việc cải tiến phải được triển khai dưới sự giám sát của một người quản lý có thẩm quyền và quy trình mới phải được ghi nhận lại hết sức chi tiết về nội dung, trình tự, thời gian và kết quả. Toyota trước tiên triển khai các thay đổi được đề xuất ở quy mô nhỏ trên cơ sở thử nghiệm và nếu việc cải tiến có hiệu quả, Toyota sẽ tiến hành thay đổi xuyên suốt trong hoạt động sản xuất của mình.

Có hai cách phổ biến để khuyến khích sự tham gia của công nhân trong hoạt động cải tiến liên tục:

1. Vòng Kaizen (Kaizen Circles) – Cách thứ nhất là áp dụng Vòng Kaizen trong đó các nhóm 6-8 công nhân được lập ra để tìm các ý tưởng giúp giải quyết các vấn đề cụ thể. Điển hình, một Vòng Kaizen sẽ gặp nhau một giờ mỗi tuần trong suốt 6-8 tuần và trong thời gian đó sẽ đưa ra một số đề xuất cho người quản lý về cách giải quyết các vấn đề cụ thể. Sự hỗ trợ và tham gia của cấp quản lý là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của Vòng Kaizen.

2. Chương Trình Đề Xuất Cải Tiến (Suggestion Programs) – Cách thứ hai trong việc gia tăng sự tham gia của công nhân là xây dựng một chương trình đề xuất cải tiến tích cực khuyến khích việc góp ý cải tiến và tưởng thưởng cho các ý tưởng được áp dụng thành công. Thường thì chi phí cho việc khen thưởng tương đối nhỏ so với giá trị mang lại cho công ty từ việc áp dụng cải tiến.

Một số chuyên gia về lean manufacturing cho rằng duy trì sự tham gia của công nhân ở mức độ cao trong việc liên tục đề xuất cải tiến chính là yếu tố then chốt trong việc áp dụng lean và là điều chính yếu tạo nên sự khác biệt giữa Toyota so với các công ty khác về sự thành công trong việc áp dụng các nguyên tắc của lean manufacturing.

2.11 Quy Hoạch Mô Phỏng Dạng Tế Bào (Cellular Layout)

Trong bố trí sản xuất dạng tế bào, thiết bị và các tổ làm việc được sắp xếp thành nhiều “cell” nhỏ (ô/ngăn làm việc của công nhân) được nối kết liền lạc để các công đoạn hay tất cả các công đoạn của một quy trình sản xuất có khả năng diễn ra trong một hay nhiều cell liên tục. Bố trí dạng tế bào mang các đặc tính sau:

1. Quy trình liên tục – Luồng nguyên liệu và phụ liệu di chuyển đều đặn và hầu như không thấy có việc vận chuyển bán thành phẩm hay chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất.

2. Luồng một sản phẩm – Quá trình sản xuất với mô hình tế bào áp dụng luồng một sản phẩm trong đó từng sản phẩm một lần lượt di chuyển qua từng công đoạn của quy trình sản xuất.

3. Công nhân đa năng – Chỉ có một hoặc vài công nhân đứng tại mỗi cell, không giống như sản xuất theo lô/mẻ mà trong đó nhiều công nhân cùng làm việc và chịu trách nhiệm trên một công đoạn đơn lẻ, trong mô hình tế bào các công nhân phụ trách từng công đoạn khác nhau diễn ra trong một cell. Vì vậy mỗi công nhân được huấn luyện thực hiện từng công đoạn trong cell đó.

4. Mô Hình chữ U – Các Cell thường có dạng chữ U, với sản phẩm di chuyển từ đầu này đến đầu kia của chữ U khi được công nhân gia công. Mục đích của cách bố trí này nhằm hạn chế tối đa khoảng cách đi lại và việc di chuyển nguyên vật liệu trong một cell.

Bố trí dạng tế bào giúp đạt được nhiều mục tiêu của Lean Manufacturing nhờ khả năng loại trừ nhiều hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quy trình sản xuất như thời gian chờ đợi, tắc nghẽn, di chuyển vật liệu và bán thành phẩm. Một lợi ích khác của mô hình tế bào là trách nhiệm về chất lượng được ấn định rõ ràng cho công nhân trong một cell cụ thể và vì vậy người công nhân không thể đổ lỗi cho các công nhân ở công đoạn trước.

Nhiều công ty triển khai mô hình tế bào cho một số công đoạn chứ không áp dụng cho toàn bộ quá trình sản xuất. Ví dụ, các công đoạn sản xuất có quy trình sấy hay nung trong thời gian dài thường không phù hợp cho việc áp dụng mô hình tế bào vì khó liên kết công đoạn này vào quy trình liên tục của dạng tế bào. Các nhà máy sản xuất đồ gỗ chủ yếu triển khai mô hình tế bào cho một số công đoạn như cắt xẻ, lắp ráp và hoàn thiện chứ không áp dụng cho công đoạn sấy gỗ hay làm khô sơn.

