Bagi yang membutuhkan Modul Identifikasi Barang silahkan unduh filenya di sini…

MODUL Identifikasi Barang

Bahasa visua_9l

ini pembelajaran bahasa visual unuk mahasiswaku…maaf kelupaan kemarin…

One word: WOW!

What an amazing dance, just incredible how you Saarbrücken people know how to parteey hard.

Jamaican Lounge been packed with people like never before, and we even must close the entrance at half past two, because to club was to crowded.

Pow Pow fully mashed up Modul like everytime the play in Saarbrücken.

1. Mengenal Microsof word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengelola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk berkerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.

Secara default, tampilan area kerja program MS Word terdiri atas Title bar, menu bar, dan task pane. Tampilan area kerja dapat dilihat pada gamber 1.

title bar

menu bar

toolbar

standar

Ruler

Status bar

Gambar 1. tampilan area kerja MS Word

Title bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, maximize/Restore, dan Close.

Menu bar berisi serangkaian perintah yang didalammnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh pada gamber 2, perintah file mempunyai sub-sub perintah yang berkaitan dengan dokumen, mesalnya membuat dokumen baru (Open), mengatur propeti dokumen (Page Setup), dan sebagainya.

Gambar 2. menu bar

Tool bar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan yang sering digunskan. Sebagai contoh,, tool Open merupakan shortcut dari perintah File > Open, atau tool Print merupakan shortcut dari perintah File > Print.

Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertical, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.

Task pane merupakan fasilitas yang berisi rangkuman perintah yang sering digunakan dalam pengeditan dokumen. Bagian didalam jendela Task Pane terdiri dari 13 bagian, yaitu Getting Started, Help, Search Results, Clip art, Research, Clipboard, New Document, Shared Workspace, document Updates, Protect document, Styles and Formatting, Mail Merge, dan XML Structures.

Status bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 3):

Gambar 3. status bar

• Page number: menampilkan informasi halaman.
• Sec: menampilkan section dokumen.
• Number: menempilkan nomer halaman dan total halaman berdasarkan fisik halaman di dalam dokumen. Sebagai contoh, 4/13 artinya halaman 4 dari total 13 halaman.
• At: menampilkan jarak dari atas halaman pada titik sisip.
• Ln: menampilkan baris dari teks tempat titik sisip di posisikan.
• Col: menampilkan jarak dari baris kiri ke posisi titik sisip. Jarak ditentukan dengan jumlah karakter.

untuk mengatur jenis tanpilan dokumen, pilih salah satu submenu di dalam menu View. Bebeerapa tampilan tata letak, yaitu:

• Normal: memberikan tampilan sesuai format yang diterpkan pada teks.
• Print Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak.
• Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan dalam jendela browser.
• Outline: memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur dokumen.

1. Membuat, Menyimpan, Menutup, dan Membuka dokumen.

Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukuan dengan cara berikut:

1. 1. Klik menu File > New sehingga muncul layer teks pane yamg menampilkan bagian New document.
   2. Setelah itu, pilihlah Blank document untuk membuat dokumen. (dapat juga memilih salah satu dokumen template yang telah disediakan)

Di dalam tool Bar juga terdapat tombol New Blank document (gambar 4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela task pane.

Gambar 4. Tombol New Blank Document di Tool Bar

Sebellum memulai dokumen, sebelumnya atur propeti terlebih dahulu. Pengaturan propeti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan propeti dapat dilakukan dengan mengunakan perintah File > page Setup sehingga muncul dialog Page Setup (Gambar 5). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

Gambar 5. Kotak dialog Page Setup

• Margins : untuk menentukan batas atas (top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas.
• Peaper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika ingin menginginkan kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height.

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margins adalah inchi. Untuk mengubahnya ke dalam centimeter, klik menu tools > Option sehingga muncul kotak dialog Options (gambar 6). Pilih tap General. Pada bagian measurements units, gantikah satuan ke centimeter.

Gambar 6. kotak dialog Options

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3,dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:

1. klik menu file > Save atau File > Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (gambar 7).

