Ce lundi  soir, au Paris Marriott Hotel l’AFTM (Association Française des Travel Managers) réunissait la filière des achats de déplacements professionnels.
C’est la navigatrice Isablelle Autissier, « multirécidiviste du déplacement pro » qui a animé cette conférence au cours de laquelle l’AFTM a présenté ses réalisations et ses projets après un an d’activité.

Parmi ces réalisations, les multiples diner-débats qui permettent de « faire tomber les murs » en ce 20 ième anniversaire de la chute de celui de Berlin, en permettant des échanges d’informations et d’expertise.

Pour l’année à venir  l’AFTM compte organiser des rencontres sous différents formats : after-works informels sur un thème précis, ateliers travaillés en petits groupes (pour aller plus loin dans la technicité des achats de voyages) et réunions “régionales” (Bruxelles le 25 novembre et Lyon en avril)

L’AFTM compte publier un livre blanc par an, sur le métier et ses évolutions.

Et puis, un baromètre de l’activité est également annoncé, pour permettre aux Travel Managers d’avoir leurs propres indicateurs.  Concurrent de ce que fait AMEX, notamment lors du salon EVP ? A suivre, un clin d’oeil à été adressé lors de cette annonce au micro, gageons que convergence et complémentarité il y aura. Les grands réseaux d’agences disposent de statistiques et de chiffres intéressants, dans un secteur qui n a que peu de référentiel. En effet, si l’aérien dispose des prix “IATA”, ce n’est pas le cas pour les autres familles d’achats.
Côté formation, l’AFTM travaille sur la formation initiale avec les établissements en place et annonce, pour la formation continue, un « certificat d’aptitude » qui permettra de borner la fonction et son professionnalisme.

Toutes ces activités réclament des moyens, fournis par les 47 sponsors de l’Association. Ils se sont succédé sur la scène pour annoncer les nouveautés qu’ils mettront l’an prochain à disposition des TM pour leur permettre, précisément d’assoir leur fonction dans un environnement économique qui, tout le monde l’a reconnu, restera en 2010 « difficile ».

Air France a par exemple annoncé une nouvelle classe qui se mettra en place sur 2010, intermédiaire entre éco et affaires, la PREMIUM.

Amex a annoncé des services sur mobile pour les voyageurs, qui seront ainsi “always on”.

Un article intéressant, de conjoncture, qui mentionne la forte pression sur les coûts demandés au travel managers.

Ceux-ci mettent donc logiquement en place des politiques plus restrictives, souvent au travers de leur booking-tool.

Moins de meetings incentive aussi, des trajets aériens moins chers, et des déplacements sur une journée plus fréquents pour éviter des frais d’hôtels.

L’année 2009 s’annonce rude pour les voyageurs sommés de se montrer très économes, et pour cela de s’en tenir strictement aux recommendations des travel managers !

“In a 2008 survey of business travelers updated in December by Orbitz for Business and trade magazine Business Traveler, 79% said they’re pressured to cut costs. While about 70% said they traveled as much or more in 2008 compared with 2007, only 55% anticipate that’d be the case in 2009.

In the same survey, 51% said they had scaled back on their travel in the fourth quarter of 2008 but were still traveling.

With the heightened pressure to cut costs, travel managers are also more aggressive about monitoring employee habits, often through their travel-booking sites. When employees book plane tickets or hotel rooms that are more expensive than their company policy allows, the site will ask employees for their reasons and seek manager approval.

Orbitz for Business says 41% of its survey respondents are tightening travel policies and implementing more restrictions. At least three of Orbitz’s corporate clients have cut their pricing “tolerance level” — the difference between the purchased price and the maximum allowed — from the industry average of about $100 to $1. “If it’s not cheaper, they’re going to have to take the (company’s) preferred option,” says Dean Sivley, chief operating officer at Orbitz for Business.