Một điển cứu về việc áp dụng sản xuất theo mô hình tế bào cho một loạt các công đoạn sản xuất trung gian tại Franklin Corp., một nhà sản xuất ghế bọc da ở Mỹ, có thể được tìm đọc ở địa chỉ sau:
http://www.ifmm.msstate.edu/doubled.pdf. Bài nghiên cứu cho biết mức cải thiện 36% về năng suất lao động là kết quả đạt được sau khi công ty triển khai áp dụng hệ thống lean manufacturing. Bố trí theo mô hình tế bào không hẵn phù hợp cho tất cả các công ty và có nhiều công ty thành công trong việc áp dụng Lean Manufacturing mà không cần đưa vào mô hình tế bào. Chẳng hạn như một số ngành đòi hỏi việc xử lý các lô sản phẩm lớn do tính chất của thiết bị hay sự gián đoạn đáng kể giữa các công đoạn sản xuất và vì vậy không thích hợp để áp dụng mô hình tế bào. Hãy xem phần 3.11 về Giảm thiểu quy mô lô sản xuất.

2.12 Administrative Lean (Lean cho Công Tác Hành Chánh)

Administrative lean là việc áp dụng các khái niệm và công cụ của lean manufacturing để cải thiện các quy trình thủ tục giấy tờ ngoài hoạt động sản suất của xưởng. Đặc biệt đối với các quy trình hành chánh có tính lặp lại và bao gồm khối lượng lớn các giao dịch như nhận đơn hàng, thu mua, kế toán hay các công việc hậu cần. Tuy nhiên, việc áp dụng lean cho các quy trình hành chánh không phổ biến bằng việc áp dụng cho các quy trình sản xuất.

1. Lean Manufacturing là gì?
1.1 Mục Tiêu của Lean Manufacturing
1.2 Các Nguyên Tắc Chính của Lean Manufacturing
1.3 Lịch Sử của Lean Manufacturing
1.4 Trọng Tâm của Lean Manufacturing
1.5 Những Doanh Nghiệp nào sẽ Được Lợi từ Lean Manufacturing?

2. Các Khái Niệm trong Lean Manufacturing
2.1 Việc Tạo Ra Giá Trị và Sự Lãng Phí
2.2 Những Loại Lãng Phí Chính
2.3 Sản Xuất Pull (Lôi Kéo)
2.4 Các Mô Hình Khác Nhau của Hệ Thống Sản Xuất Pull
2.5 Vì Sao Mức Tồn Kho Cao Làm Tăng Phế Phẩm và Lãng Phí
2.6 Tác Động của Hệ Thống Pull đối với Việc Hoạch Định Sản Xuất
2.7 Quy Trình Liên Tục
2.8 Phối Hợp Quy Trình Liên Tục và Không Liên Tục
2.9 Cải Tiến Liên Tục/ Kaizen
2.10 Sự Tham Gia của Công Nhân
2.11 Quy Hoạch Mô Phỏng Dạng Tế Bào (Cellular Layout)
2.12 Administrative Lean (Lean cho Công Tác Hành Chánh)

3. Công Cụ & Phương Pháp trong Lean Manufacturing
3.1 Chuẩn Hoá Quy Trình (Standard Work)
3.2 Truyền Đạt Quy Trình Chuẩn cho Nhân Viên
3.3 Quy Trình Chuẩn và Sự Linh Hoạt
3.4 Quản Lý bằng Công Cụ Trực Quan (Visual Management)
3.5 Chất Lượng từ Gốc (hay “Làm Đúng ngay từ Đầu”)
3.6 Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị (Value Stream Mapping)
3.7 Phương Pháp 5S
3.8 Bảo Trì Ngăn Ngừa (Preventative Maintenance)
3.9 Bảo Trì Sản Xuất Tổng Thể (Total Productive Maintenance)
3.10 Thời Gian Chuyển Đổi/Chuẩn Bị (Changeover/setup time)
3.11 Giảm Thiểu Quy Mô Lô Sản Xuất
3.12 Quy Hoạch Mặt Bằng Xưởng và Vật Tư tại Nơi Sử Dụng
3.13 Kanban
3.14 Cân Bằng Sản Xuất
3.15 Người Giữ Nhịp (Pacemaker)
3.16 Mức Hữu Dụng Thiết Bị Toàn Phần (Overall Equipment Effectiveness)

4. Triển Khai Lean
4.1 Sự Tham Gia của Lãnh Đạo Cấp Cao
4.2 Bắt Đầu bằng Việc Triển Khai Lean Từng Phần
4.3 Bắt Đầu với Quy Mô Nhỏ
4.4 Nhờ Chuyên Viên
4.5 Lập kế hoạch

5. Kết Hợp Lean với Các Hệ Thống Khác
5.1 Hệ Thống Sản Xuất Toyota
5.2 Lean Six Sigma
5.3 Lean và ERP
5.4 Lean và ISO9001:2000

STAT-A-MATRIX is the world’s leading performance improvement consulting and training firm.