Gambar 7. kotak dialog Save As

1. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebakai berikut.
   • Save an: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan di simpan.
   • File name: ketikan nama untuk identifikasi dokumen.
   • Save as type: type dokumen default yang diberikan, yaitu Wort document.
   • Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut

Untuk menyimpan dokumen lama yang akan diedit, klik menu File > Save. Apabila dokumen tersebut hendak disipan dengan nama yang berberda, klik File > Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, mana yang digunakan sama dengan mana yang sudah ada didalam folder, maka kotak informasi seperti pada gambar 9,akan muncul:

Gambar 9. Kotak konfiermasi penyimpan

• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokumen baru.
• Save change with a different name: menyimpan dokumen dengan nama lain.
• Marge into exiting file: mengabungkan perubehan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada.

Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk memutup dokumen, yaitu:

• Klik menu File > Close.
• Klik tombol Close Window yang terdapat didalam Title Bar.

Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:

• Klik nemu File > Open.
• Klik tombol Open yang terdapat pada Tool Bar.

Sehinga muncul kotak dialog open (Gambar 9), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka.

Gambar 9. Kotak dialog Open

1. Menulis dan Memformat Teks dan Paragraf

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat diliat dati garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum atau sesudah pengetikan. Klik menu Format > Font untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar 10.

• Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
• Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan bolt Italik (htebal dan miring).
• Size: menentukan ukuran huruf.
• Font Color: menentukan warna huruf.
• Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pasa teks.
• Preview: menmpilkan conto hasil pengaturan format teks.

Gambar 10. kotak dialog Font

Table dibawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil performatan teks dan penggunaan efek dalam teks.

Format Karakter	Hasil Format Karakter
Regular	Ini contoh teks dengan efek
Bold	Ini contoh teks dengan efek
Bolt Italic	Ini contoh teks dengan efek
italik	Ini contoh teks dengan efek
Underline	Ini contoh teks dengan efek

Selain pemformatanhuruf, juga ada pengaturan paragraph. Perataan peragraf empat macem, yaitu rata kiri, rata tengah, rata kanan, dan rata kiri dan kanan.

Contoh penggunaan perataan paragraf:

• Rata kiri:

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya

• Rata tengah

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya

1. • • Rata kanan

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya

1. • • Rata kiri kanan (justified)

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya

Pengaturan spasi beris adalah pengaturan jarak antarbaris didalam paragraf. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing. Contoh penggunaan Line Spacing.

1. • • Pengaturan spasi baris dengan nilai Single

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis gokumen misalnya, karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.

1. • • Pengaturan spasi baris dengan nilai Double

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengola kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya

Menyisipkan tabukasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh pada gambar 11.

Gambar 11. penggunaan tabulasi di dalam dokumen

Cara paling muda dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudin klik pointer sehingga muncul symbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret symbol tebulasi keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left, Center, Right, Decimal, dan Bar.

1. Mengedit teks

Pengeditan teks yang dapat dilakukan antara lain, menghapus,menggandakan, dan sebagainya.

1. • • Memilih karakter, kata, baris dan paragraf

Karakter yang terpilih akan ditndai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakterakan berubah terang. Untuk memillih karakter yang berurutan, posisinya pointer di belakang karakter yang pertama, tekan mouse, kemudian seret kea rah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol control pada keyboard sebelum berpindah ke kata berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terpilih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas teksdi dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpillih. Dan untuk memilih seluruh karakter, klik menu Edit > Selec All.

1. • • Menghapus karakter

Penghapusan karakter dapat mengunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:

1. • • • Apabila titik sisip berada di belakangkarakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard.
       • Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus tekan tombol Backspace pada keyboard.
     • Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste

Perintah kopi dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih kemudian menempatkan pada posisi lain, perintah paste adalah xuntuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ketempat baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempelkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berbeda pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Peritah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen.

1. • • Mengunakan perintah Ondo dan Redo

Perintah undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya.

1. Menggunakan penomoran dan penandaan

Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas Numbering and bullet untuk membuat variasi teks.

Perhatikan contoh penggunaan penomoran dan penandaan:

Contoh penomoran

Produk MS Office antara lain:

1. • • • • 1. 1. MS Word
              2. MS Excel
              3. MS Power Poin

Contoh penandaan

Produk MS Office antara lain:

1. • • • MS Word
       • MS Excel
       • MS Power Poin

1. Menggunakan table

Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukungpenjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat table, klik menu Table > Insert > Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table (gambar 12).