Business traveler Tom James, a construction sales executive from Montgomery, Ala., says his employer has been pressuring employees to book trips using its Orbitz site instead of calling an internal travel agent. It hasn’t been an easy transition for James. “I have no interest in going online and fooling around. Some swear by it. I swear at it,” he says.

Other trends:

•Meeting attendance monitored. Meetings considered non-essential are getting the ax. Travelocity Business’ research of its corporate travel bookings in the first quarter of 2008 showed that about 40% of air ticket spending was for internal meetings. But in the last six months, the amount has fallen by 48%. If an employee is booking a trip for an internal meeting, Travelocity Business suggests videoconferencing or a webcast before completing the booking, says DeAnne Dale, vice president of sales. An unusually high number of employees attending the same conference will also trigger alerts to the travel manager. “They’re trying to tie more things together,” Sivley says. “If you’re going to a conference, you’re also trying to visit customers.”

•Restricted air travel Travelers are flying less or are opting for itineraries that are less convenient. In the latest data available, the U.S. Department of Transportation’s Bureau of Transportation Statistics reported that the number of passengers on U.S. airlines during September — 54.2 million — was down 8.4% from a year earlier. It was the seventh month in a row to show a decline from a year earlier, and had the largest year-over-year decrease since August 2002.

William Iliff, a field service engineer in Toledo, Ohio, says he used to fly from Toledo Express Airport to catch flights in the late morning at Detroit Metro. But recent company restrictions now have him catching early-morning flights from Detroit, a 60-mile drive, which forces him to get up earlier or drive the night before.

While insisting that employees book further in advance, more companies are also pushing them to buy non-refundable tickets, which are typically $150 to $250 cheaper, Dale says. “Even if the traveler makes a change, studies show that it’s more economical to pay the change fee.”

•Less hotel spending. Orbitz says 69% are staying at less-expensive/lower-rated hotels. About one in four travelers are selecting more day trips when possible to avoid a hotel stay.

Iliff has gone from staying at Drury Inn when he visits his corporate headquarters in Albuquerque for about $80 a night to staying at ultra-budget Extended Stay America ($29). “The beds weren’t very good.”

•Pursuing cheaper transportation options. In November, Hecht traveled to Milwaukee to see a client, but he couldn’t rent a car because a new company rule requires him to be driven around town by a colleague who works in the city.

In the Orbitz survey, about half said their company’s rental car policy had changed, including requiring the least-expensive car available and returning cars with a full tank of gas to avoid surcharges.

Later this month, Dale and 18 of her colleagues are traveling to Washington, D.C., on a business trip, all arriving at about the same time. This year, they plan to carpool in a rented van to their downtown hotel. “In the past, a dozen might have booked their own car,” she says.

•Per diem cut. Orbitz says 17% of those surveyed had their per diem spending for meals cut. Marc Hall, a program management director of an aerospace manufacturing company in Seattle, says he used to be able to pay for colleagues’ meals when he traveled to visit them. The practice has largely been stopped.

Hecht says his employer encourages hotels that serve free breakfast so that he won’t incur $10 for toast and eggs. “I feel some of the new rules are unreasonable, but I’m still employed,” he says. “I guess I can suck it up until things get better.”

Vendredi 14 novembre, “matinée-marathon” pour le jury des Trophées (composé notamment de Michel Dieleman, Valérie Maidon, Véronique Timsit, Estelle Carucci, Abdelaziz Bougja, Claude Lelièvre,Françoise Nègre, Estelle Camusard), qui a analysé (sans haine et sans crainte)  pas moins de … 31 dossiers présentés !

Les nominés pour cette 3ème édition des “Trophées des voyages d’affaires” ont été classés en 7 catégories:

-Jeunes talents

-Innovation

-Services

-Sureté

-Le Travel Manager de l’année

-Destinations Internationales

-Destinations France

En respectant absolument le secret des délibérations (Eh oui, suspense jusqu’au bout, résultats uniquement le lundi 1er décembre au soir, Théatre Mogador), je vous dirais néanmoins que les dossiers de cette année étaient particulièrement intéressants, très bien mis en avant, et astucieusement valorisés.