We know that the economic climate is tough and likely to get tougher still. The one key element that will help your organization weather these challenging times is performance improvement. STAT-A-MATRIX can help you learn how to achieve organizational excellence and sustain viability in your particular sector.

In addition to developing custom solutions for our client’s needs, we use a variety of methodologies to assist organizations’ improvement initiatives, including Six Sigma, Lean Six Sigma, Lean manufacturing, Process Management, Nuclear Quality Assurance, ISO 9000, AS 9100, TL 9000, ISO 14000, and ISO 13485. Our FDA Regulated Practice assists Medical Device and Pharmaceutical Manufacturers regulated by the United States Food and Drug Administration to comply with the quality and regulatory requirements that are imposed upon them.

Founded in 1968, STAT-A-MATRIX began by helping clients in the U.S. and around the world develop and implement unique performance improvement programs to enhance the quality of their products and services and improve their performance. Having been around longer than any other firm in the industry, we have a clear understanding of our customers’ needs.

STAT-A-MATRIX Headquarters, Edison, NJ

Our experience in providing excellence in performance improvement training and consulting services, along with our proven methodologies and overall customer satisfaction, sets us apart from our competitors. Our approach incorporates a blend of concepts, methods, techniques, and tools designed to transfer skills and knowledge to your organization effectively and efficiently.

The STAT-A-MATRIX Institute, our nonprofit educational institute, provides quality education and training to government and industry. The institute currently offers hundreds of public seminars each year in Six Sigma, Lean Six Sigma, Lean manufacturing, Process Management, Medical Device and Pharmaceutical quality and regulatory requirements, ISO 9000, AS 9100, TL 9000, ISO 14000, and ISO 13485.

With trainers and consultants in 33 states and 14 countries, STAT-A-MATRIX has achieved measurable success in helping our clients successfully compete in the global marketplace. Call us today and let us show you how we can empower your organization to achieve and sustain quality and excellence.

Coincidentally, we are having a first hand experience with the Blue Screen of Death or BSOD with one of our laptops today.  The completely unexpected critical system error that renders Windows completely helpless.  If this isn’t on your list of IT concerns, it should be.

In our case the error appears to be video related – driver or card.  Most IT specialists know how to deal with these types of errors but for the average user, the message that appears is enough to make you sweat.  If the system can’t fix the error, you may very well end up staring at a Black Screen – just as we are.

How is it that we were still able to produce this POST?  Well, we are currently executing our contingency plan and using another system that is operated independently.  Most companies back up their data to prevent or minimize loss.  Another concern that is often overlooked is accessibility to that back up data in the event the system goes down.

What have we learned?

We are not the first to experience this problem.  We did a Google search using some brief terms such as “Computer Black Screen”, “Laptop Black Screen”, and we even Googled parts of the error message that appeared on the screen.  The result?  Thousands of people have experienced this same error.

The point of this post is to demonstrate that you do not have to re-invent the wheel to determine potential solutions or to discover problems that may occur.  Quite likely, they may already have happened and solutions are already developed and available.

There are two probable solutions to our video issue:

1. Update the video device driver (Free)
2. Replace the video card (Cost $)

Hopefully, the first solution is the answer to our problem.  Video cards are not sitting on our shelf and the downtime may be extended if we can’t find something locally.

It is noteworthy that we have not yet identified the root cause of this failure.  We haven’t loaded any new software or experienced problems in recent history.  This may be the topic for a future problem solving post.

Regardless of the outcome of our present dilemma, we have learned that it is a good idea to keep device drivers up to date.  As a planned activity, this may prevent some of you from having to experience the BSOD as we have today.

The loss incurred for this event is more than just the cost to repair.  This computer may be down for a few days.  How much is the down time worth?  Unless we play out the scenarios that may threaten or pose a risk to our business, we may never have the opportunity to prepare for the event until it actually happens.

Keep an open mind and use the resources available to you to help solve the problem.  In some cases a simple Google search could confirm your concern in a matter of seconds.

Until Next Time – STAY Lean!

Global Finishing Solutions, GFS, has invested in a new turret press for its sheet metal processes at its Osseo, Wis., facility.
The new turret, a Murata Motorum Servo-Drive press, is 100 percent electrically operated, using approximately 70 percent less energy than other turrets with similar capabilities, according to GFS. The use of servomotors in place of hydraulics eliminates the need for the use of oils or refrigerant coolers.
The company said the new turret doubles operation speeds, provides improved production capabilities and lowers operating costs.