Gambar 12. kotak dialog Insert Table

1. • • • • Number of columns: untuk menentukan jumkah kolom, sebagai contoh isikan 2.
         • Number of rows: untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.
         • Auto Fit Bahavior: untuk pengaturan lebar kolom

Teks dapat langsung diketikkan di dalam sel table. Hasil dari contoh akan membuat table seperti di bawah ini:

Contoh teks

Tebel dapat diatur propetinya untuk menyesuikan tampilannya, misalnya mengatur tampilan garis, memberi warna sel, mengatur posisi, dan lainnya.

Contoh table dibawah ini adalah table yang telah diberi variasi :

NIM	Nama
107711405130	Rebut Sujibno
107711405131	Imroatul Azizah
107711415132	Eko Budi

Variasi pada table tersebut dapat bibuat dengan menggunakan berbagai macam fasilitas yang ada pada View > Tool Bars >Tables and Borders.

1. Menyisipkan objek

• Menyisipkan gambar

Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik menu insert > Picture >Clip Art. Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitkan dengan gambar, contohnya animals. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di bawah ini :

Untuk menyisipkan gambar yang diingankan. Lihat contoh penyisipkan gambar ke dalam dokumen.

gambar ini dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word.

Untuk menyisipkan gambar dari file, klik menu Insert > Picture > From File sehingga muncul kotak dialog Insert Picture (Gambar 13). Pilih gambar yang diinginkan dari folder.

Gambar 13. kotak dialog Insert Picture

• Menyisipkan objek AutoShape

AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk-bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat dan keinnya. Objek- objek tertentu dapat disisipkan dengan memilihnya pada Tool Bar Drawing (Gambar 14). Untuk menampilkan toolbar ini, klik menu View > Toolbars > Drawing. Klik tombol AutoShapes kemudian pilih kategori objek sesuai keinginan.

Gambar 14. Tool Bar Drawing

Contoh objek garis dengan dua mata pannah di kedua sisinya (double arrow):

Dari objek-objek yang ada, dapat disisipkan teks didalamnya.

Contoh penggunaan salah satu, dapat disisi[kan teks didalamnya.

Contoh penggunaan salah satu objek dengan teks

• Menyisipkan simbol

Di dalam dokumen juga sering dijumpai pengguna simbul seperti ©, &, ®, dan sebagainya. Cara menyimpan symbol adalah klik menu Insert > Symbol sehingga keluar kotak dialog Symbol (Gambar 15). Pilihlah simbul yang hendak digunakan lalu klik Insert.

Gambar 15. kotak dialog Symbol

• Menyisipkan diagram

Untuk membuat diagram strukur organisasi seperti contoh, klik Insert > Pictur >Organisasi Chart.

Untuk meembuat diagram data seperti pada contoh di bawah, klik Insert > Picture > Chart kemudian ganti nilai sesuai yang dikehendaki

Gambar 16

• Menyisipkan WordAert

Teks yang dibuat dengan Wordart akan tampak lebih bervariasi. Salah atu contoh penggunaan Wordart adalah di bawah ini:

Cara membuat adalah klik atau dapat juga klik menu Insert > Picture > WordArt sehingga mmuncul WordArt Gallery (Gambar 17). Pilih kreasi teks sesuai keinginan kemudian ketikkan teks.

Gambar 17. WodrArt Gallery

• Menisipkan nomor halaman

Penomoran halaman dapat dibuat secara otomatis. Caranya klik menu Insert > Page Numbers sehingga muncul kotak diakog Page Numbers (gambar 18). Klik OK.

Gambar 18. kotak dialog Page Numbers

• Menyisipkan Header dan Footer

Fasilitas Header and footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainya. Untuk masuk kebagian ini, klik menu View > Header and Footer sehingga tampilan dokumen akan berpindah pada area header atau footer (Gambar 19). Hal ini diindikasikan dengan teks dan objek di dalam dokumen terlihat redup. Ketikkan teks yang hendak dibuat.

Gambar 19. tampilan Header

• Membuat kolom

Untuk membuat kolom seperti yang dilihat pada contoh di bawah ini adalah dengan klik menu Format > Columns.