Je peux aussi, d’ores et déjà, vous confier que cette édition numéro 3 réserve quelques belles surprises de taille…

J’ai en effet perçu une nette évolution par rapport à l’année dernière,  ayant eu le plaisir d’être à chaque fois auditeur des dossiers présentés (sans droit de vote néanmoins).

Force est de reconnaitre que l’exercice n’est pas évident, notamment le fait de présenter en quelques minutes devant un auditoire ce qui fait l’essentiel de ses atoûts ! Bravo aux courageux présentateurs !

Mais c’est le même exercice qui est demandé pour tous, et les candidats s’en sont dans l’ensemble très bien sorti.

Quant au jury, composé de travel manager de grands groupes , mais aussi d’entreprises de taille plus modeste, la parité homme/ femme a été respecté parfaitement cette année.

Exercice délicat, aussi pour le jury, car les questions fusaient, tellement grand étant l’intérêt suscité par les dossiers exposés. Marc Dumas, Président de Business Expression, a du maintes fois, jouer les “time keeper” de choc (avec le sourire).

Présidé cordialement mais fermement, par Abdelaziz Bougja, la parole a circulé librement, les échanges ont été sans concessions, poussant les nominés dans leurs derniers retranchements, avec force et vigueur.

Le jury a ensuite délibéré autour d’un plateau-repas, pour peaufiner les décisions prises et les passer au tamis de l’éthique la plus sévère.

Là encore, sans trahir de secrets d’alcôves, je peux vous dire que les décisions ont été très homogènes et reflétent bien la perception globale de l’ensemble de la fonction “travel manager”, dignement représenté pour l’occasion.

Et je peux aussi vous confirmer qu’un grand souci éthique a présidé à l’élaboration des décisions de sélections (jury d’acheteurs oblige !).

Fourbus (nombre de membre du jury animaient, par ailleurs,  le diner-débat de l’AFTM qui avait eu lieu la veille au soir…), mais contents, les membres du jury, l’esprit en paix et satisfaits, s ‘en sont  retourné, chacun à leurs postes et à leurs offices, dans leurs entreprises respectives.

Alors, rendez-vous à présent le lundi 1 décembre, pour découvrir à la fois les voies tracées par les  nominés, et surtout les grands  vainqueurs de chaque catégorie !

 Il reste encore quelques places, pour s’inscrire, aller sur le lien ci-dessous:

http://www.business-expression.com/inscriptions/2008-2009/Inscriptions_VAF08.htm

Cyriaque BENOIST

Membre du Comité de Pilotage des “Trophées”

Président de “Marcopolo voyages d’affaires”

Depuis 2 ans, Business Expression produit et organise les Trophées Voyages d’Affaires.
Ce sont près de 800 personnes de la profession (Travel Managers, responsables achats voyages, fournisseurs…) qui se sont déplacées à cette manifestation.

L’objectif ?

Réussir à donner en toute neutralité une visibilité à un métier en pleine mutation en valorisant les professionnels et les utilisateurs les plus inventifs.

Le sens de la démarche :
• Récompenser les Entreprises les plus performantes en terme d’innovation, de qualité de services, d’éthique…
• Promouvoir et valoriser une profession encore mal connue, ceci au sein de différentes catégories, en suivant une logique rationnelle et professionnelle pour la détermination des Prix, grâce à un jury de haut niveau.

Qui sera présent aux Trophées du Voyages d’Affaires?
• Les travel managers et leurs partenaires
• Les directeurs achats
• Les transporteurs
• L’hôtellerie
• Les agences et les réseaux
• Les solutions de gestion de déplacements professionnels
• Les assurances
• Les fournisseurs de système de cartes….

Le Lundi 1er décembre prochain, au théatre Mogador,  un jury de haut niveau récompensera donc à travers différentes catégories les principaux acteurs du métier.

