„10 sprytnych sposobów, dzięki którym tanio (lub wręcz za darmo) wyposażysz stanowisko pracy księgowej prowadzącej Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów w niezbędne, legalne oprogramowanie”

Jeśli chcesz dowiedzieć się:

• - jaki jest najlepszy dla Ciebie system operacyjny,
• - jakie programy do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów możesz używać za darmo lub bardzo tanio,
• - jaki darmowy pakiet Office wybrać,
• - jak nie utonąć w startach papierów,
• - jak oszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy

już dziś zapisz się na mój DARMOWY kurs e-mailowy „10 sprytnych sposobów, dzięki którym tanio (lub wręcz za darmo) wyposażysz stanowisko pracy księgowej prowadzącej Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów w niezbędne, legalne oprogramowanie”

otrzymasz go za darmo – jeśli odpowiesz na jedno pytanie, które zadałam w mojej mini-ankiecie

Jeśli wykorzystujesz prywatny telefon do rozmów służbowych masz prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty rozmów. W tym celu potrzebujesz billing – chronologiczne zestwienie rozmów wystawiony przez Twojego operatora. Na billingu zaznaczasz rozmowy firmowe i obliczasz ich koszt. A później…

sporządzasz dowód wewnętrzny z obliczonym kosztem (do którego podłączamy orygilnalną fakturę otrzymaną od operatora i billing z zaznaczonymi rozmowami służbowymi). Dowód księgujesz w kolumnie 13 PKPiR “Pozostałe wydatki”.

Niestety, w koszty nie możesz zaliczyć:

• - abonamentu,
• - kosztów założenia linii telefonicznej,
• - kosztu zakupu aparatu

bo jest to Twój prywatny telefon, więc te koszty i tak musiałbyś ponieść.

Prawidłowe rozliczenie kosztów działalności gospodarczej to podstawa prawidłowego obliczenia podatku dochodowego. O ile firmy wynajmujące lokal nie mają zwykle problemu z ustaleniem wysokości opłat za czynsz, ogrzewanie, telefon – bo księgują otrzymane faktury w pełnej wysokości, to w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu, w którym mieszkasz ustalenie kosztów może być nieco kłopotliwe.

W przypadku prowadzenia w mieszkaniu biura lub innej działalności, która nie wymaga zwiększonego zużycia prądu czy wody, obliczamy współczynnik udziału powieszchni mieszkania przeznaczonej na działalność do ogólnej powierzchni mieszkania. ( Uwaga, część Urzędów Skarbowych poprosi o pokazanie decyzji z naliczeniem podatku od nieruchomości i sprawdzi jaką powierzchnię przeznaczoną na DG podaliśmy Urzędowi Gminy).

Jeżeli mamy obliczony współczynnik, to koszty:

• - czynszu,
• - energii elektrycznej,
• - ogrzewania,
• - wody,
• - gazu,
• - wywozu śmieci

mnożymy przez ten współczynik i obliczamy wysokość kosztu. Następnie sporządzamy Dowód wewnętrzny z obliczonym kosztem (do którego podłączamy orygilnalną fakturę czy rachunek, z których wynika pełna wysokość opłaty). Dowód księgujemy w kolumnie 13 PKPiR “Pozostałe wydatki”.

Kto prowadzi uproszczoną ewidencję sprzedaży? Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z podatku od towarów i usług (czyli tacy, których ubiegłoroczny i tegoroczny obrót nie przekroczyły limitów vat, a oni nie zrezygnowali ze zwolnienia).

W jakim celu trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży? Aby uchwycić moment przekroczenia limitu, który uprawnia do zwolnienia z vat. 

A czy koniecznie muszę prowadzić tą ewidencję?

Nie. Jeśli na całą swoją sprzedaż wystawiasz rachunki w dniu wydania towaru, rejestrując je na bieżąco w księdze (wtedy powinienieś w wolnych kolumnach PKPiR założyć rubryki “Obrót towarem i usługami wg art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT” oraz “Obrót narastająco od początku roku”).

Pisząc tą notkę, oparłam się na książce Włodzimierza Markowskiego “Abc small biznesu“

PKPiR nie jest jedyną “księgą” jaką musisz prowadzić. Jest księgą główną. Oprócz niej musisz prowadzić:

• - ewidencję środków trwałych, do której wpisujesz przedmioty o przewidywanym okresie użytkowania powyżej roku i wartości powyżej 3500 zł,
• - ewidencję wyposażenia, która obejmuje wyposażenie o wartości początkowej powyżej 1500 zł,
• - jeśli prowadzisz kantor wymiany walut – ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
• - jeśli prowadzisz lombard – ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy,
• - jeśli twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe – ewidencję sprzedaży (warto ją prowadzić również jeśli księgę prowadzisz samodzielnie – ale temu tematowi poświęcę oddzielną notkę),
• - jeśli użytkujesz w firmie prywatny samochód – ewidencje przebiegu kilometrów i wydatków związanych z używaniem tego samochodu.