Gambar 20. tampilan Columns

1. Mencetak

Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetakan dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik atau klik menu File > Print Preview.

Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print seperti pada gambar 21. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dikehendaki jika diperlukan. Klik OK.

Gambar 21. Kotak dialog Printer

Gambar 21. Kotak dialog Printer

1. Fasilitas winword

1. Clipboard

Pada BAB II kita telah pelajari bagaimana cara mengcopy suatu text atau naskah. Pada saat kita lakukan drag pada naskah kemudian kita copy naskah tersebut, sebenarnya proses yang terjadi adalah menyimpan naskah tersebut ke dalam memory computer, selanjutnya kita tampilkan hasil copy tersebut atau sering disebut dengan Paste.

Naskah yang telah disimpan dalam memory computer itu merupakan salah satu dari berbagai macam obyek clipboard. Adapun jenis obyek clipboard selain naskah dapat berupa gambar/picture maupun file. Obyek yang telah masuk ke dalam clipboard akan terlepas hubungan dengan file induknya. Misalnya kita buka Microsoft Word, kemudian kita drag beberapa kata dan kita copy. Setelah pengopyan Microsoft Word kita tutup selanjutnya kita buka Microsoft Excel. Pada Microsoft Excel kita lakukan paste, maka text yang tadinya dari Microsoft Word akan ditampilkan pada Microsoft Excel sekalipun Microsoft Word telah ditutup.

Dengan adanya fasilitas clipboard ini, menjadikan adanya hubungan antar program yang dijalankan melalui managerial program Windows.

1. Penomoran paragraph

Dalam pengetikan suatu naskah, kita sering menjumpai bentuk naskah yang terdapat penomoran atau bernomor pada setiap baris/paragrafnya. Penomoran yang dimaksud disini dapat berupa angka 1,2,3 dst. dapat pula berupa huruf a,b,c dst. atau bahkan berupa symbol tertentu. Penomoran paragraph tersebut pada dasarnya dibagi menjadi 2 istilah, yaitu Paragraf Numbering dan Bullets. Icon yang berhubungan dengan penomoran paragraph dapat kita lihat seperti pada gambar di bawah ini:

1. Paragraph Numbering

Paragraph Numbering adalah penomoran paragraph yang berupa angka maupun huruf. Sebagai contoh dapat kita lihat pada text Pancasila yang pada setiap baris atau paragrafnya terdapat nomor berupa angka 1,2,3, sampai 5.

Langkah-langkah membuat paragraph numbering:

• Melalui Icon

1. • klik icon Numbering, maka akan tampil angka 1. pada baris tersebut.
   • Ketik naskah yang di maksud
   • Tekan enter untuk pindah paragraph atau baris
   • Otomatis akan muncul angka 2. lalu ketik naskah
   • Lakukan dengan cara yang sama hingga terakhir, kemudian tekan Enter
   • Apabila muncul penomoran yang tidak dibutuhkan, dapat dihapus dengan Backspase

Pembuatan penomoran paragraph dengan menggunakan cara ini masih sangat banyak kekurangannya karena seringkali posisi angka terlalu menjorok ke dalam bahkan berubah menjadi huruf sehingga tampak tidak terkendali. Untuk menempatkan posisi yang sesuai dapat dilakukan dengan mengatur First Line Indent dan Hanging Indent yang berada di bagian ruler atau dengan cara menklik icon Decrease / Increase Indent yang berada di sebelah kanan icon Bullet. Decrease Indent untuk menempatkan penomoran ke tab stop sebelah kiri sedangkan Increase Indent untuk menempatkan kearah kanan.

• Melalui Pulldown Menu

1. • klik menu Format, Bullets and Numbering
   • maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:

1. • klik Numbered
   • klik salah satu pilihan penomoran yang dikehendak, klik Ok

1. Bullets

Bullets adalah penomoran paragraph yang tidak berupa angka maupun huruf, melainkan berupa tanda atau character tertentu yang dapat kita pilih.