Comment une simple question : « Quel est le rôle du Travel Manager » peut-elle susciter autant d’intérêt ? « Par la passion » répond Michel Dieleman, Président de l’AFTM, en ouvrant le premier dîner débat de l’Association qui s’est déroulé jeudi 13 novembre dernier dans les salons du Claridge Champs Elysées.
Plus de trois heures de discussion sur un sujet délicat que chacun voulait expliquer à sa façon. Avec tous les enjeux de la fonction, du rôle du reporting aux échanges avec les services de l’entreprise. Du poids des achats aux attentes des voyageurs via les notions de benchmarking ou de la gestion hôtelière… Pas moins d’une dizaine de grands thèmes ont ainsi été abordés au cours de la soirée.

 « Ni hégémonie, ni prise de pouvoir, nous avons la volonté de travailler avec toutes celles et ceux qui œuvrent aujourd’hui dans le voyage d’affaires » : du haut de la tribune plantée dans les salons du Méridien Montparnasse, le 21 octobre, Michel Dieleman a adressé un message «politique» clair.

Le Président de l’AFTM et son Conseil d’administration veulent faire reconnaître la fonction de Travel Manager et lui donner une formation adaptée.

« Nous devons échanger pour nous enrichir », souligne Claude Lelièvre,Travel Manager chez Legrand et vice-président de l’AFTM, qui insiste sur les missions d’une association professionnelle.

Que ce soit par Serge Bachus (Unisys), le secrétaire général, Estelle Carucci (Lafarge) ou Sonya Basmadjian (Total), les idées fortes ont été égrenées devant un parterre de professionnels impressionnant : « Elargir le cercle des connaissances », « Donner du sens à ce nouveau métier », « Confronter et partager les idées et les expériences », « Devenir force de propositions » et surtout, le plus important : « Capitaliser le savoir-faire » ou « Croire au métier et aider les nouvelles générations de Travel Managers ».

Le ton de la mobilisation est donné !

Pour porter ces missions, l’AFTM a déjà un programme chargé pour les prochains mois : dîners débats en province, rencontres parisiennes, livre blanc et études sont déjà au menu des actions prévues par l’association.

Et encore et surtout, un soutien fort sera donné à la formation: « Nous avons pris contact avec l’ESSEC, le CNAM, l’ESCAET pour mettre en place des cursus d’enseignement adaptés aux attentes des entreprises et des étudiants », a expliqué Abdelaziz Bougja, Travel Manager de Véolia, pour qui « L’anglicisme de notre définition professionnelle ne doit pas cacher notre vision francophone d’un métier qui, en France, est éloigné des méthodes anglo-saxonnes ».

D’ores et déjà le premier outil développé par l’AFTM est le site Internet (www.aftm.fr) présenté par Estelle Camusard, chargée de son développement. Point de rencontre des adhérents et de ses partenaires, cette vitrine sera en mouvement perpétuel, enrichie d’une revue de presse, d’un forum ou d’une zone privative, réservée aux adhérents.

Alors que va arriver la semaine prochaine Beaujolais nouveau, le nouveau cru du salon EVP va avoir lieu, le lundi 17 et mardi 18 novembre.

Lieu de rendez-vous incontournable, depuis 18 ans, en France,  des acheteurs et fournisseurs du voyage d’affaires, le temps fort reste, bien sur, le “baromètre” du lundi midi  (et mardi midi de 12 h à 13h- Amphithéatre Bleu), séance qui présente l’enquête de la situation en France.

Elément nouveau, cette année, les “best practices” de ce qui se passe en Europe sera inséré à ce baromètre. American Express évoquera, lors d’ateliers thématiques, les points saillants de son offre.

Organisé sous la houlette de American Express, au Palais des Congrès, Porte Maillot, tous les principaux acteurs du marché sont présent, important d’y faire un tour, pour sentir les tendances, nouer des contacts, faire avancer les sujets en cours !

