De fleste journalister kender til fænomenet med en indbakke, der bugner af mails fra alle og enhver, der ønsker at få to minutters offentlig taletid. Det tager tid at sortere de mest relevante fra, og til sidst bliver det bare en daglig rutine at delete alt, hvad der ikke umiddelbart har en fængende subject-linje. Desværre er PR-branchen stadig fyldt med folk, der tror, at det bare handler om at ramme flest mulige modtagere på diverse redaktioner, så kommer medieomtalen nok.

Redaktøren på Wired Magazine, Chris Anderson, er nu blevet så træt af henvendelser, der bare er sendt til ham personligt, fordi han er redaktør, at han er begyndt at sende PR-folk i spamfilteret første gang, de sender ham noget, som skulle have været sendt til en generel redaktionel e-mailadresse i stedet. Og der er ingen nåde. Den seneste måneds syndere har Chris netop offentliggjort på sin blog med en bemærkning om, at hvis en spammer høster de nu offentliggjorte e-mails, så vil det bare være poetisk retfærdighed.

Det er interessant at se, at flere af de virkeligt store PR-bureauer i USA, som burde vide bedre, er på Chris’ liste, så som Edelman, Webershandwick og, desværre i et tilfælde, GCI. Man kunne ellers godt tro, at den slags fejl var for amatører, men nej. Lad mig derfor opstille et par tommelfingerregler for god håndtering af presselister:

1. Presselister og -databaser er til brede udsendelser af nyheder, som pr. definition er alt andet end solohistorier. Derfor er det hverken gavnligt eller tilrådeligt at sende fast til redaktører personligt, da næsten alle medier har en fast redaktionsadresse, som kontinuerligt monitoreres af en stab af nyhedsvagter, redaktører, ajourhavende og redaktionssekretærer. Tro mig, de skal nok kigge på din nyhed hurtigt og vurdere, om det er noget for dem. Redaktørens personlige mail er til lige netop det – personlige mails.
2. Skriv kun direkte til navngivne journalister eller redaktører i disse tre situationer:
   1. Hvis du forudgående har talt i telefon med vedkommende og aftalt, at du sender noget
   2. Hvis du har haft kontakt til vedkommende, som har accepteret eller bedt om at komme på en bestemt presseliste for jævnligt at modtage nyheder om et givent emne/firma/produkt
   3. Hvis du igennem noget tid har leveret nyheder og tips til vedkommende, så I har en fælles forståelse af, at du godt kan skrive uopfordret med historier
3. Hvis en redaktion skriver tilbage og frabeder sig flere pressemeddelelser, så kan det fx være fordi, de kun skriver lokalstof (hvis det er et distriktsblad), de får alt for mange henvendelser og prøver at begrænse byrden, eller fordi du ikke har sat dig nok ind i, hvordan de ønsker at modtage pressemateriale. Måske har du brugt et uhensigtsmæssigt filformat, for store vedhæftede filer eller bare vægtet stoffet forkert. Der er fx stor forskel på, hvordan radiostationer og avisredaktioner ønsker at modtage stoffet. Lad være med at sende sådan en redaktion mere – i hvert fald til du har snakket med redaktøren. Tro ikke, at “næste gang går det nok bedre, og de opdager nok ikke, at det er mig igen”. Det gør de, og du risikerer bare at ryge i deres spamfilter, sådan som dem, der forstyrrede Chris Anderson. Og det er hverken du eller dine kunder tjent med. Tal i stedet med den pågældende redaktør, undskyld hvis de har følt sig generede af dine udsendelser, og prøv at finde frem til, hvordan du bedst servicerer dem i fremtiden uden at spamme dem unødigt. Jeg taler af erfaring, når jeg siger, at 7 ud af 10 redaktører falder til ro og kommer frivilligt tilbage på presselisten, når de føler, at du tager dem alvorligt og respekterer deres travle hverdag. Og resten takker pænt nej men taler i hvert fald ikke dårligt om dig og dit firma bagefter.
4. Hvis du etablerer en fast udsendelsesliste – fx på vegne af en bestemt kunde eller et produkt – så gør det nemt at melde sig af listen igen. Det kan du fx gøre med en lille signatur og et link i bunden af dine udsendte nyheder.
5. Tænk dig om. Det handler ikke om at ramme flest mulige medier men at ramme de relevante medier. De fleste kunder forstår godt konceptet kvalitet over kvantitet, så der er ikke nogen grund til at gøre alle journalisternes hverdag mere hektisk ved at sende dem pressemeddelelser, som en stor del af dem ikke vil bruge, hvis du i forvejen ved, hvad det er for 10-20 medier der med al sandsynlighed vil interessere sig for historien.

Disse regler har ikke til hensigt at give dig berøringsangst med medierne. Rigtig mange journalister forstår heldigvis arbejdsværdien af de pressemeddelelser, de modtager, og sætter pris på dem. Men målret dine udsendelser mod relevante modtagere og tro ikke, at chefredaktøren er en genvej til omtale.