Langkah-langkah membuat bullets:

1. • klik icon Bullets, maka akan tampil symbol ♦ atau symbol lain pada baris tersebut
   • kemudian ketik naskah yang di maksud
   • tekan enter untuk pindah paragraph atau baris
   • otomatis akan muncul symbol yang sama, ketik naskah berikutnya
   • lakukan dengan cara yang sama, kemudian tekan enter
   • Apabila muncul penomoran yang tidak dibutuhkan, dapat dihapus dengan Backspase

Jika kita menghendaki symbol yang lain pada bullets, maka untuk memilihnya dapat dilakukan melalui pulldown menu,

1. • klik menu Format, Bullets and Numbering
   • maka akan tampil seperti gambar di bawah ini:

1. • klik Bullets
   • klik bullets yang di kehendaki, klik Ok

1. Drawing objek

Microsoft Word merupakan program yang bukan hanya berfungsi sebagai pengolah naskah melainkan juga untuk mengolah gambar atau sering disebut dengan Drawing Obyek. Sekalipun fasilitas drawing obyek pada Microsoft Word tidak sesempurna program Page maker maupun Corel Draw,namun sudah dapat dikatakan cukup baik untuk program sekelas pengolah naskah.

Dalam Microsoft Word selain dapat mengetik naskah,kita juga dapat menggambar berbagai macam obyek, misalnya garis, segitiga, segiempat, lingkaran, bintang, dan lain sebagainya.

Untuk dapat melakukan aktivitas menggambar, sebaiknya diperhatikan terlebih dahulu apakah toolbar Drawing seperti yang ada di bawah ini sudah dalam keadaan aktif/ada ataukah belum. Jika belum ada maka kita harus mengaktifkannya dengan cara lakukan klik pada View, Toolbar, Drawing.

Select Obyek = memilih satu atau beberapa obyek gambar

Free rotate = memutar obyek gambar

Arrow = menggambar sinar garis/panah

Line = menggambar baris

Rectangle = menggambar segiempat

Oval = menggambar oval

Wordart = menggambar tulisan hias

Text box = membuat bingkai yang berisi text

Fill color = memberi arsiran dalam obyek gambar

Line style = menentukan jenis/ketebalan garis

Line color = menentukan warna garis

Dash style = menentukan bentuk garis

Arrow style = penentukan jenis panah/arrow

Shadow = membuat efek bayangan pada obyek drawing

3-D = membuat efek 3 dimensi pada obyek drawing

Autoshape = untuk membuat bentuk-bentuk khusus

Contoh :

1. • Membuat garis AB

1. • klik pada icon Line
   • arahkan pointer mouse pada titik A
   • klik jangan dilepas/drag, kemudian seret menuju titik B
   • lepaskan mouse

A

B

1. • Membuat segi empat ABCD

1. • klik pada icon Regtangle
   • arahkan pointer mouse titik A
   • klik jangan dilepas/drag kemudian seret menuju titk C
   • lepaskan mouse

A B

D C

1. • Membuat segitiga sembarang

1. • Klik pada icon Autoshape, Lines, Freeform
   • Arahkan mouse ke titik A
   • Klik 1x lepaskan
   • Geser menuju B klik 1x lepaskan
   • Geser menuju C klik 1x lepaskan
   • Geser kembali menuju A klik 1x lepaskan

Awal pembuatan boleh dimulai dari titik manapun untuk membuat segitiga siku-siku maupun sama kaki dapat dilakukan melalui Autoshape, Basic shapes

C

A

B

1. • 1. Mengatur format obyek
        • Memberi arsiran

1. • buat terlebih dahulu obyek yang akan diberi arsiran
   • klik 1x pada obyek tersebut supaya aktif
   • klik icon Fill color
   • klik warna yang dikehendaki

(sebelum) (sesudah)

1. • 1. • Menentukan jenis garis

1. • buat terlebih dahulu obyek yang akan diberi arsiran
   • klik 1x pada obyek tersebut supaya aktif
   • klik icon Dash Style
   • klik jenis yang dikehendaki misanya

(sebelum) (sesudah)

1. • 1. Memindahkan atau menggeser obyek

Obyek gambar yang telah kita buat dan posisinya belum tepat dapat dilakukan hanya dengan mnggeser obyek tersebut, dengan cara:

1. • arahkan pointer mouse pada obyek yang akan digeser
   • klik 1x jangan dilepas pada obyek tersebut
   • geserlah pada tempat yang dikehendaki
   • lepaskan mouse
   • agar pengeseran tidak meloncat-loncat, tekanlah tombol Alt saat menggeser