Dostaję od Was pytania jak uprościć prowadzenie księgowości w małej firmie. Pomysłów mam kilka.

• 5. Karta podatkowa.  Nie ma prostszego sposobu prowadzenia księgowości – bo trzeba odprowadzić określoną kwotę do urzędu skarbowego.
• 4. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.  Nie księgujesz kosztów, a jedynie przychody.
• 3.  Uproszczone zaliczki PIT. Możesz zaplanować wysokość rocznych obciążeń podatkowych.
• 2. Kredyt podatkowy – zwolnienie z obowiązku odprowadzania zaliczek podatkowych.
• 1. Deleguj prowadzenie księgowości do biura rachunkowego. Zostaną ci do prowadzenia ewidencje.

Specjalnie dla czytelników mojego bloga przygotowałam mini-kurs e-mailowy na temat oprogramowania, które ułatwia życie księgowym. Tutaj możesz się zapisać.

- pytanie z maila.

A odpowiedź będzie może nieco przewrotna. W dłuższej perspektywie najlepszą metodą wydaje mi się dokładne przyjrzenie się procesowi zatrudnienia, przyjmowanie już zmotywowanych pracowników i pozwolenie im, żeby pokazali na co ich stać. Wymaga to dobrego poznania swoich ludzi i sporej odwagi od właściciela firmy – bo trzeba trochę pracy oddelegować, pozwolić pracownikowi na samodzielność, a z drugiej strony sprawdzać czy są efekty.

Z finansowego punktu widzenia, dobrze jest utrzymywać kontakt z Urzędem Pracy, bo mają cały szereg instrumentów dofinansowujących – np. staże absolwenckie, refundacja kosztów części wynagrodzenia i składek ubezpieczeniowych absolwentów zatrudnionych na umowę o pracę czy też refundacja części kosztów utworzenia stanowiska pracy. A jeśli daną pracę może wykonywać osoba niepełnosprawna - w takim przypadku również można otrzymać refundację.

Na krótką metę sprawdzić mogą się umowy cywilnoprawne – zlecenia czy o dzieło. Zapewne znajdą się pracownicy, którzy zdecydują się i na nie, choć zawarcie umowy o pracę zwykle jest odbierane jako forma korzystniejsza dla pracownika – choćby ze względu na ustalanie uprawnień do urlopu wypoczynkowego czy macierzyńskiego.   

Pytanie: Jestem tłumaczem i prowadzę działalność. Po raz pierwszy wykonywałam usługę dla kontrahenta zagranicznego (UE) i muszę mu teraz wystawić fakturę. W związku z tym mam pytanie: Co zrobic z podatkiem VAT? Normalnie wpisać na fakturze? W ogóle nie wpisywać? (Wpisać, że zwolniony/nie dotyczy/ nie obowiązuje?) Posiadam NIP UE.

 Tłumaczenie jest jedną z usług, o których możemy przeczytać  w art. 27 ust. 3  i 4 ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku świadczenia tych usług na rzecz:

• osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, mających siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium państwa trzeciego (czyli poza UE),

lub

• podatników mających siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Wspólnoty, ale w kraju innym niż świadczący usługę, jeżeli na fakturze zostanie umieszczony nr nabywcy pod którym jest on zidentyfikowany na terytorium państwa członkowskiego, innym niż terytorium kraju 

-wtedy miejscem świadczenia usługi jest miejsce gdzie nabywca usługi posiada siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności, stały adres lub miejsce zamieszkania.

Jeżeli miejscem świadczenia usługi jest kraj nabywcy, wtedy czynność nie podlega vatowi w Polsce. Fakturę wystawiamy w cenach netto. Nie wykazujemy kwoty podatku vat i nie uwzględniamy w deklaracji vat-7.  Na fakturze trzeba wpisać stawkę “np” (nie podlega), (niektórzy radzą, żeby nie wpisywać stawki, tylko numer faktury złamać NP/01/08), oraz adnotację “do rozliczenia podatku vat zobowiązany jest nabywca usługi” (najlepiej w obydwu językach).

W przeciwieństwie od sprzedaży zwolnionej usługodawca zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupów towarów i usług związanych z wykonaniem tej usługi (z wyjątkiem przypadku, gdy dana usługa w kraju jest zwolniona z vat).