Pour s’y inscrire, aller sur www.evp2008.fr

Alors que le poste “déplacements professionnels” représente souvent le 3ème poste de dépenses de l’entreprise, il importe de formaliser, et bien communiquer une “politique Voyages“.

La politique Voyages définit sous forme de règle, les droits et devoirs de chaque collaborateur pour ses déplacements professionnels.

Car sans politique voyages, c’est l’inflation des dépenses, mais surtout la confusion.

Le service Achats va certainement y intégrer des objectifs de qualité et de confort, mis en balance avec un prix tiré au cordeau. La politique Voyages sera le document majeur remis aux prestataires de services Voyages, lors d’un appel d ‘offres, car c’est l’outil de référence, en quelque sorte le “mètre étalon“, qui mesure ce qui sera fait en matière de voyages.

Cette politique va s’adapter en fonction des mutations et des circonstances du marché. La politique voyages est donc une matrice vivante: Un dialogue régulier avec les voyageurs par le biais d ‘enquête est nécessaire.

L’analyse de l’évolution des prix moyens et la prise en considération d’élèments de benchmark permettent d’adapter au mieux la politique des voyages aux mutations du marché.

L’utilité de la politique Voyages est donc de permettre à toutes les parties de jouer un role majeur dans l’adaptation de situations complexes grâce à une boussole comprise par chacun, intégrant à la fois qualité et prix dans un contexte de mutations des situations et des techologies.

(Article de Bruno ARBONEL et Dominique MIRMONT)

Otaksuisin, että jotakuinkin jokainen blogeja lukenut on liittynyt “internet-elämänsä” aikana johonkin yhteisöpalveluun. Itse olen liittynyt jotakuinkin jokaiseen joka vastaan tulee, mutta harvaa voin sanoa käyttäväni. Tämä taitaa olla todellisuutta suurimman osan rekisteröityneistä käyttäjistä kohdalla.

Matkailualalla verkkoyhteisöjä tuntuu tällä hetkellä syntyvän kuin sieniä sateella. Keräilin tähän listaan muutamia, jotka ovat omiinn silmiini takertuneet.

TripSay

Kotimainen matkailun verkkoyhteisö, joka tähtää kovasti maailmalle. Ideana on se, että jäsenet luovat sisällön, suosittelevat kohteita ja kertovat vinkkejä. Loistavaa mielestäni on “widgetteihin” perustuva ansaintalogiikka, joka on nähtävissä jo mm. Suomen matkatoimiston sivuilla kohdetietojen yhteydessä. Esimerkki, skrollaa sivun loppuun. Widgettiin on tuotu perustietoa, kartta ja arvottu vinkki yhteisöstä. Hyvä idea!

TripIt

TripIt ei ole mikään uusi juttu, mutta kerrattakoon silti. Ideana on se, että voit tuupata matkasuunnitelmasi sisään TripIt-palveluun monella eri tavalla ja pitää tietoja yllä yhdessä paikassa. Sitten toki jakaa tiedot ystävien kanssa. Viime aikoina mm. LinkedIn-palvelun applikaatioiden myötä tämä aktiivimatkustajille suunnattu palvelu laajentaa itsensä oman saittinsa ulkopuolella. Nyt voit näyttää tulevat matkasi vaikkapa LinkedIn -kontakteillesi.

Dopplr

Ajatukseltaan aika paljon TripItin kaltainen, mutta palvelu sisältää jo itsessään oikean yhteisön omien matkasuunnitelmien jakamiseen. Palvelu on suunnattu yritysmatkustajille, ja on jo viime aikoina tuonut mukaan yritysryhmät sekä hotellien varausmahdollisuudet. Viimeaikaisissa käyttäjätutkimuksissa selvitettiin aika tarkkaan käyttäjien ostoprosessia ja tottumuksia, joten tätä kannattaa seurata. Mielestäni palvelu on osoitus loistavasta käyttöliittymäsuunnittelusta, ja tästä voimme kaikki oppia jotain.