1. • 1. Mengcopy obyek

• arahkan pointer mouse pada obyek yang akan dicopy
• sambil menekan tombol Ctrl jangan dilepas
• klik 1x jangan dilepas pada obyek tersebut
• geserlah pada tempat yang dikehendaki
• lepaskan mouse
• agar pengeseran tidak meloncat-loncat, tekanlah tombol Alt saat menggeser

1. • 1. Menghapus obyek

• arahkan pointer mouse pada obyek yang akan di hapus
• klik 1x pada obyek tersebut
• tekan tombol delete

1. • 1. Mengelompokkan obyek

Apabila kita menggambar bentuk tertentu yang terdiri dari beberapa obyek, maka obyek-obyek tersebut dapat digabung/dikelompokkan menjadi satu kesatuan sehingga apabila pergeseran akan terjadi secara serempak.

Langkah-langkah menggelompokkan obyek:

• lakukan klik pada icon Select obyek
• arahkan pointer diluar obyek
• buat segi empat dan usahakan semua obyek berada di dalamnya
• jika semua obyek sudah aktif, lakukan klik pada icon Draw
• kemudian klik Group
• maka beberapa obyek akan menjadi satu kelompok/group

selain cara di atas, kita juga dapat menggunakan cara yang lain, yaitu mengarahkan pointer mouse pada obyek yang telah dipilih, kemudian klik tombol kanan, arahkan pointer menuju Grouping, klik Group. Untuk memecah kembali pilihlah Ungroup.

1. Autocorrect

Fungsi sebenarnya dari auto correct adalah untuk melakukan koreksi otomatis terhadap kesalahan ketik yang dilakukan operator. Sehingga apabila kita mengetik suetu kata yang salah dapat langsung di ubah oleh computer menjadi yang benar. Sebagai contoh adalah akan mengetik kata “the” kemudian kita salah mengetik dengan kata “teh” maka secara otomatis computer akan mengubahnya menjadi “the”. Pada pengembangannya autocorrect dapat dimanfaatkan untuk meringankan kita dalam pengetikan suatu kata atau kalimat yang sering kali ada pada naskah.

Langkah-langkah untuk membuat Autocorrect :

1. • klik menu Tools, Autocorrect
   • maka akan tampil dialog box berikut
   • pastikan bahwa kotak/pilihan Replace text as you type telah ada tanda cek(√), jika belum ada lakukan klik 1x pada kotak tersebut.

DAFTAR RUJUKAN

Mulyadi, Mas. 2003. Panduan Belajar MIicrosoft Word. Pandaan.

Modul mata kuliah computer

Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam lingkungan kerja, karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamata kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatan pada saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja, proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin. Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan.

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan, dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan pendinginan udara untuk kerja. 

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan.
Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukkan kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan aliran listrik, terpotong, luka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan pemeliharaan dan latihan. Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja.
Tujuan keselamatan kerja adalah:
1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan meningkatkan produksi serta produktifitas nasional.
2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja.

3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan  efisien.

Syarat-syarat keselamatan kerja adalah:
1. Mencegah dan mengurangi kecelakaan
2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran
3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan
4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari waktu kebakaran
5. Memberikan pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja.
Kesehatan kerja adalah suatu keadaan para pekerja/masyarakat pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor pekerjaan dan lingkungan kerja.
Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain: keturunan, lingkungan, perilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat faktor tersebut saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat faktor tersebut secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status kesehatan akan tercapai secara optimal.

Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakat) itu sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif. Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja. Selengkapnya besar 52 kb/ 26 halaman silahkan download Budaya Kerja -Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Mengikuti Aturan Kerja Sesuai Lingkungan Kerja

Mengikuti Aturan Kerja Sesuai Lingkungan Kerja adalah kompetensi yang  menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan pimpinannya, asas-asas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi. Sehingga dari pengertian mendasar tentang organisasi mampu Mengikuti Aturan Kerja Sesuai Lingkungan Kerja.

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan. Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan.
Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Manusia
Manusia adalah faktor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika
ada manusia  yang bekerja sama. Misal: ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya manusia
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur teknis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antarmanusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.