Zasady te dotyczą następujących usług:  

1) sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesjipraw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw;
2) reklamy;
3) doradztwa w zakresie sprzętu komputerowego (PKWiU 72.1); w zakresie oprogramowania (PKWiU 72.2); prawniczych, rachunkowo-księgowych, badania rynków i opinii publicznej, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (PKWiU 74.1); architektonicznych i inżynierskich (PKWiU 74.2) – z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 1; w zakresie badań i analiz technicznych (PKWiU 74.3); przetwarzania danych i dostarczania informacji; tłumaczeń;
4) bankowych, finansowych i ubezpieczeniowych łącznie z reasekuracją, z wyjątkiem wynajmu sejfów przez banki;
5) dostarczania (oddelegowania) personelu;
6) wynajmu, dzierżawy lub innych o podobnym charakterze, których przedmiotem są rzeczy ruchome, z wyjątkiem środków transportu;
7) telekomunikacyjnych;
nadawczych radiowych i telewizyjnych;
9) elektronicznych;
10) polegających na zobowiązaniu się do powstrzymania się od dokonania czynności lub posługiwania się prawem, o których mowa w pkt 1-9 i 11;
11) agentów, pośredników działających w imieniu i na rzecz innej osoby, jeżeli uczestniczą w zapewnieniu świadczenia usług, o których mowa w pkt 1-10;
12) polegających na zapewnieniu dostępu do systemów gazowych lub elektroenergetycznych;
13) przesyłowych:
a) gazu w systemie gazowym,
b) energii elektrycznej w systemie elektroenergetycznym;
14) bezpośrednio związanych z usługami, o których mowa w pkt 12 i 13. 

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Dlaczego moja księgowa upiera się, żebym na fakturach (wystawianych i przyjmowanych) widniała nie tylko nazwa firmy, ale też moje imę i nazwisko?

Zgodnie z art. 43 ust. 4 Kodeksu Cywilnego ( ustawa z dnia 23.04.1964) firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, ewentualnie dodatkowa nazwa. Od jakiegoś czasu, urzędy skarbowe pilnują przestrzegania tej zasady. A księgowa ma rację, pilnując, żeby faktury były wystawiane zgodnie z prawem.

Telefon od jedego z moich stałych klientów.

M: “Mam tyle zleceń, że nie wyrabiam. Koniecznie potrzebuję część prac zlecić podwykonawcy. Nawet wiem, kto mógłby się tymi pracami zająć, bo jeden z moich dawnych współpracowników otwiera własną firmę, więc na początek mógłbym mu podzlecać część robót. Tylko nie wiem ilę mogę mu zaproponować, żeby nie dołożyć do tego interesu…”

 Po krótkiej burzy mózgów doszliśmy do wniosku, że M. powinien:

- z kwoty brutto wyrzucić vat, bo to już nie jego pieniądze. Nie odzyska większości z nich, bo jego podwykonawca, przynajmniej przez jakiś czas nie będzie vatowcem, a od opłat urzędowych, które stanowią znaczną część jego kosztów również nie nalicza się vatu.

- Odjąć udokumentowane koszty zmienne, czyli koszty związane z tym, konkretnym zleceniem.

- Obliczyć ile kosztuje jego czas poświęcony na obsługę tego zlecenia - i również odjąć go od kwoty otrzymanej od klienta.

I gdy odjęliśmy koszt poświęconego czasu M. stwierdził, że właściwie nie ma już czym się dzielić, bo nikt za taką kwotę nie zrobi mu reszty roboty. 

W kosztach związanych z tym zleceniem M. powinien jeszcze uwzględnić podatek dochodowy. I zobaczyć, czy kwota, która zostaje wystarczy, żeby zapłacić podwykonawcy i czy może zarobić na tym, że daje fuchę koledze – bo to ostatecznie jego klient, który przyszedł do jego biura (które też darmowe nie jest, więc trzeba zarobić też na utrzymanie punktu) – a na dodatek firmuje tą robotę i prawnie odpowiaa za jej jakość.

W sytuacji, gdy zleceń jest tak dużo, trzeba sobie zadać pytanie “dlaczego”. Czy jest to efekt świetnej koniunktury, czy jesteś tak dobry czy może taki… tani? Bo może warto trochę podnieść ceny, mieć mniej zleceń, więcej czasu a zarabiać przynajmniej tyle samo. (W branży, w której pracuje M. reguła “wysoka cena=wysoka jakość” jest nieco osłabiona, bo jakość podlega urzędowej kontroli i ścisłym normom).

A może jeszcze coś powinniśmy uwzględnić? Podpowiedz nam, będzie to niezwykle pomocne przy analizie bardziej zyskownych projektów.