American Express Business Travel Connexion

Amexin uusi toimialayhteisö, joka on enemmänkin suunnattu liikematkustusyhteisölle (travel managerit, teknologiatoimittajat, osto-osastot, yms) kuin matkustajille itselleen. En ole vielä kokeillut. Raportoin kun tiedän lisää.

Bluenity

Bluenity on myös aivan uusi KLM:n ja Air Francen yhteisö matkustajilleen, ja se mainostaa olevansa “the first traveler community in the airline industry”. Ideana on kohdevinkkien jakaminen. 

Paikka auringossa, Aurinkomatkat

Aurinkomatkat on jo hetken aikaa pyörittänyt omaa yhteisöään matkustukseen liittyen. Olisi mukava tietää kävijämääristä, mutta sisältöä on jonkin verran. Minua ei kuitenkaan henkilökohtaisesti vakuuta matkatoimiston/matkanjärjestäjän toimesta masinoitu yhteisö. Samaa on kokeillut SMT blogeillaan. Artikkelit eivät ole kovin tuoreita, joten en usko tuon olevan mikään valtava menestys.

Kaiken kaikkiaan yritystä on siis jos jonkinmoista.

Itse uskon eniten TripSay:n kaltaiseen lähestymiseen, jossa yhteisö itsessään ei ole rakennettu minkään yksittäisen palveluita tarjoavan yrityksen brändin varaan, mutta toiminnassa on silti selkeästi huomioitu alusta asti linkittyminen niin palveluita myyvien toimijoiden sivustoille kuin muihin yhteisöihin. Myös Dopplr tuntuu toimivalta konseptilta omasta mielestäni. Molemmat näistä ovat juuriltaan kotimaisia, joten ehkä ne myös tulkitsevat suomalaisen tarpeita ulkomaalaisia kilpailijoita paremmin.

Tommi jää seuraamaan tilannetta ja raportoi lisää…

En cette période de budgétisation, les travel managers se trouvent confrontés à l’établissement du budget prévisionnel 2009.

Aussi, pour s’y retrouver, voici quelques tendances marchés bien utiles, par grands familles d’achats de déplacements professionnels (provenance: Advito, l’activité conseil de BCD):

Aérien: +6 à 8%

Hotel: +4 à 8%

Location de voitures: +3 à 4%

Meeting: +4 à 8%

Donc, des hausses, des hausses, quelque soit la commodité: La baisse du prix du baril de pétrole ne suffit pas à enrayer les prix de l’aérien; la forte demande qui existe dans l’hotellerie continue a faire peser un climat haussier sur les prix.

Sur 2008, l’association IATA prévoit que le transport aérien, dans son ensemble, devra assumer des pertes de l’ordre de 5.2 milliards de dollars (les transporteurs américains en perdant 5 Mds, les autres régions étant à l’équilibre).

A noter, en 2007, le transport aérien était positif de 5.6 Mds.

La raison majeure provient du prix du carburant (qui représentera 36% des coûts d’exploitation en 2008), qui a doublé sur les 3 dernières années.

Du coup, les principaux acteurs procèdent, ou sont en train de procéder à des acquisitions: Lufthansa qui reprend SN Brussels, Alitalia qui cherche repreneur, Brithish Airways en discussions bien avancées avec Ibéria, SAS qui parle activement avec Lufthansa, Air France-KLM qui est très actif aussi sur le marché…

Et des compagnies de taille plus modeste (TAP, Aer Lingus, Finnair notamment) qui pourraient bien rejoindre le giron des “mégas” de type Air France, Lufthansa.