Bagian ini dirangkum dalam 42 halaman. Download Aturan Kerja dalam Organisasi Kantor

Menghasilkan Dokumen Sederhana

Pengantar, untuk menghasilkan dokumen sederhana maka ada hal-hal yang  perlu dikuasai secara rinci dan runut termasuk jam praktek yang didukung dengan sarana (Curriculum Base Training) CBT yang memadai.  Bab ini menyediakan pengetahuan tentang:

1. sarana kantor yang mencakupi peralatan kantor dan tata ruang kantor, peralatan kantor terdiri dari perabot kantor dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan sederhana mesin kantor, perabot dan mesin kantor mulai dari yang umum dipakai sampai dengan pada mesin modern berteknologi tinggi produk mutakhir, kelebihan dan kekurangan masing- masing mesin dan perabot;
2. pengetahuan tentang tata ruang kantor mencakup asas-asas pokok dan penyusunan tata ruang; kemudian adalah sarana modern untuk pengolahan informasi yang mencakupi otomatisasi kantor dan pemanfaatan komputer;
3. jabatan sekretaris yang dikaitkan dengan keterampilan menggunakan mesin kantor.

Kompetensi

1. Menggunakan peralatan kantor.
2. Berkomunikasi melalui telepon.
3. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
4. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Inti dari Bab

Pengetahuan tentang sarana kantor, peralatan dan tata ruang kantor, perabot dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan sederhana-nya, kelebihan dan kekurangan; asas-asas pokok dan penyusunan tata ruang, otomatisasi kantor, pemanfaatan komputer untuk pengolahan informasi, jabatan sekretaris dan keterampilan menggunakan mesin kantor

Kompetensi dan isi

1. Pengetahuan tentang peralatan kantor akan membentuk keterampilan menggunakan alat-alat kantor.
2. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
3. Pengetahuan tentang tata ruang kantor berikut asas-asas pokok penyusunannya membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.
4. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan komputer, telepon, serta ponsel membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon. Di samping itu, juga melalui E-mail dan ponsel.
5. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan mesin fotokopi, mesin cetak dan yang sejenis membentuk kompetensi mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
6. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi memberi pelayanan kepada pelanggan.

Sekitar 18 halaman lengkapnya silahkan download  Menghasilkan Dokumen sederhana

Tulisan ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berbahasa Indonesia; empat kemahiran bahasa yang diperlukan: dengar-bicara dan baca-tulis; dalam penyampaian informasi, dan pelaksanaan komunikasi berkaitan dengan tugas tugas sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi.

• Pandai Membaca dan Menulis
• Pandai Mendengarkan dan Berbicara
• Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu
• Kemahiran Baca-Tulis dalam E-mail, Faksimile dan Korespondensi
• Dalam SMS Ponsel
• Kemahiran Tulis dalam Membuat Notula dan Laporan
• Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno

Selengkapnya download Kemahiran Berkomunikasi

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Tulisan kedua setelah pengantar tentang menata arsip. Menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan; mulai dari pengertian, obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik pengarsipan, hubungan antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas, dua jenis pengarsipan: kearsipan manual dan kearsipan elektronis. Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan rutin sehari-hari, hubungan antara kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian pekerjaan, prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang mementingkan prinsip mudah menyimpan dan mudah mencari dokumen, keterbukaan dan ketertutupan informasi dalam pengarsipan, prinsip mudah dimanfaatkan oleh yang berkepentingan, cara pengarsipan yang tidak boleh kaku, dan sebagainya. Download artikel Membuat dan Menjaga sistem Kearsipan untuk menjaga Integritas

Nilai-Nilai Moral Sekretaris

Sekretaris banyak dibutuhkan oleh instansi atau perusahaan untuk membantu pekerjaan. Tugas sekretaris selain mengerjakan administrasi juga harus memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia yaitu kemampuan bergaul dan memahami cara berfikir dan memotivasi orang lain. Sekretaris harus memiliki sikap positif, menyenangkan, menghargai, dapat dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang harus dijunjung tinggi.