“Deaths spark huge crib recall” was the main headline of today’s Toronto Star (24-Nov-09).  This recall was the result of 4 infant deaths and affects up to 2.1 million units sold.  Click here to access the full article.  This announcement has made headlines throughout North America and is certain to be featured on all of the major network news stations.

Managing a major product recall is likely one of the more significant events where contingency plans are fully executed and developed.  As tragic or unfortunate as the events may be, it is imperative for a company to manage the recall event in professional and responsible manner.  While it may seem difficult to prepare for an event that has not yet occurred, learning to anticipate the sequence of events to recovery and to script are necessary steps to developing an effective contingency plan.

What are the elements of an effective contingency plan?

We will be covering the elements of an effective contingency plan over the next few posts.  Before we get too far into the process, it is important to recognize that one of the critical skills required as part of the contingency planning process is the ability to perform an effective risk assessment.

It is not our intent to cover all aspects regarding risk assessments and analysis as this would require a book in itself.

A newly released book, The Failure of Risk Management – Why It’s Broken and How to Fix It, by Douglas W. Hubbard (copyright 2009) and published by John Wiley & Sons, Inc., provides extensive insight and resources to perform effective Risk Management Assessments and Analysis.  The reasons why some risk management methods fail or are susceptible to failure are also covered in detail.

As exemplified in the opening article, there is no real means to measure the net effect or impact of a recall campaign of this magnitude.  Elements such as Consumer Confidence, Brand Loyalty, Loss of Life, or Warranty are difficult to value in tangible terms.

Unfortunately, there are too many examples of crisis events where the knowledge was available to rectify or fix the situation before any tragic event occurred.  As heard in many workplaces, “Why is that nothing is done until something bad happens?”

An effective contingency planning is not only designed to manage tragic or crisis events, it should also aid to identify potential failure modes that can be captured and addressed before a product is ever released for mass production or to market.  Consider the following two scenarios:

• Scenario 1: (Highly unlikely …)
  • Jill:  What if the part fails?
  • Jack:  We’ll recall it.
  • Jill:  How will we do that?
  • Jack:  We have an excellent recall management process

What if the dialogue took a different turn as follows:

• Scenario 2:  (More likely …)
  • Jill:  What if the part fails?
  • Jack:  What could possibly go wrong?  It’s perfect.
  • Jill:  Engineering said it barely passed the tests.
  • Jack:  Well, maybe we should take another look at the design.
  • Jill:  Great, you know we can’t risk a recall.

Developing a Contingency Plan – The Process

1.  Corporate Responsibilities – Charter

If contingency planning ever concerns an individual person in the company directly, it is the Chief Executive Officer or the president who are personally at risk of significant legal ramifications and also the greatest level of exposure.

This past year Maple Leaf Foods experienced a major Listeria outbreak at one of their food processing facilities.  Contaminated product reached the market place resulting in illness and loss of life.  A major recall was initiated and the company immediately initiated corrective actions.  During this crisis, the CEO took personal responsibility for public relations, communicating the strategy, and ultimately overseeing the recovery process.

The CEO or President should be leading the charge for the development of contingency plans and to assure their effectiveness.  To this end, it is also imperative that the team responsible for formulating the plan includes a cross-section of people from across the company.

The CEO or President will also want to assure that everyone is trained to respond to events that pertain their specific areas of responsibility.

2.  Contingency Planning – Form a Team

As we mentioned in our previous posts, contingency planning is an enterprise-wide process.  The collective intelligence of the team is greater than that of any team member.

You should consider the skill sets that may be required to support the team.  Although we are not suggesting that you need to be an expert in probability theory or statistics, someone having exposure to these types of assessment tools or an outside consultant may be worth the effort.

It is not possible for one committee to prepare contingency plans for every area in the company.  When forming teams, how the skills and levels of expertise required to support the team in one area may be vastly different for another area.  For example, Product Engineering and Operations will have different failure modes to contend with.

To ensure the appropriate resources are available, we recommend that  executive management or a steering committee are assigned to oversee the contingency planning and development process.

Based on some of the scenarios cited in this post, it would stand to reason that most CEO’, Presidents, and / or owners are primary stake holders in the Contingency Planning process.

More will follow:

• Performing Risk Assessments
• Contingency Planning Tools
• Do The DRILL
• Publish
• Review

Until Next Time – STAY Lean!

Techno CNC is offering a $1,000 incentive to purchase one of the company’s CNC router machines.
Learn more about the discount and see a video of the machines in action.
The Pro-series CNC router is designed to meet the production needs of panel processing shops, and its LC series has two table top models for small-part processing. The Patriot CNC is aimed at prototyping, model making and schools teaching CAD/CAM technology to students.
For more information, call 516.328.3970.