Source: “Le Monde” du 17/09/08

Une journée dans une salle proche de Top Résa, dédiée de manière importante aux méthodologies d’achats des déplacements professionnels. Difficile de résumer toutes les interventions, alors ci-dessous quelques éléments:

Sur l’hôtellerie, le travel manager d’ALTRAN a évoqué sa décomposition de prix sur une nuitée:

• Chambre (60%)
• F& B (Food & Beverages) (25%)
• Extras (15%)

Sur l’aérien, Abdelaziz Bougja a détaillé les composantes que regardent de près les compagnies aériennes pour vous donner leur meilleur prix:

• dépenses sur les axes compétitifs
• part de marché sur des city pairs données
• dépense totale aérienne
• capacité d’orienter les volumes
• augmentation éventuelle de dépenses

Abdelaziz Bougja a expliqué, que ses critères de choix d’une compagnie aérienne, en plus du prix, sont:

• le réseau,
• la fréquence des vols proposés,
• la sécurité

Lucien Isnard a quant à lui insisté sur l ‘importance de ne pas avoir de BOD (Black Out Dates) sur une année, même en période chargée (salons, évènements,…)

L’AFTM (Association Française des Travel Managers) a pour vocation a fédérer, développer et faire reconnaître la fonction de “Travel Manager“, au sein des entreprises et dans le monde professionnel en général. En effet, il y a matière à expliquer le rôle crucial du Travel Manager au sein des organisations.

Le budget “Voyages” est un poste conséquent, et en cette période où les entreprises font attention à leurs budgets de fonctionnement, les déplacements professionnels sont sous le feu des projecteurs.

Le président de l’AFTM  en est Michel Dielemann, travel manager chez FT, avec Serge Bacchus (Unisys) bien actif, Abdelaziz Bougja Vice Président, Lucien Isnard, Claude Lelièvre, Estelle Carucci, Estelle Camusard, Bernard Hérault, Jérôme Drevon-Barreaux, Sonya Basmadjian, et bien d’autres travels managers largement reconnus et talentueux de la profession.

Le lancement officiel de l’AFTM, va avoir lieu le 21 Octobre à 19 heures, au Méridien Montparnasse, au 19 rue du Commandant Mouchotte.

Pour s’y inscrire, le site de l’AFTM : www.aftm.fr (voir aussi dans la blogoliste)

“La politique des déplacements professionnels est un sujet très sensible, qui touche à de nombreux départements: ressources humaines, services généraux, financiers, systèmes d’informations.

Elle nécessite une animation transversale et ne peut s’appliquer qu’avec le support de la Direction Générale, car il est question, au quotidien, des obligations et droits des collaborateurs de l’entreprise.

Avant de déployer une solution,  il faut communiquer, sensibiliser, et expliquer“,

détaille Abdelaziz BOUGJA, Chargé de mission chez Véolia Environnement, et véritable homme-orchestre de la politique “Déplacements professionnels” mise en oeuvre en France depuis 2003.

Définir le rôle du travel manager au sein de l’entreprise n’est pas chose aisée. Et pourtant, c’est ce que propose, de manière synthétique, Denis Lacroix (que je salue par ce billet interposé) , au moyen du “tryptique” sur lequel il doit jouer et travailler:

• La politique Voyages : C’est apparemment évident, mais une bonne politique Voyages, claire, bien formulée, validée et objet d’un consensus bien établi, est le premier pilier très solide sur lequel doit s’appuyer le travel manager.
• Les fournisseurs: Négociation bien sur avec l’agence de voyages, les compagnies aériennes, loueurs de voitures, chaînes d’hôtels, mais  au délà, compréhension de comment évolue les acteurs, leurs contraintes, leurs attentes aussi !
• Le “Booking-tool”: ou outil de réservation “on-line”, sorte de clef de voûte de l’édifice “Voyages”, tant sa capacité de centralisation, en fait un élémen-pivot de la bonne gestion des déplacements professionnels

Travel manager, una figura clave para torear la crisis

La creciente complejidad de la gestión de viajes, debido a la aparición de nuevos canales de comercialización y a la multiplicación de los proveedores, está sirviendo al menos para profesionalizar la figura del travel manager, cuyas funciones aún se solapan con otras labores de gestión dentro de la empresa. Su capacidad para generar ahorro está dando carta de naturaleza a un puesto con escasa presencia en los organigramas.