1. Disiplin
2. Jujur
3. Layak Dipercaya
4. Setia
5. Sopan
6. Sabar
7. Rajin
8. Patuh
9. Tanggap
10. Resik

Selengkapnya download artikel Nilai Moral Sekretaris

]]> http://nurulwirda.wordpress.com/2009/11/11/mencatat-dikte-untuk-mempersiapkan-naskah-steno/ Wed, 11 Nov 2009 04:24:52 +0000 Lubna Arifa http://nurulwirda.wordpress.com/2009/11/11/mencatat-dikte-untuk-mempersiapkan-naskah-steno/

Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (Steno)

Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat dan mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis. Stenografi berasal dari bahasa Yunani yaitu kata stenos artinya singkat dan grahein artinya menulis. Perkembangan senogarfi dapat diuraikan secara singkat.

1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John Willis pada tahun 1602 dari Inggris.
2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman.
3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris.
4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda
5. Pada tahun 1925 diIndonesia terdapat pengarang Karundeng menciptakan steno nasional Karundeng.

Selengkapnya download artikel 10. Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah

Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan  produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.

Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :

1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

Artikel selengkapnya download Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen (Laporan)

Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan.

Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut  dibahas :

• Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi.
• J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari Uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah: Suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

Fungsi laporan. Bagi suatu instansi / perusahaan laporan sangat besar sekali manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai

1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman

Selengkapnya download artikel 8. Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen

Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.

Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Persiapan
2. Menyusun acara
3. Menyusun teks pidato pimpinan
4. Membuat notula rapat
5. Membuat laporan hasil rapat

Selengkapnya download 7. Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran di zaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :

1. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.
2. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
3. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.
4. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut :

1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3. Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.
6. Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

Download Artikel mengatur dokumen kantor

Menata Arsip

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan. Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.

Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :

1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna untuk :
2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama, walaupun kasusnya bermacam – macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai kode dan indeks arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan lainnya berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks. Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif adalah :

1. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.
2. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
3. Memudahkan penemuan kembali arsip.

• Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.
• Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap.

Download Artikel Menata Arsip

Menerima dan Menggandakan Surat

Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat.

Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.

Menurut GR. Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan  warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson

Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari. Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan dengan pembuatan surat – surat dan warkat – warkat, serta kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak – pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan instansi atau perusahaan. Jadi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Karena itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai berikut :

a. Pekerjaan kantor yang bersifat tata usaha yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, antara lain :

1. Membuat surat .
2. Menerima surat .
3. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan).
4. Mengendalikan surat.
5. Pengetikan surat.
6. Penggandaan surat menyurat.
7. Pengurusan keuangan.
8. Pengurusan perlengkapan kantor.
9. Pengurusan kepegawaian.
10. Pembuatan laporan.

b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata usahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu :

1. Menerima tamu dan bertamu.
2. Menerima telepon dan menelepon.
3. Pelayanan keamanan.
4. Pelayanan kebersihan.

Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, perlu ditunjang oleh tenaga –  tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar mekanisme kerja suatu kantor dapat berjalan secara efektif dan efisien. Penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari – hari yang berhubungan dengan surat menyurat.

Download Artikel Menerima dan Menggandakan Surat

]]> http://nurulwirda.wordpress.com/2009/11/10/membuat-surat/ Tue, 10 Nov 2009 14:40:13 +0000 Ashri http://nurulwirda.wordpress.com/2009/11/10/membuat-surat/

Membuat Surat

Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain.

Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.

1. Isi surat harus jelas maksudnya.
2. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
3. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.
4. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
5. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
6. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.

Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.

Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secara professional.

Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi.

Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Dan memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi itu sendiri maupun dari pihak luar.

Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan.

Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat merupakan :

1. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
2. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari – hari kantor baik intern maupun ekstern.
3. Surat merupakan alat pengingat.
4. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
5. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
6. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.

Download Artikel Membuat Surat

Menerima Telepon dan Menelepon

A. Pengertian Bertelepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.

B. Etika Menangani Telepon

Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon

1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

Download Artikel Menerima Telepon dan Menelepon

Menerima Tamu dan Bertamu

A. Pengertian Tamu

Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun pribadi. Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan dihargai.

Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :

1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.
2. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.
5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

B. Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya.

C. Kesalahan Yang Dihindari

Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.

Artikel Silahkan download Menerima Tamu dan Bertamu