En tiempos de dificultades económicas como el actual, su función cobra especial relevancia. Según José María Cánovas del Castillo, director general de Travelstore para España, “es precisamente en las circunstancias de crisis cuando resulta más importante la eficacia de un verdadero gestor de viajes”. “Las principales oportunidades de ahorro de viajes en las empresas están dentro de sí mismas”, señala Cánovas, y añade: “Los viajes pueden sufrir ajustes, pero el gasto, en este capítulo, es más una inversión que un coste”.

La profesión de travel manager está aceptablemente reconocida en países como Inglaterra, Alemania, Suecia, Finlandia o, por supuesto, Estados Unidos. En cambio, en España, Francia e Italia la realidad es muy distinta. No obstante, las empresas españolas están empezando a reconocer el valor estratégico de la gestión de los viajes. Aunque se trata de un movimiento lento, nuestro país está dando pasos “muy positivos” hacia esta dirección, según apunta María Luisa Palet, presidenta de la Iberian Business Travel Association (IBTA).

AHORRAR ES FÁCIL

¿Hasta qué punto interesa contar con un travel manager profesional en la empresa? Para Mar Pedroviejo, responsable de la gestión de viajes de la consultora Accenture, sus funciones contribuyen a ahorrar un mínimo de entre el 10% y el 15%.

“Esos porcentajes se obtienen con los ojos cerrados, es decir, casi sin mover un dedo, pero los ahorros pueden ser mucho mayores”, explica Pedroviejo, quien recomienda a las empresas hacer cuentas: “Solamente hay que ver el sueldo que se lleva el travel manager frente al ahorro medio del 15% en toda la cuenta de viajes”.

Pedroviejo cree que se pueden obtener rebajas sustanciales sin necesidad de renunciar a viajes. “Las negociaciones resultan cada vez más duras, pero hay que seguir buscando vías de ahorro”, explica. En este terreno, los travel managers tienen que hacer frente a dificultades añadidas. Por un lado, el poder creciente de las alianzas aéreas limita la capacidad de negociación con las compañías que las integran. Por otra parte, en los periodos de alta ocupación es difícil arrancar buenos precios a los hoteles. Además, la propia dinámica interna de las empresas que se encuentran en expansión, con apertura de delegaciones en nuevos mercados, complica las posibilidades de conseguir ahorros.

Estos obstáculos no impiden detectar resquicios por donde meter la tijera. La próxima desregulación de los GDS abrirá una competencia que puede tirar de las tarifas de reserva hacia abajo. Ante los hoteles, aún hay posibilidad de reducir la factura realizando una cuidada selección y haciendo valer la fidelidad a una cadena determinada. También, el uso de herramientas de autorreserva contribuye a abaratar los procesos. El arma básica del travel manager es la política de viajes, que debe ser “clara, respaldada, escrita, conocida y revisada”, según la travel manager de Accenture. También recomienda revisarla al menos una vez al año. Uno de los grandes retos de su función es inculcar a los empleados que viajan la cultura del “smart choice” o compra inteligente. “No es, ni más ni menos, que lo que hace cualquiera cuando realiza la compra del mes: buscar las promociones puntuales, las ofertas, etc.”, apuntó Pedroviejo.

Los gestores de viajes han de tener una buena formación porque mueven muchos recursos humanos y económicos. No son sólo las personas que se encargan de las reservas, una función de la que se ocupan las agencias, sino de los profesionales que negocian y marcan las políticas de viajes de las compañías. En definitiva, el travel manager es, o deber ser, un ejecutivo con gran poder de decisión en la empresa.

Articulo escrito por: Fernando Sagaseta
Fuente: Editur

Articulo encontrado aqui: http://www.turijobs.com/noticias/596_noticia_travel-manager,-una-figura-clave.html